《论公共关系管理中的办公室接待工作》
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摘 要：办公室接待工作是企业经营活动组成的重要部分,是展示企业形象、体现水平、彰显实力的工作.本文围绕如何进一步落实好“八项规定”精神,满足公司高质量发展的需要,有效解决好新形势下办公室接待工作面临的新情况、新问题,做好公共关系管理中的办公室接待工作展开论述.
关键词：接待工作;重要性;创新
对于办公室接待工作,主要是开展公务活动工作过程中对来访者开展的迎送、招待、接谈、联系、咨询等辅助管理活动,在企业经营活动中是非常重要的组成.自从党的十八大召开以来,为了能够对“八项规定”精神进行严格贯彻和落实,党对于国内公务接待管理出台了一系列举措,坚决杜绝公务接待中的违规违纪现象.现阶段公司发展已经进入高质量发展快车道,如何进一步解决公司办公室接待工作面临的新情况、新问题,推动接待工作向规范化、良性化方向发展,实现落实上级接待规定与提升接待效果的“双赢”,是摆在我们面前的重要课题.
一、公共关系管理概念
现代企业公共管理有两方面的内容,即企业的内部公共关系管理和企业的外部公共关系管理.其中,企业内部的公共关系的基础是保证企业目标的有效实现.而企业外部公共关系是以企业信誉和形象为主导的,需要处理好外部环境中的各种关系,比如与合作伙伴之间的关系、一些相关政府职能部门的关系、各種媒体之间的关系以及和消费群体之间的关系等.
二、提高办公室接待工作的举措
(一)提高对接待工作重要性的认识
办公室接待工作是体现企业文化、企业形象的重要表现,同时通过接待工作也能够将企业知名度、美誉度有积极地作用,能够显著扩大企业的影响了.对于办公室接待工作,企业应该提高接待工作重要性的认识,将优秀的企业文化展示在社会大众面前,体现出企业良好的综合管理水平.利用好办公室接待工作,加强与各协作单位的沟通和联系,将企业对外影响力进一步扩大,帮助企业实现更好发展.
(二)建章立制,实现接待工作规范化运作
近年来,随着公司市场化改革的不断深入,接待活动日益增多,而接待工作处处涉及资金费用、体现管理水平,就必须在严格落实“八项规定”精神的前提下,不断完善公司相关制度,加以控制和规范,只有这样才能确保接待工作的效果.
按照公司运营管理体系建设要求,我们先后制定了《公共关系管理规定》《国内公务、商务接待管理实施细则》《外宾来访接待管理实施细则》《接待活动标准指导手册》等管理制度,规范接待要求,明确工作标准,加强过程管控,推进规范管理,切实提高了接待工作水平,杜绝了公务接待中的各种违规违纪现象,更好地为公司科研生产经营服务.
(三)与时俱进,实现接待工作规模化运作
对于接待工作来讲,它是一个复杂、系统的工程,其中涉及到诸多环节也存在着许多变化.接待工作中任何一个关键点出现了披露,将对接待整体效果有着不良影响.所以,要求建立起完善的接待资源网络和团队协助网络,为做好接待工作、确保接待效果提供重要的基础.
首先,对内外资源进行梳理形成一个便捷、实用的资源网络体系.企业在发展过程中会积累许多接待资源,作为办公室接待工作人员要求对这些内外资源进行梳理,形成一个行业内外两种接待资源体系,利用好资源体系来开展接待工作.同时,要因时、因需、因人地制定针对性强的接待方案,方便满足各种层次、各种需求、各种行业的来宾.
其次,将内外力量有效融合形成一个流畅、高效的团队网络体系.作为“中国的飞机城”,阎良聚集着许多重量级的企事业单位.因此,在开展办公室接待工作过程中,要对特色资源和发展环境进行正确认识和准确把握,对接待工作的要求能够了然于胸,将优势互补、资源共享充分发挥出来,与兄弟单位办公室建立互相支持、互相协作的工作伙伴关系,通过形成多位一体的接待团队来应对重大接待事项,做好上下贯通、协调一致、共同策划、协同组织来形成更大范围的“大接待”工作局面.
(四)追求精品,实现接待工作品牌化运作
对于办公室接待工作,实现品牌化运作是对其的提炼、升华,对于公司精神风貌、企业文化、外在形象是最直接的体现.对于接待工作品牌化运作,精品服务的打造重点从以下三个方面来进行：
一是业务精品化.我们制定了《公司参观路线指导手册》和《接待活动标准指导手册》,通过划分不同的接待参观路线,实行接待标准分级管理,推进接待工作规范化、精准化.及时根据来宾提供的信息,掌握此次来访具体目的、具体要求,制定出详细、条理的接待方案,保证各个环节的接待工作能够有序衔接,借助接待工作点检表保证有序性、稳定性和连续性推进工作进程.同时,针对重要接待中的不确定因素,实行预案式管理,做到应变有序、运转高效.针对大型会议、重要接待制作会议接待手册,努力打造精品服务,追求接待业务精品化.
二是规格精品化.推行VIP接待模式,根据来宾工作任务和职务级别,实施分级接待方案,通过对接待标准、参观路线、接待引导、保密保卫等方面精心设计,实现接待规格精品化.
三是文化精品化.通过在接待工作中融入公司简介,播放宣传片,观看展厅,赠送特色纪念品,将公司文化融入到接待工作全过程,宣传公司形象,展示文化底蕴.
三、结束语
通过健全完善公共关系管理体系,细化接待工作标准,实施精细化操作,推进规范化、品牌化运作,在继承中不断创新,推动接待工作制度化、程序化和专业化发展,更好地履行部门综合保障职能,为公司科研生产经营服务.
参考文献：
[1]梁艳霞,提升国有企业办公室工作人员素质之我见[J].职业时空,2009,6（8）：18-19.
小结,此文为一篇关于公共关系方面的相关大学硕士和时政本科毕业论文以及相关时政论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
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