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《论高校院（系）资料室（分馆）设置的合理性和管理》

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摘要：文章简述了我国的高校院（系）资料室的研究和我校院（系）资料室发展变化,分析了影响院系资料室设置因素,并论证了院系资料室设置的合理性,指出图书馆对院系资料室管理中出现的问题.

关键词：高校;图书馆;院系;资料室;管理

1 我国的高校院（系）资料室的研究

高校院（系）资料室由来已久,对高校院（系）资料室的研究与讨论也一直延續了几十年.目前,可见的研究与讨论文章最早可追溯到20世纪50年代.1956年《图书馆工作》第二期发表了“华中师范学院图书馆与资料室工作分工的情况”一文,并加了编者按.认为图书馆与资料室怎样分工配合为教学与科研服务是高校内较为普遍问题,希望针对这一问题展开讨论[1].随后在第六期发表“我对大学图书馆与资料室分工的看法”,同样加了编者按.认为这篇文章对大学图书馆与资料室的分工提出了不同意见,但如何配合避免重复等谈的不够,希望各高校图书馆人能就此问题进一步讨论[2].同时《教学与研究》、《高等教育》也发表有关文章,虽未参与讨论但也涉及了相关问题.1957-58年《图书馆学通讯》发表了“我对高等学校图书馆、分馆、资料室如何分工、配合的意见”、“论高等学校资料室工作与图书馆工作的关系”等四篇文章都涉及了上述讨论.1959年武汉大学学报（人文科学版）第三期发表了“关于改进专业图书管理的意见”,为武汉大学提供了一个完整的方案.原院（系）资料室保留可以保持资料信息服务,另外由图书馆负责将相关学科合并成五个阅览室,将阅览室设置在相关学科教学楼内[3].

自此之后直至1978年是一个研究空白期,1978年教育部发布《关于加强高等学校图书资料工作的意见》之后,1979年开始有了相关文章发表.1980年《资料工作通讯》首先发起关于“ 高校资料室建设”的讨论[4],并于第二期发表了“中国人民大学系、所资料室工作条例（试行草案）”,“条例”明确了图书馆对院（系）资料室业务指导,并根据馆藏调拨相关专业文献供资料室使用[5].1984年又开辟了“高校系资料室建设”专栏,从多层次、多侧面充分阐述了资料室建设.同时其他刊物也刊登了许多对高校院（系）资料室的研究与讨论的文章.利用检索式（高等学校OR高校OR大学）AND（资料室OR分馆）检索《中国学术文献总库（CNKI）》,1979-89年国内发表76篇有关高校院（系）资料室探讨文章,1990-98年发表480篇,这说明探讨文章在逐年增加.1999年在高校图书情报机构改革与重组的背景下,《大学图书馆学报》发表了两篇对普通高校是否设置院（系）资料室截然相反的文章,并加编者按,“以期引起大家对这一问题的重视和讨论”[6].此后各期刊发表相关文章骤然增加,1999-2008年发表文章达1010篇.2001年《大学图书馆学报》第四期发表“资料室的分馆化改造：厦门大学的经验”说明厦门大学已经对院系资料室已经改造完毕.尽管如此,实际对院（系）资料室各个方面的探讨仍在进行,从2009-18年仍发表文章714,但已经是逐年递减.

纵观高校院（系）资料室研究与探讨文章,笔者发现有一个重要的特点,这就是文章作者有很多在高校图书馆,他们对院（系）资料室了解并不深,对其历史发展脉络不知晓,由此而产生许多问题.其一很多文章只强调院（系）资料室问题与缺点,看不到其优势在何处;其二忽略学科研究特点所形成的对于文献的需求程度和依赖程度的不同;其三模糊了因多校区而建立的分馆和将院（系）资料室确定为分馆,这个同一名称却性质不同的概念.其实“分馆”概念在上一世纪1949年以前就有,专指院（系）资料室,如北京大学图书馆1940年出版的《国立北京大学图书馆暨各学院图书分馆概况》一书;其四对于现代管理知之甚少,对高校院（系）资料室过分的强调图书馆行政上的统一领导管理,忽略了图书馆在其中的协调协作与服务.

