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《大数据技术在档案管理中的应用》

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摘要：将大数据技术应用于档案管理中主要依靠提取和筛选的有价值的数据,促进企业开展正确的决策,促进各项事业协调发展,为社会的多种经济活动提供需要的依据和参考信息.大数据技术作为网络信息技术的一种,要颠覆传统档案管理的弊端,更新档案管理的理念和工作方式,要充分突出档案资料的价值.本文首先对大数据技术的内涵进行了阐述,指出了大数据技术应用在档案管理的重要性和存在的问题,提出了改进的建议和对策.

关键词：大数据技术;档案管理;应用对策

大数据的应用有助于建立先进的档案管理理念,有助于建立正确的档案观,开辟了新的档案管理路径,现阶段,我国各单位和企业的档案资料规模逐年增大,档案资料数量逐渐增多,档案存储安全和应用问题至关重要.档案管理单位,或基层档案馆等要建立科学的档案管理思维,争取快速实现办公自动化与档案管理的有效融合,建立档案管理数据平台,加强对档案管理人员的培训和教育,提高其业务能力和全面素质,加强档案管理监管,促进档案管理的稳定发展.

1 大数据技术的内涵

1.1 大数据技术的概念

大数据是一种大规模的数据,是指在一定时间和空间内利用一些工具和软件采集的数据,这种数据是一种资产,利用大数据可以获得足够的信息,实现数据采集,有助于为决策提供科学的信息和依据.大数据就是海量的数据,信息呈现快速增长的特点,以计算机技术为基础,采用一些科学软件进行数据处理,对数据的分布、类型等进行分析和处理.大数据的数据结构较为复杂,数据多元化明显,数据库的建立是一种主要的依托形式,通过计算机设备和网络可以对大数据进行存储和分类,实现对未来的预测.

1.2 大数据技术的特点

大数据技术是一种非结构性的数据处理技术,可以提取有价值的信息,处理数据的规模较大.从人类文明产生之后印刷材料存储量较小,个人计算机硬盘容量有所提高,互联网企业或系统存储容量更大,且数据处理能力较强.网络存储中的恶大数据资源十分丰富,类型较多,包括文字、图片、音频、视频等资料.利用大数据技术可以对大规模的信息和数据进行分析和提取,运算效率较高,可以从海量数据中心选出所需的和有价值的信息和数据.大数据技术的计算和分析对象是大规模的网络数据,大数据的特点是十分鲜明的.

2 大数据技术应用于档案管理的重要性

档案管理工作对于单位和企业而言至关重要,目前,档案管理存在效率较低,利用率低等问题,传统的档案管理模式较为滞后,且成本较高,比较依靠人工来完成,档案资源的共享性不够.采用大数据技术调整档案管理的模式,有助于收集社会动态信息,有利于实现对价值数据信息的提取.大数据技术发展十分迅速,采用这种技术可以降低档案管理成本,可以提高档案管理效率.

2.1 有助于促进智慧城市的发展

随着网络信息技术的快速发展,社会信息化进程逐渐加快,智慧城市这一概念应运而生,智慧城市建设体现在城市基础设施建设上,包括交通建设、亮化美化工程,智慧城市建设也包括档案馆的建设和管理,智能档案管理也是重要的工作之一.传统纸质档案管理存在很多问题,包括容易丢失,存储时间较短,查询难度较大,耗时费力,这样电子档案和数字化档案管理就显示出了更大的优势,因此,大数据技术应用在档案管理中对于智慧城市的发展具有显著的作用.

2.2 有助于促进档案管理信息化

传统档案管理模式较为落后,比较依靠人工的形式,纸质档案资料较多,纸质档案容易受外界环境因素的影响,包括气候、温度、湿度、档案室条件等等,纸质档案容易被腐蚀、容易发生风化,且传统档案资料查询提取难度大,大数据技术可以将档案资料进行分类,进而做好编目、检索的工作,大数据技术是一种可以满足多元化档案管理需要的技术,另外,大数据技术的应用可以促进档案管理的信息化和数字化.

2.3 有助于实现档案存储的数字化

档案的存储问题是至关重要的问题之一,现阶段,档案资料数量和规模不断增加,档案资料中的关键信息和数据也在不断增加,结合档案资料的实际情况,实现最档案资料的存储是具有较为现实意义的.大数据技术的应用可以建立强大的数据库和云端档案库,可以对档案资料进行线上存储,实现档案资料的传递和共享,还可以分析档案资料背后隐藏的信息,可以挖掘更深入的数据,可以提高档案管理的效率,提高档案的使用率.

3 基层档案管理存在的问题

3.1 档案资源信息化开发不够合理

从目前我国有关部门到基层档案管理部门或档案馆的档案管理实际工作来看,大数据技术的应用还不够普及,部分经济欠发达地区档案管理信息化建设严重落后,资金投入较少,基础设施建设力度不足,最基本的档案管理所需的硬件都不具备,且档案资源信息化开发不合理,开发力度较小,这是现阶段,我國档案管理面对的主要问题之一.部分地区大数据技术被应用到档案管理之中,但是档案管理信息化发展不够全面,档案资源开发与利用联系不够紧密,存在脱节的问题,档案管理信息化发展脚步缓慢,难以实现档案管理的全面化发展.档案管理目前与办公系统自动化联系不足,档案资料的管理效率较为低下,大数据技术应用缺乏科学性和普遍性,档案管理一体化和现代化发展缓慢,资源的利用率有待进一步提高,档案的精细化管理和集成化管理还有很长一段路要走.

3.2 档案管理数字化安全性有待提高

部分单位和企业的档案管理是具有私密性的工作之一,部分档案资料是具有较高保密级别的,这些档案资料或重要文件信息等必须要进行安全管理,避免档案资料被或被篡改,要保证档案资料的完整性和安全性.运用计算机实现对档案资料的管理是一种高效率的管理模式,采用大数据技术也是有效实现数据和信息科学管理的手段,但是安全问题一直是社会各界比较关心的问题,但部分档案管理人员对于档案的私密性和安全性不够重视,导致档案资料的管理不够严格,档案资料的查阅和借阅管理较为松散,管理制度不够全面,档案资料的提取和数据库的登录账户管理不够严格,导致部分档案资料和重要数据信息泄露,严重威胁到单位员工的人身安全和财产安全,严重的威胁国家事业的开展.

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