《法院档案工作的困境与解决》
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摘 要：法院是业务单位,因此长期以来都重视于审判工作,对档案工作很少给予足够重视,因此,档案工作相对来说制度执行不太到位、物质保障不太给力、人员配备不太合理、管理方式不太科学,因此无法跟上法院信息化脚步,也就无法满足司法公开要求,严重影响了司法公信.因此,做好档案工作转型,推动审判工作信息化,搭建好档案数字化平台,才能打开司法公开之大门,才能真正展现司法公正.
关键词：档案；管理；现状；建议
长期以来,我院案件质量评查的重点只放在结案率和裁判文书上网情况这两项工作上,诉讼档案档案管理工作没有得到足够重视,长期处于落后状态,随着审判案件数量的猛增和审判质量要求的提高,诉讼档案管理工作中存在的问题逐渐突出,传统档案工作模式已不能跟上新的形势变化,现将有关情况汇报如下：
1 实体档案管理现状
1）原来案卷接收只粗略检查,现在案卷接收时进行精细检查,案卷接收工作效率低下,接收时几乎检查每一本案卷,案卷里材料不齐全时还要待补充后再检查,以致案卷接收工作一拖再拖.
2）原来法院档案公开程度低,当事人查阅利用频率低,当事人无法得知档案规范程度,但现在当事人可以查阅正卷及相关内容,我院案卷质量一直不高,常常经不起当事人查阅,已归档的诉讼案卷中,有的正副卷混装（立案庭存在大量正副卷混装的案卷）,有的没有将当事人提交的证据材料装卷,有的送达回证、传票上既没有当事人亲笔签名,也没有邮寄送达的手续,每当当事人申请查阅案卷时,就会发现形式不规范、案卷不完整和内容不合法等问题,这些问题的存在极大地阻碍现在法院档案查阅利用工作的正常开展.
3）案卷借阅管理工作落后,干警档案意识淡薄,借阅归还都不及时,部分案卷外借之后长期不归还,案卷一直不入库,就很容易保存不当,档案实体安全隐患就必然存在.
4）以前档案室的主要功能是保存档案,而现在档案室已经是一个信息资源数据中心和数据储存站,而我院档案室设在地下车库,但没有安装安全防护系统,容易引起档案安全隐患,同时档案电子化工作也正在开展中,档案库房和扫描室现有的档案安全管理设备并不齐全,没有专门的档案数字化加工场所,数字化加工场所一直设在办公区内,因此出库的档案存在遗失、损毁等可能,档案安全很难得到有效保障.
2 电子档案管理现状
1）法院工作性质不同于普通行政单位,其机要性远高于其他行政单位,也正是因此,法院数字化工程启动较晚,系统开发也晚,很多功能落后,不能完全适用法院工作,而且系统不够稳定,经常影响数据上传,系统更新也不能跟上法院业务变化,因此,数字法院系统和电子卷宗系统的运用一直不顺畅.
2）我院电子卷宗工作是由我院自行管理的,电子卷宗工作正处于摸索阶段,因工作流程不够顺畅,环节配合不够到位,立案时录入不及时,大量案卷结案后也未能及时移交,电子化录入工作才会滞后,也就导致卷宗电子化效率低下,电子卷宗生成率也未能达到省高院生成率的最低标准.
3）电子卷宗同步生成是建设智慧法院和落实做最高院关于审判流程公开的基础,但电子卷宗始终依托纸质卷宗,纸质卷宗整理的水平高低直接影响电子卷宗,但我院书记员流动频繁,新进书记员没有经过岗前培训,对法院业务和档案知识了解不多,整理出来的纸质档案质量不高,在扫描处理时就要反复多次整理修改,导致档案电子化工作效率低下,拖慢电子卷宗同步生成的步伐,加大了建立电子诉讼档案查阅平台和实现“电子阅卷”的难度,以致档案电子化工作的推进更为艰难缓慢.
由此可见,案卷接收工作效率低下,电子化工作效率低下,各业务庭室移交工作缓慢,电子卷宗同步生成工作拖慢等各种情况的出现,主要有以下几点原因：
1）没有严格按照档案管理制度执行归档工作.以前我院档案管理虽然制定一整套案卷归档办法,但并没有严格按照该办法实施,案卷接收时对案卷质量并不做具体检查,因此我院案卷归档案卷的质量一直不高.
