《法院档案的信息化管理》
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摘 要：随着信息技术的发展,人们对档案的使用已经不仅限制于纸质档案,电子档案由于其便携性、易储存等特点,越来越广泛地应用在我们的日常生活及工作中.对法院而言,电子档案的信息化建设是非常重要,然而,在法院进行档案的信息化的过程中存在很多难点,本文就法院进行档案的信息化的过程中存在的难点进行分析,并提出相应的建议.
关键词：法院；档案；信息化管理
随着信息技术的提高,法院为了简化工作,越来越重视档案的信息化管理.然而由于信息技术的快速发展,很多人尚且不能及时学习新的技能,而且在法院进行档案的信息化的过程中存在电子档案质量低、电子档案易丢失或泄密、法院电子档案管理规章制度不够完善、缺乏建设资金等很多难点,本文就法院进行档案的信息化的过程中存在的难点进行分析,并提出相应的建议.
1 档案的内涵
档案是指为了记录某些过去某些重要会议或决策等其他重要信息留做备案的各种形式的材料.在现实生活中,档案的应用十分广泛,各行各业的信息储存都离不开档案的使用.在过去,由于科学技术的限制,档案不仅有一般纸质的档案,随着信息技术的发展,出现了电子版档案,包括电子文档、表格、视频、音频等各种类型.
2 档案信息化的概念
档案信息化是指利用现有的科学技术,设计一个档案信息系统,不仅可以储存收集到的电子档案,对电子档案进行记录保存.而且可以对纸质版档案的信息进行录入,一方面方便保存,防止丢失；另一方面,给档案信息的提取调用带来很大的便利,也有利于企业或个人对信息进行整理和宏观对比[1].
3 法院档案信息化的重要性
法院由于其特殊性,经常会用到档案,各种形式档案是法院工作的重要组成部分.由于法院的日常工作涉及大量的档案信息,因此,法院档案信息化建设对法院具有非常重要的意义.法院档案信息化建设具有以下优点：1）可以减少法院工作人员的工作量；2）方便随时随地调用提取档案信息；3）档案信息化之后的储存量更大；4）方便各个法院单位信息共享；5）能提高法院工作人员的工作量.除此之外,法院档案信息化还有很多的难点[2].
4 法院档案信息化建设中的难点
4.1 档案管理人员综合素质较低
由于我国信息技术的迅猛发展,法院档案管理人员很多还处于过去那种使用纸质档案的阶段,综合素质较低,缺乏相应的技术能力.法院档案管理是一个很稳定且很少与单位外部人员接触的工作,因此很多档案管理人员满足于现有工作状态,只想混日子,而不想学习新的东西,认为学习新的工作方法会给自己带来额外的工作量,因此对法院档案信息化的接受度不高.
4.2 电子档案质量低
为了对法院诉讼过程进行电子留档,很多法院已经开始逐步把诉讼过程中的纸质档案进行扫描,形成电子版进行归档或上传共享.由于很多法院工作人员尚未意识到电子档案的重要性,因此很多时候搜集到的电子档案的质量很低.
4.3 电子档案易丢失或泄密
法院档案信息化有很多优点,但是也存在易丢失或泄密的问题.一是由于机器设备的原因,如果机器设备发生故障,电子档案容易丢失,而难以留下痕迹；二是如果操作不当,电子档案易被篡改或丢失；三是由于电子档案不像纸质版档案有明显的载体,容易被拷贝泄密；四是当法院档案进行信息化,很容易被不法人员攻击信息系统,造成网络泄密.
4.4 电子档案管理规章制度不够完善
由于我国法院档案信息化建设处于初期阶段,尚未形成完善的电子档案管理制度.在电子档案管理的某些方面尚未形成统一标准,管理人员往往根据自己对规章制度的理解,对电子信息进行整理,借阅等,缺乏统一、规范的管理.
4.5 缺乏建设资金
由于我国法院是非营利机构,因此,在财政方面更多的依靠国家财政拨款.而进行法院档案信息化建设不仅需要购买相应的设备,而且需要投入大量资金聘请专业人员为法院涉及符合法院工作需求的信息系統,并且在后期信息系统的维护方面也需要很多资金.因此在资金方面,存在很大问题[3].
5 法院档案信息化建设的建议
5.1 提高档案管理人员综合素质,加强技术能力培训
提高档案管理人员的综合素质,加强技术能力培训非常重要.因为法院的工作需要很多基层人员协力合作才能完成.为了提高工作效率,要对档案管理人员的技术能力定期进行培训,并且要对每次培训的内容进行考核,将考核结果作为工作绩效评判标准之一,与工作人员的薪酬挂钩.
5.2 提高电子档案质量
法院应当加强对工作人员制作电子档案的能力的培训,制定电子档案质量统一标准,并在对电子档案进行归档录入时进行质量辨别,将不符合要求的电子档辨别出来,重新进行制作或收集.
5.3 提高电子档案的保密和安全
法院应当注意电子档案的保密和安全,将档案按照重要程度进行加密保管,对调取和查阅档案的人员根据职务和权力进行授权.防止网络攻击法院档案信息系统,加强对信息系统的维护.
5.4 完善电子档案管理规章制度
法院应当完善现有的电子档案管理规章制度,对电子档案从制作、录入、统计、调取、借阅等各个方面,制定统一标准,方便对电子档案以及各个使用者和使用情况进行管理.
5.5 申请建设资金
由于基层法院没有收入,而进行法院档案信息化建设又需要大量资金的投入,因此,基层法院可以向上级管理部门递交拨款申请,说明法院档案信息化建设的重要性,以获取上级部门的资金支持[4].
6 结束语
根据以上情况分析,我们可以看到,我国法院现行档案信息化建设还处于初级阶段,在法院进行档案的信息化的过程中存在电子档案质量低、电子档案易丢失或泄密、法院缺乏电子档案管理规章制度、缺乏建设资金等很多难点.而信息化建设对法院日常工作有着非常重要的意义.因此,各级法院应当重视起来,提高工作人员对档案信息系统的操作能力,制定信息系统管理制度,提高电子档案质量和电子档案的安全,并及时向上级部门申请资金,尽快推动法院档案信息化建设进程.
参考文献
[1]刘爽,李坤.基层人民法院档案信息化的建设与完善.职工法律天地：下,2017（10）：266-266.
[2]李向红.谈法院系统档案信息化改革的思考[J].办公室业务,2016（18）：102-102.
[3]杨进霞.法院档案管理存在的问题与建议[J].经营管理者,2017（29）.
[4]许小青.基层法院档案管理工作的问题与对策分析[J].人力资源管理,2018（1）：215-216.
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信息化管理引用文献:
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