《论档案的信息化管理》
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摘 要：新时代的信息化发展是一项全球性的技术变革.计算机网络技术的快速发展是信息化发展的一个重要标志,如今信息技术已经应用到社会的经济、政治、文化、社会、生态建设等社会的方方面面,已经成为社会发展的重要因素.
关键词：档案;档案信息化;技术
1 正确理解档案信息化的定义及内涵
档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下,在档案管理的活动中全面应用现代信息技术,对档案信息资源进行数字化管理和提供利用.档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点,转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心,从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化.具体来说档案信息化的内涵包括：第一,将档案信息资源数字化和网络化;第二,要实现文档一体化,即：信息接收、传递、存储和提供利用的文档一体化;第三,要实现档案信息的数字网络共享;第四,要改变传统纸质档案管理模式.
2 实现档案信息化管理的重要性
传统纸质档案管理存在着保管方面的很多劣势：通常我们所说的档案安全管理“九防”要求,无法做到位,档案在长期存放中由于存储环境因素,可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害,每年大量投入文档的保管经费已在所难免、且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担优.由于档案需反复查阅,不可避免的存在原件受损或遗失,给文档的保管与利用带来管理上的难题.信息化条件下,用低档平板扫描仪录入的形成的档案信息,工作量大,且大量电子化文档需要系统软件规范解决管理、查阅、利用等问题.信息化已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势.如今信息技术已经应用到社会的经济、政治、文化、社会、生态建设等社会的方方面面,已经成为社会发展的重要因素.档案作为大数据资源,急需科学开发和利用档案信息化加以管理,提升信息化管理利用水平.
3 实现档案信息化有效途径
当今社会,档案实现信息化管理已经成为现代档案事业发展过程中不可逆转的趋势.信息技术的发展及大数据的广泛应用,使原本形式单一的档案管理工作更加多样化,管理者不仅仅需要革新自己的管理理念,同时还需要掌握更多的新型管理技术,以适应档案信息化发展的要求.
3.1要紧跟发展,创新档案管理理念.首先,要建立全面完善的档案信息化管理制度.面对档案信息化的新要求,管理者应从实际的档案管理工作需求出发,制订新型的档案管理制度.制订新的管理制度时,一是从具体的制度内容来看,应设有科学的奖惩制度,以促进档案管理制度的順利实施;二是档案管理制度既要与档案类型相匹配,又要满足管理单位的应用需要;三是在丰富制度内容时,还要保持制度的实用性和可操作性.其次,要有服务意识.一是要形成主动的服务意识,改变过去的被动服务意识,消除长期形成的懈怠心理,为用户提供优质的信息服务,满足新时期档案工作的需要;二是管理者要始终保持学习意识,不断地更新管理理念,掌握更多的管理技术,紧跟档案信息化发展的步伐.最后,要确保档案的安全管理.随着档案管理信息化程度的提高,随之而来的就是增强信息化建设的安全性,但是,安全性建设工作并不是一蹴而就的,是一个循序渐进的过程.建设初期一定要加强纸质档案的保存与管理工作,可以采用双轨制度,以防止档案的遗失,确保档案信息的完整性与安全性.同时,要加强网络系统安全管理,严密和系统病毒的攻击,还要严格查阅权限管理,实行双人查阅或设置安全性高的防信息失窃.
3.2要着眼未来,提升档案管理技术水平
首先是要运用虚拟技术.比如传统的档案展览是以实物或普通的网页形式再现档案的,给人展示的是一种平面效果图;而利用3D虚拟技术来开发实体档案,对档案展品来说不仅是一种立体的展示,而且在展品的结构和空间信息的表现方面都具有更为明显的优势.参观者可以通过网页在线浏览三维展览图,通过点击鼠标旋转、平移模型,从任意角度观察,展品都具有完美的三维真实感表现,再配上动画、乐曲、解说词等虚拟现实手法,用户足不出户就能全面直观的参观学习,吸引越来越多的人利用档案、喜欢档案.这不仅能挖掘档案馆（室）的文化休闲功能,还能在无形中强化人们的档案意识,充分发挥档案的价值.但当前在档案管理理念落后,技术缺乏的情况下,还需要进一步掌握些全新的管理技术.这些管理技术是实现档案信息化管理的重要基础保障,及目前来看,3D虚拟技术在档案部门中的应用时间不长,最多的是应用于档案展览反面,但却取得了意想不到的宣传效果.其次,要运用云计算技术.云计算就是把所有数据以及数据处理的任务全部交给网络进行,是分布式、并行处理、虚拟化和网格计算的发展.云计算的基本原理是通过对大量数据和处理器资源的整合,使计算分布在大量的分布式计算机上,而非本地计算机或远程服务器中,云计算基于一个强大的系统提供多种服务,用户可以方便地将资源切换到自己需要的具体应用上,根据需要去访问计算机和存储系统.基于云计算的数字档案管理系统,是通过档案管理系统与各业务系统的无缝衔接来实现电子文件的在线自动归档,保证电子档案的原始性、完整性和安全性.另外,使用云计算比使用本地计算机可靠,因为在“云”的另一端,有专业的团队来帮助管理档案信息,其严格的加密管理和服务器资源监控,可以让立档部门放心地与他人共享数据.这对于档案管理中心一部分要求高保密性的资源提供了可靠的技术支持.此外,档案数据的安全备份工作由信息中心统一完成,大大降低了立档部门的管理成本.在方便管理运用的同时,要注意档案与资料的区别,资料的目的是最大限度的共享,但是档案中许多都是有保密期限的,而且对公开的人群也是有选择性的.显然,档案绝对不能把所有的数据资源都放到“云”中,要区别对待,始终将安全放在首位.
总之,面对信息化在社会各方面的应用和快速发展,档案管理应顺应档案信息化发展的潮流,创新管理理念和管理制度,加强技术人员培养,做好档案实体规范化管理,配备必要的设施设备,加大开发力度,促进档案管理向着信息化发展的方向健康发展.
参考文献
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（作者单位：潍坊市市政公用事业服务中心）
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