《大数据背景下纸质档案的管理和利用》
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摘 要：大数据技术是科技发展的产物,随着人类生产生活方式发生变革,大数据技术逐渐融入到各行各业,显著提升了行业生产效能.纸质档案作为一种信息资源会随着单位的发展而数量增多,给单位档案管理带来了压力与挑战,部分单位开始寻求利用大数据技术对纸质档案进行管理开发,从而实现档案管理的集成化、科学化与标准化.虽然大数据技术已经在纸质档案管理开发领域被加以运用,但是由于这项技术的复杂性,加之缺乏可供借鉴的管理模式,导致档案管理效能并没有实现最大化.因此,立足大数据背景对该领域进行研究是有积极意义的.
关键词：档案管理；互联网；人才队伍；数字化；利用
1 基本理论概括
1.1 大数据档案管理
大数据技术本质上是一种信息数据处理技术,是一种能够在短时间内高效获取、分析和处理数据的能力[1].单位的发展以及单位与外部交流频率的加快使得单位产生的信息资源增多,随之而来的是纸质档案的数量和种类增多.纸质档案增多意味着单位要投入更多的人力、物力和财力进行档案建设,这就给单位档案管理工作带来了压力.大数据技术在信息数据上的处理能力与档案管理特征能够契合,能够帮助单位对纸质档案进行集成化管理.现阶段,利用大数据对纸质档案进行管理最基础的步骤在于档案数字化.所谓纸质档案数字化就是指利用扫描仪等信息技术将纸质档案转化为电子档案,然后利用大数据技术对电子档案进行数据管理.档案数字化是大数据技术在档案领域运用的前提要件,这是大数据技术特性所决定的.
1.2 大数据档案管理的作用
第一,档案资源处理速度快.传统纸质档案管理当中,用户在检索和利用档案时查找较为麻烦,需要根据相应的编码进行查询,很难快速的找到自己需求的档案.利用大数据对纸质档案进行利用则可以缩短检索时间,电子档案能够在计算机系统进行操作,利用大数据技术高效获取、分析和处理数据的能力,能够快速在计算机上定位到相应的档案,提高档案的服务效率,拓宽档案的利用面积.
第二,档案共享成为了可能.大数据技术能够将档案进行压缩,档案在计算机系统上的占用空间随之降低.伴随着单位与单位之间信息交流的频繁,单位之间人事档案、财会档案以及公文档案互相查阅的需求也有所增加.传统纸质档案管理当中,单位需要到实地查看相关的档案,难以迅速的借阅相应的档案.大数据模式下,纸质档案被压缩化,可以迅速的在互联网终端实现流通,实现了档案利用效率的最大化.
第三,档案价值得到突出化.在知识经济时代,档案作为一种信息资源显得尤为重要.单位通过查阅并利用档案,可以有计划的开展工作和制定决策,减少工作纰漏,提高单位的运转效率[2].大数据模式下,单位可以利用数据分析技术对档案进行归类,对某一类档案进行集中化研究,能够预测未来的工作方向和工作趋势,制定更加合理科学的决策.
2 管理和利用的原则
2.1 统筹规划原则
一般而言,利用大数据技术对纸质档案进行管理需要经过档案数字化转化、档案数字化录入、档案数字化管理和利用等三个步骤.但是各个单位已有基础设施水平、人力资源水平以及资金水平都存在差异性,所以在具体利用大数据技术时会有所区别.因此,单位有必要制定相应的发展规划,明确不同阶段的建设重点和建设目标,分阶段、有步骤地推进纸质档案数字化工作.除此之外,单位在进行统筹规划时要稳步实施各项工作.大数据技术具有复杂性,利用这一工具进行档案现代化建设的过程是长期且系统的,需要档案管理人员不断对这一管理模式发展并完善,才能真正为单位创造出效益.因此,单位要做可行性研究工作以及调研工作,及时发现管理中存在的短板,有针对性的制定规划方案.