2 我校院（系）资料室发展

我校早期的院（系）资料室工作共分为两部分：一是文献资料的收集、管理与服务.正式出版物的收集由图书馆统一采购,分类编目以后分配给院（系）资料室,并且每一册图书要为院（系）资料室提供两张目录卡片,供其编排卡片式书名目录和分类目录.非购入文献则自己负责,需要付费的内部出版物则由他们采购以后交图书馆统一分类编目,其它则整理后进行阅览;二是文献资料工作.则主要是编制专题文献目录、索引、文摘或专题剪报,并且还要帮助教师查询其所引语句出处,研究项目有时还需要以资料室名义到图书馆临时批量借阅图书达几十册,这种现象一直延续到网络以及文献载体电子化普及.随着各种文献数据库的出现,检索各个专题文献更为方便快捷,资料室的专题文献信息服务的作用被弱化了.而图书馆在这期间的作用除了文献收集,还包括资料室图书的批量借阅与调拨、业务办公用品提供等等.

20世纪80年代、90年代是高校图书馆经费最为紧张的时候,在这期间我校图书馆为各院（系）资料室所提供的图书越来越少,已无法满足教师需要,资料室开始自筹资金购图书.外文期刊因来源渠道的问题,还是由图书馆负责.图书馆已经无法完全满足他们的要求,便确定了各资料室资金额度,如果超出,则需要根据自己需求提供资金.尽管图书馆参加全国高校外文期刊协调网协调了较贵的外刊,但有的院（系）资料室所补充资金还是超过图书馆的分配额.2001年中国加入WTO以后外刊经费骤增,图书馆支撑没几年,便彻底断绝了为院（系）资料室提供文献.

我校院（系）资料室在这几十年的变化,一网络的出现,文献载体的电子化,弱化资料室信息服务功能,再加上资料员的转行和老化,目前已彻底成为沦为只有文献收集与服务专业图书馆;二资料室服务更加开放了,现在服务主要对象不仅仅是教师,还包括研究生,同时对于非本院的老师也没有限制了,并且不再拒绝为图书馆的远程文献服务提供文献;三有的资料室已经形成了本学科专业文献特点,甚至形成了一定程度的完整性,有大量的专业文献是图书馆没有的;四文献费用的自理使图书馆对资料室的影响力下降,控制力减弱;五图书馆为资料室提供的帮助越来越少,甚至至目前有很多资料室所藏书刊数据尚未进入馆藏数据库,图书馆的OPAC无法检索到;六因学科不同,院（系）资料室建设形成两极分化.有的院（系）对资料室的投入资金越来越多甚至达上百万元,有的则完全停止投入已经停摆.

3 影响高校院（系）资料室设置的因素

影响院（系）资料室设置的因素很多,第一个因素,对文献的依赖程度是最重要的一个因素.自然科学和人文社会科学的教学与研究都离不开文献信息,但不同的学科对文献的依赖程度不同.在高校中文科院（系）重视资料室的建设,理科院（系）则更重视实验室的建设.“自然科学研究通过实验设备进行,需要的信息有时就是一条关键的数据、一种关键的材料或一些关键技术问题的解决.而社会科学研究主要通过逻辑思维、理性分析,需要作文献调研,广泛阅读参考文献,进行比较分析.因此,社会科学研究者需要了解历史和现实发展的全过程,全面系统地掌握有关信息”[7].因此,人文社会科学学科的对文献的依赖程度很高.因此这些学科的院系更注重文献资源搜集的完整性,更重视资料室的建设.不仅仅是文科,包括理科的一些学科同文科特点也相似,如数学学科.所以传统理工院校大多各院（系）不设资料室,而综合性院校大多各院（系）设置资料室也是如此.即便是同一学校内,不同院系对资料室的关注度也有所不同.如我校有的应用学科院（系）自图书馆不再提供文献以后,其学院也不为资料室提供资金.

第二个因素就是文献资源的专业性和完整性.图书馆难以满足很多学科教师的文献需求,无法保证教师对本学科专业文献完整性的要求.这并不是图书馆的问题,而是图书馆工作运作所天生具有缺陷.首先图书馆采访人员有限无法熟悉本校的所有学科专业,在文献收集时只能注意面上的需求,无法顾及到学科专业点上的完整性;其二图书馆从文献收集到读者使用周期过长,读者无法及时获得相关文献;其三图书馆文献收集来源渠道只能批量处理,无法就读者单一需求进行采购;其四教师通过学术会议和同行交流可以获取相关学科专业文献信息,能及时跟资料室沟通,而图书馆采访人员则做不到.

第三个因素就是文献资源使利用的方便性.首先,空间距离的方便性.尽管网络化拉近了图书馆与读者之间的距离,但在多类型的文献载体背景下,只能说解决了部分问题,空间距离的方便性永远是图书馆与资料室差距.很多情况下教师是利用讲课或院（系）开会期间抽空到资料室查文献,到图书馆则需专门的时间.因此,就空间距离的方便性来说,图书馆是不如资料室;其二,文献借阅的方便性.在文献借阅方面图书馆有许多文献只能在图书馆阅览,如期刊、大部头丛书等等,而资料室则不存在这一问题;其三,文献补充的及时性.教师反应了资料室所缺少的文献后,资料室能够及时补配到.

