《地震应急档案归档》
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【摘 要】从地震应急档案的价值、特点入手,分析地震应急档案的管理现状及地震应急档案归档研究的重要意义,以省级地震应急预案和现有地震应急工作产出档案为研究对象,结合档案管理相关规范,系统分析归纳,制定地震应急档案归档范围和保管期限表.
【关键词】地震应急;应急档案;归档
地震应急档案是指在地震应急处置过程中形成的,有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录.完整、真实、可靠的地震应急档案能为地震应急工作的开展,灾后重建以及地震科技工作者科研工作提供宝贵的依据.完善的地震应急档案归档范围是确保档案完整的保证,因此开展地震应急工作档案归档研究有重要意义.
一、地震应急档案的价值和特点
档案价值是指档案对国家、社会组织或个人的有用性.地震应急档案价值的具体表现形式为凭证价值和参考价值.地震应急档案的凭证价值源于它是地震应急处置工作的真凭实据,是确凿的原始材料和历史记录.从内容看,地震应急档案是地震应急工作当时直接使用文件转化而来的,客观地记录了当时工作情况;从形式看,地震应急档案上保留着真切的历史标记,体现了地震应急档案的原始性和真实性,它是地震应急工作查考、研究和处理问题的依凭.地震应急档案参考价值也是其重要价值,地震应急档案是地震应急处置工作事实和经过、知识和经验的记录,内容具有原始性和可靠性.地震应急档案是地震应急处置工作的原始记录,能为地震应急处置工作的开展,灾后重建以及地震科技工作者科研工作提供宝贵的参考依据.地震应急档案除了上述两点重要价值外,由于地震应急处置过程复杂且周期较长,地震应急档案有广泛性、复杂性和动态性的特点.首先,地震应急档案内容覆盖全面,包括地震应急工作中具有价值的纸质的档案、照片、录像等声像文件、实物档案等.其次,地震关系社会民生,地震应急和防震减灾工作涉及多种学科和知识领域,这就导致地震应急档案内容复杂多样.再次,地震应急处置工作周期视震情、灾情及救援情况等因素决定,每个阶段都会产生新的应急文件资料.
二、地震应急档案的管理现状
（一）档案管理意识薄弱.地震应急工作关系社会民生,是一项极其重要且紧迫的工作,这就导致工作人员的工作重心都在地震应急工作中,相对忽视地震应急档案的收集整理.地震应急预案在各工作组职责里明确规定“负责应急期间本组所产生的文件资料、图件、照片等收集整理和归档工作”,但在实际工作中,应急工作任务繁重紧急,产生文件资料种类数量繁多,各工作组缺乏专人负责地震应急档案的收集整理,档案意识淡薄,直接影响着地震应急档案的管理水平.
（二）档案收集归纳不及时.地震应急档案形成于地震应急处置工作的过程中.地震应急工作周期长短由地震震级大小、震情灾情情况而定.一般地震灾害,应急处置周期短,形成的文件材料数量较少,因此不易引起应急工作人员的重视;而较大或者重大、特大地震灾害,应急周期长,形成的文件材料范围广、专业多、内容复杂,因此稍有疏忽就可能导致遗漏.目前,地震应急档案收集整理都是在应急处置工作结束后才开始,忽略文件材料的及时收集,从而导致原始文件遗失等现象.
（三）管理制度不完善.档案管理工作是地震应急工作的重要组成部分,但是地震应急档案管理制度不够完善.《陕西省地震局地震应急预案》中明确规定了各应急机构的职责包括归档工作,但是没有明确文件材料范围.中国地震局《地震科技档案归档要求》明确地震科研、地震监测预报及基本建设等活动的归档范围,但是缺少地震应急与救援活动的归档范围.归档范围不明确,管理制度不完善,容易造成信息内容丢失,不能完整的反映地震应急工作的真实情况.
三、地震应急档案归档研究的重要意义
（一）确保地震应急档案的完整性.地震应急档案归档范围是地震应急档案归档的依据和标准,研究地震应急档案归档,确立地震应急档案归档范围使得应急档案归档过程有据可依,明确什么是重点内容,确保应归档文件材料的完整齐全.地震应急档案归档研究更便于对地震应急档案进行“前端控制”,在应急工作之前,就树立和提高应急人员的档案意识,有效立卷,将应急文件与档案的运动视为一个系统,以系统管理为目标对地震应急档案不同阶段进行管理,最终确保地震应急档案的完整性、真实性和有效性.因此,只有制定明确具体的地震应急档案归档范围,才能确保地震应急档案的完整性,从而保障地震应急工作的完整可靠.
（二）为抗震救灾工作提供宝贵依据.地震应急档案是地震应急工作的原始记录,它能完整、真实、原始地记录地震应急工作的过程和细节,为后人抗震救灾提供宝贵的依据.地震活动频发,不断积累丰富的抗震救灾经验,才能在灾害发生时减少损失.地震应急档案归档研究可以确保地震应急档案的完整性,完整、真实可靠的地震应急工作档案,能为下一次抗震救灾工作提供宝贵的经验,能为地震科技工作者提供学习和研究的素材,有着重要的科学意义.
四、地震应急档案归档研究的措施
（一）收集数据.为制定符合档案管理规范、真实完整且有操作性的地震应急档案归档范围,特选取档案室现存的建局以来归档的所有的地震应急、地震现场工作相关的档案材料为研究对象.除此之外,研究数据材料还包括《陕西省地震局地震应急预案》,国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,中国地震局印发的《地震科技档案归档要求》等文件.
（二）系统分析归纳.1.确定地震应急档案归档范围.首先,根据地震应急预案明确应急机构与职责,确定地震应急工作档案的责任者.明确应急机构与职责后,根据应急预案中的应对策略,确定地震应急过程中各机构可能产生的文件材料.其次,对已归档的地震应急档案材料进行分类分析.将现有档案材料以应急机构为责任者逐条进行分类分析,将每一件档案都对应到相应的地震应急机构中.结合地震应急预案归纳出的应产出的地震应急文件材料和现有实际地震应急工作产出的档案材料,进行系统分析归纳,总结提炼出每个应急机构应归档文件材料的范围,从而确定完整的地震应急档案归档范围.2.制定地震应急档案的保管期限表.档案保管期限表是用表册的形式,列举档案的来源、内容和形式,并指明其保管期限的一种指导性、标准性文件.它是鉴定檔案价值、确定档案保管期限的依据.编制本系统、本机关档案保管期限表必须以国家档案事业管理机关编制的通用档案保管期限表为依据,因此确定地震应急档案保管期限是严格参照国家档案局发布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及中国地震局印发的《机关文件材料归档范围》和《地震科技档案归档要求》,逐条对照和确定保管期限.有明确对应的保管期限就直接参考,如果没有明确对应的保管期限就参考相关条款,保管期限尽量高划,做到条理清晰,层次分明,方便使用,确保地震应急档案保管期限表的科学性、实用性和可操作性.
五、结论
地震应急档案是地震应急救援工作的原始记录和抗震救灾工作的宝贵档案资源.地震应急档案归档研究是确保地震应急档案完整性、地震应急工作完整性以及提高地震应急档案质量的有效途径.制定《地震应急档案归档范围和保管期限表》,应急人员可以准确判断文件材料的归档范围、准确划分保管期限,确保地震应急各类应归档文件材料的齐全完整,使得地震应急档案归档工作有据可依,有章可循.由此,完整、真实、可靠的地震应急档案可以为更好地开展地震应急救援和防震减灾工作提供数据保障.
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