2.2 安全性原则
大数据技术依托于互联网环境,互联网具有两面性,为档案管理提供便捷的同时,也可能带来相应的威胁.例如,互联网环境中存在许多,通过植入病毒以及相关程序进单位档案管理系统当中,能够窃取和篡改档案,甚至对档案系统造成破坏.一旦档案遭受窃取、篡改,对单位的损失不言而喻.因此,利用大数据对纸质档案进行管理,对纸质档案进行数据化处理都要坚持安全性原则.单位必须从安全管理机制、技术设备以及人才建设等方面提高档案系统的抗风险能力,确保档案能够安全长期保存在档案系统中,确保档案能够随时具有可读性.除此之外,对于重要涉密档案,本文认为不应当予以数字化,减少泄密的风险.重要涉密档案在整个单位档案系统中数量不多,对其进行单独管理更加能够控制档案密级,防止涉密事件的发生.总而言之,大数据技术的运用要坚持安全性原则,管理人员要充分重视档案安全问题,将安全问题摆在首位.
3 提升管理和利用效能的路径
3.1 提供人才队伍水平
第一,构建培训机制,对档案管理人员进行终身教育.现代技术的迅猛发展使得档案事业变革较快,许多新型档案管理模式随之出现,对档案管理人员的综合素质要求较高.因此,单位的人才培训机制也应当做到与时俱进,打造一支复合型的“兰台”铁军[3].首先,对工作人员进行现代档案管理理论以及职业技能培训,从信息技术操作、大数据技术运用以及信息设备操控等几个方面对工作人员进行培训,优化工作人员整体学识架构.其次,加深与其他单位之间的交流,档案馆、档案局以及图书馆在档案管理上有丰富的经验,许多管理上方式都值得进行学习和借鉴.因此,单位有必要主動派遣工作人员实地到这些单位进行学习,学习先进的管理方法,引进先进的管理模式.最后,单位要丰富培训形式,通过举办研讨会、职业技能讲座以及交流会的形式来提升馆员素质.
3.2 提供大数据技术运用能力
本文认为,档案数字资源库是单位应当重点关注的内容.所谓档案数字资源库,就是将纸质档案加以数字化之后,利用大数据技术将档案上传到资源库当中.在档案数字资源库当中,档案能够自由进行传输和利用,档案能够在资源库当中进行检索、查阅和下载,极大提升了档案工作效率.首先,要加快纸质档案的数字化处理进程,购置高速扫描仪对纸质档案进行集中式处理,实现纸质档案数字化全方位覆盖.其次,要购置相应的档案管理系统,将档案管理系统与档案数字资源库进行无缝对接,拓宽档案数字资源库的功能,打造“一站式”的档案服务平台.最后,利用微信公众号拓宽档案查询途径,将微信公众号与档案数字资源库相连接,打破档案查询的时间限制和空间限制,拓宽档案服务范围.
4 结语
档案管理归根到底还是要回归到档案服务当中,管理的目的也是为了更好地为单位各项工作提供信息资源服务,进而提升单位的整体运转效率.现阶段,档案管理呈现出现代化、集成化和综合利用化的趋势,运用大数据技术对纸质档案进行管理开发,符合时展趋势与档案事业发展趋势.正是基于这种背景,本论以实现档案现代化建设为目标,系统的探讨了大数据在档案领域的运用,希望能够为纸质档案管理提供有力的理论保障和实践支撑.随着大数据技术的深入发展,未来纸质档案管理模式一定会更加多元化,档案管理人员革新管理理念,创新管理模式势在必行.
参考文献
[1]张卓.基于大数据视角的档案管理研究[J].办公室业务,2018（17）：68+83
[2]王诗尧.大数据时代档案信息化管理[J].世界最新医学信息文摘,2018,18（83）：194.
[3]王福辰.大数据时代背景下的档案利用服务探究[J].办公室业务,2018（18）：119.
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