第四个因素就是经费来源.经费来源始终影响着资料室设置与否,实际主要是一个心态问题.不同的高校经费来源形式不同,主要包括：院（系）自付自购、图书馆统一采购文献、自购但费用由图书馆支出等.当资料室文献收集费用自付自购时,从全校整体上看容易产生文献重复现象,这也是图书馆指责资料室设置不合理的依据,但如果资料室没有了,各院（系）能把他们的文献购置费给图书馆吗?实际上从学校文献资源体系整体上看,院（系）的自购自付是为学校整个文献资源建设增加了经费,但需要图书馆进行协调才能起到好的效果.

4 高校院（系）资料室设置的合理性与图书馆管理

4.1 资料室设置的合理性

高校院（系）资料室早已有之,历经数十年的争论,尽管目前已经物是人非,进入网络时代、电子时代但它仍在很多高校顽强的生存着.这一现象需要图书馆人深思,需要透过现象去看本质,不要人云亦云.如果仅仅从表层去观察这一现象,片面的作出结论,将给高校图书馆体系建设造成巨大的伤害,不仅浪费了大量的人力、物力和财力,同时也影响了本校的教学与科研.从其历史发展来看,尽管资料室文献信息服务已不在,但作为服务于学院的学科专业图书馆,其文献服务功能仍然胜于图书馆.当然,如果认为高校院（系）资料室的设置是合理的,我们必须要给出一个理由,这就是高校院（系）资料室是图书馆所不能替由.

首先,高校院（系）资料室是全校图书馆体系中的重要组成部分,是全校图书馆网络体系中末端神经元,它直接深入到学校正在进行地教学科研中,与教师和研究生面对面,能够深层次的熟悉各学科与教学科研状况,了解读者对文献的需求.

其次,学科文献的完整性是院系教学与科研的重要支柱,尤其在文科院系更是不可或缺.保障学科文献收集的完整性只有两个条件,其一熟悉学科专业,其二完全掌握学科文献出版信息.从熟悉学科专业方面来看,图书馆文献采访人员有限,没有精力熟悉学校那么多的学科专业,而资料室人员需要熟悉只是本院系学科专业,同时作为本院系人员对于本院系的教学计划和科研项目,以及重点专业熟悉程度也远远高于图书馆采访人员.资料室人员还直接服务于本院（系）师生,也更加熟悉他們的文献需求.从专业文献出版信息的掌握来看,图书馆采访人员一般依靠《科技新书目》、《社科新书目》等有关出版信息工具来了解文献出版的大概,即便参加书展一个人几天能了解多少.出版信息工具中还有很多文献出版信息并没有包括其中,恰恰是这一部分文献参考价值相对较高.例如文献出版机构所出版的文献大多是发行量较高的文献,没有名气的学者著作、小的学科,适用较窄的专业被排除在外.这部分文献往往学术单位或个人自己出版,通过学术会议或同行进行交流.同时有一些地方性出版社出版的文献信息图书馆采访人员也难于掌握.这些文献如果参考价值高的话,其信息就会在相同学科专业研究人员之间、学术研讨会中间交流,教师获得信息后会告知资料室人员购买,这样的事在院系资料室中比比

皆是.

其三,图书馆服务最重要的就是读者利用文献的方便性,资料室在空间距离、文献借阅方便等方方面面是图书馆无法比拟的.例如图书开架借阅,资料室从一开始就开架,而图书馆则是几十年后才有.另外图书馆各种各样的规定,期刊不借阅、丛书不借阅等等,至今仍未改变.

其四,资料室是图书馆深入学科教学与科研服务的支点.图书馆服务已经从文献服务发展到深入学科的信息服务,但尽管在图书馆网站上发出宣传通知,但很少有教师主动来图书馆要求帮助,以至这项工作仅仅是流于表面形式而无法展开,图书馆的学科馆员没有起到相应的作用.其原因就是教师对图书馆人不熟悉,另外就是他们需要抽出专门的时间到图书馆,如果以资料室为支点进行宣传,就能找到真正需要或者感兴趣的教师.实际上资料室还能帮图书馆做很多事情,如图书馆将馆际互借的权限下放的资料室,就能方便教师和图书馆.再如图书馆将查收查引的权限下放到资料室,方便了教师减轻了图书馆参考咨询部门的负担.实际上资料室还能帮图书馆做更多的事情,如学科调查、读者调查等等.