2）我院书记员更换频繁,大部分书记员都没有从事档案工作,没有档案意识,很多书记员在上岗之前也没有经过正规的岗前培训,不熟悉法院业务和档案工作,办案法官也很少对归档案卷进行把关检查,书记员经常按照自己的想法整理案卷,案卷质量也自然不高.
3）没有将诉讼档案归档工作纳入考核,没有实行交不合格的卷不算结案的制度,没有建立归档情况通报制度,各业务庭室审判员只重视案件结案工作,结案以后案卷久拖不整、长期存放在办公室的现象长期存在.
4）没有定期对案卷进行考核评比,缺乏行之有效的奖惩机制,没有将归档工作与审判员和书记员的利益挂钩,充分调动起审判员和书记员重视归档工作的积极性.
由此可以看出,我院诉讼档案管理工作落后最突出的表现就是“归档难”,归档工作不及时、不规范、不能紧跟数字化工作的迅速开展,因此,档案室提出以下几点建议：
1）既然法院审判工作是势必要实现信息化管理的,那么实现传统档案室数字化,建立新型档案室就势在必行,改革传统档案工作模式也迫不及待,将电子化工作和档案归档结合起来,按照电子化工作的要求分解档案工作各个环节工序,实现电子案卷和纸质案卷同步归档是解决“归档难”的第一步.
2）健全档案管理制度,严格执行管理制度.虽然以前也制定了一些档案工作相关的管理制度,但因为诸多因素,得到不到严格的执行,后来档案工作信息化发展迅速,也没有再制定档案管理制度,但是档案工作环节多,收集、保管、保护、借阅等工作都需要制定适应新形势的制度,一旦没有按照规定工作,案卷没有得到科学的管理,很容易被其他人遗失、毁损或者丢失,存在档案安全隐患,所以要制定新管理制度,特别是这些制度的制定尤为重要：《电子卷宗管理制度》、《档案查阅、借调制度》、《档案安全管理办法》、《档案室管理制度》和《档案库房管理制度》,待这些制度制定后向全院公布,并组织全院干警学习这些规定,增加他们的档案意识,让他们了解档案工作和审判业务的关系.
3）建立科学的考评和奖惩机制,将电子卷宗等档案信息化工作纳入绩效考核.要求每一个案件结案后在规定期限内归档,限定每一个归档的纸质档案和电子卷宗都同时归档,要求每一个归档的档案都按照最高院出台的档案规定来制作,对归档纸质档案和电子档案的达标情况进行通报.
4）明确书记员工作的考核制度,根据新的档案管理要求重新制定书记员管理制度,制定合理的奖惩机制,增加归档工作在书记员考核制度中的比重.重新确定档案交接工作的要求,并对书记员进行岗前培训和离岗交接工作提出明确要求.
5）将案件评查与案卷评查有机结合,也就是说,不仅要检查结案率和裁判文书上网情况这两项重要数据,更要将案卷内容是否符合档案管理要求也一起检查,再综合这几个方面的内容一起考核打分,定期评查通报,让办案人员都能参与到案卷管理中来.
3 结束语
综上所述,随着信息化建设的不断推进,档案管理工作在当前审判活动中的地位将日益重要,仅靠档案室一个部门是无法实现档案工作的变革,也很难推动档案工作走上数字化新台阶.只有通过解决“归档难”,改革档案工作模式,才能实现诉讼档案的科学有效管理,推动电子卷宗同步生成工作深度应用,进一步法公开的进程,真正建立起减轻法官工作量、方便当事人的档案利用体系,实现司法为民的宗旨.
参考文献
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括而言之，本文论述了关于对不知道怎么写法院档案工作和困境和解决论文范文课题研究的大学硕士、档案工作本科毕业论文档案工作论文开题报告范文和文献综述及职称论文的作为参考文献资料.
档案工作引用文献:
[1] 经典档案工作论文选题 档案工作论文题目怎么取
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