4.2 资料室的管理

最新的《普通高等学校图书馆规程》第七条具有很大的包容性,其规定“高等学校可根据学校校区分布或学科分布设立相应的总图书馆、校区分馆、学科分馆和院（系、所）分馆（资料室）,”其中最关键的是“根据学校校区分布或学科分布”,也就是方便读者利用文献资料的原则.就如何管理《条例》规定“分馆（资料室）受总图书馆领导或业务指导,面向全校开放.”这一规定为管理资料室管理提出了两种方式,其一图书馆直接式管理,即资料室在行政和业务上都属图书馆管理,也就是资料室人员属图书馆;其二图书馆间接式管理,也就是资料室行政上由院系管理,业务上由图书馆指导管理.第一种管理方式对图书馆来说弊大于利.最主要的是图书馆根本不可能每个院系都设资料室,即便是都设置,便可能出现新的问题.例如资料室脱离了院系使院系教师对资料室的归属感没了,不再关心资料室的事情了.再就是资料室人员的活动与院系不同步从而原有的方便性失去了,最终沦为一个学生的阅览室,另外也给图书馆人员管理造成极大的不便.第二种方式也是最初就有的管理方式.为什么出现那么多的问题,其实主要就是图书馆的不作为造成的.早期图书馆为资料室提供文献,并且对资料室自购图书进行分类编目,还为资料室提供业务办公所需的各种用品,资料室甚至还可以从图书馆批量借书.因此,那时的资料室与图书馆关系密切.到了后期一切不再,尽管图书馆根据《条例》成立了“校图书情报委员会”,但无法再回到原有的亲密度.原因就是图书馆对资料室只有要求没有帮助,使图书馆对资料室失去了影响力和控制力.图书馆究竟如何管理院（系）资料室实际上《条例》第七条已经非常明确,但各高校图书馆始终一直在徘徊不前,未能明确其管理措施,真正的一抓到底.其主要问题在以下

几点：

首先,图书馆没有图书馆大体系观念.高校图书馆发展到现在,对于一个高校图书馆来说并不是单一的图书馆,而是一个图书馆体系,在体系中院系资料室或分馆是一个个节点,只有整合协调好才能发挥系统整体的最大的功效,从而在学校的教学与科研中发挥出最大的功效;其二要有统筹规划与协调的现代管理观念.院系资料室或分馆在行政上不属于图书馆,图书馆总觉得无处着手.但纵观现代企业运作,其产品从制造到销售是统筹规划与协调了多个企业甚至几十个企业而形成产业链,为什么一個高校才十几个或二十几个院系资料室就无法协调管理?;其三服务的理念.产业链上的几十甚至上百个企业为什么能连接到一起,关键是在这个产业链上的每个企业都有所收获,简单的说就是都有利益所得.那么图书馆给院系资料室是什么,就是服务.图书馆的核心就是服务,院系资料室也是图书馆所应服务的对象,从院系资料室发展的历史上看,过去图书馆为院系资料室做了许多服务性的工作,为什么现在不能了.例如有的学校到现在还有院系资料室的馆藏文献信息没有进到图书馆书目检索系统中,图书馆的OPAC无法检索到.这就是图书馆的问题了.同样图书馆在其中也有所得,前面已经谈到在此不再重复;其四图书馆未设专门的负责协调与管理人员,来负责图书馆与院系资料室之间的协调、统筹.更重要的是对院系资料室人员的培训与推荐.如日常的各种业务工作培训,又如当院（系）资料室减员,可以推荐本馆人员调入.这样做能够提高资料室人员的业务素质,提高工作水平,必会受到院系欢迎.同时图书馆有些工作需要他们帮助时,也能积极配合图书馆,这对于双方资源共建共享和工作的开展都是有利的.

参考文献

[1]羊歌.华中师范学院图书馆与资料室工作分工的情况[J].图书馆工作,1956（2）：74-75.

[2]吴声亮我对大学图书馆与资料室分工的看法[J].图书馆工作,1956（5）：60-61.

[3]范兆常.关于改进专业图书管理的意见[J].武汉大学学报（人文科学版）,1959（3）：39-43.

[4]王庆梅.八十年代高校系资料室建设研究综述[J].河南图书馆学刊1991（1）：57-58.

[5]中国人民大学.中国人民大学系、所资料室工作条例[J].资料工作通讯,1980（2）：26.

[6]庞思颖.高校系资料室工作应当加强[J].大学图书馆学报,1999（2）.

[7]周晓英.对社会科学信息需求类型及特点的新认识[J].图书情报知识,1998（2）：14-16.

作者简介

陈可（1967-）,男,馆员,山东大学图书馆.

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