《大数据时代背景下的档案管理》
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摘 要：档案记录了大量的和时代信息,随着网络信息技术的不断发展,档案的数量也在不断增加,这就给传统的档案管理工作带来了很大难度.大数据时代的到来,使得档案管理工作的机遇和挑战并存,充分利用大数据的优势,能够有效提升档案管理的效率和水平.
关键词：大数据;档案管理
档案存储是档案管理的一项基础内容,但是要想真正实现档案管理的价值就需要对其进行有效利用,能够在人们需要的时候提供有力的参考依据.随着大数据时代的到来,各种档案信息逐渐增多,使得传统档案管理模式逐渐显露出弊端,因此档案管理模式的改革势在必行.
1 大数据时代对档案管理工作提出的要求
当前档案信息随着大数据时代的到来有所增多,并且种类也更加丰富,如果还是采用传统的方式来对大家进行管理则不能充分实现档案的真正价值,因此在大数据时代下对档案管理提出了新的要求.
1.1 管理理念和管理流程需要创新
传统档案信息传播途径的单一性使得办案信息的数量和种类比较少,因此通过人工来进行管理,就能实现良好的分类,并对不同类型的档案进行标记之后进行保存,当需要对档案进行查询时可以通过分类和做好的标记来找到所需要的档案,这样的操作并没有太多繁琐的流程,人工进行档案管理足可以满足人们的需求并实现档案价值.但是随着大数据时代的到来,信息的传播途径更加丰富,因此档案信息的数量和类型也增加了很多,采用传统的人工操作进行管理,不但麻烦,而且不能实现档案信息的有效利用.
1.2 档案保存形式需要创新
档案除了我们常见的文字以外,还包括图片,视频等多种资料,传统的档案管理方式无法对这些进行良好保存,并且在分类归档的时候,也经常会出现差错,所以在大数据背景下要求对传统的档案保存形式进行创新,能够将纸质文档转变成电子文档进行储存.此外传统的纸质档案在保存过程中可能会出现遗失破损等现象,这样就会使大量有用的信息得不到有效应用,而电子档案的保管方式不断易于携带,同时还能避免纸质档案所出现的一些破损情况,从这个角度上来看档案保存形式的创新也是非常迫切的.
1.3 管理人员的综合素养和能力要提高
在大数据时代信息的数量和传播方式都有了很大的转变,信息量大是一个明显的特征,其次,信息技术的应用也使信息的传播方式更多,传播速度更快,在信息传播过程中,很多信息是交叉的,能够相互渗透,这与传统的檔案信息相比是有很大区别的.对于传播方式单一,信息量少的档案来说可以通过人工进行管理,但是基于大数据背景下档案信息的这些独有的特点,就给管理人员提出了更大的挑战.为了更好的适应大数据时代,提高档案管理的水平,就要求档案管理人员能够学习档案管理的相关技术,尤其是一些软件的操作.只有保证档案管理人员的高素质与高技能才能使得但管理工作更加顺畅的进行下去.
2 大数据时代给档案管理带来的发展契机
大数据时代主要是应用计算机技术来对档案进行管理,因为计算机本身所具有的高速性就会使得档案信息的管理更加快速.传统的人工档案管理形式,不但耗费的人力物力较多,同时工作效率也不高,但是计算机技术的应用有效改善了这一情况,在节约档案管理成本的基础上使得工作效率有效提升.在传统档案管理中,档案资料的存储和保存都是一个很大的问题,随着档案资料种类和数量的不断增加,纸质档案会越来越多,这样保存起来所需要的空间也会更大.另外长时间受到环境影响,纸质档案信息可能会出现损毁的现象,尤其是在发生火灾、水灾的情况下,档案信息会遭受毁灭性的灾害.但是大数据对档案进行存储和保存只需占据一定的存储空间即可,既能节省空间,还提高了档案资料管理的安全性.
3 大数据时代提高档案管理水平的措施
3.1 加强管理人员的培训
要想充分利用大数据时代所带来的档案管理优势,单纯进行硬件设备的更新是远远不够的,还需要从人才的培养上着手,要加强培训,提高档案管理人员的综合素质和专业能力.首先从教育方面着手,高校在开展档案管理专业教学的时候,应该注重信息化教学,能够将信息技术的应用融入到教学过程中,能够为社会培养复合型的人才.其次,档案管理人员的培训需要大量资金的支持,因此政府相关部门应该给予一定的资金支持,为管理人员的培训提供保障.
3.2 提高档案管理的安全型
档案信息一般都具有一定的保密性,一旦泄露或者丢失将会造成很大的损失,因此档案管理的安全性是非常重要的,在大数据时代,计算机网络技术的应用虽然使得但存储更加方便,但同时但存储的安全性也成为人们关注的重点.有些不法分子容易钻网络漏洞,例如电脑病毒的侵入将会使一部分档案信息丢失或者是被篡改,这对于档案的使用者来说是非常不利的.因为网络存储需要一定的内存,如果内存卡损坏也会对档案的安全性造成威胁.为了提高档案管理的安全性,需要管理人员能够提高身的网络安全和档案管理安全意识,采取针对措施预防病毒的入侵.此外政府相关部门也有以严格的制度来对管理人员作出约束,使其在档案管理中能够按照要求来进行相关
操作.
3.3 优化人才结构
当前我国档案管理人才结构上存在很大问题,主要以老年人和中年人居多,因此迫切的需要对当前管理结构进行优化,引入更多年轻管理人才为管理工作注入新鲜的血液.在大数据时代环境下,档案管理工作中引入大量的年轻人才才能为工作的良好开展提供保障,应该将年轻人作为档案管理的主力军,以中年人来加强对档案管理工作的辅助,此外也要吸纳老年人的管理经验.
4 结束语
综上所述,大数据时代环境下的档案管理工作既面临挑战,也有良好的发展契机,如何利用大数据的优势来加强档案工作的管理值得每一位工作人员的关注.在对管理结构进行优化的同时我们要加强管理人员专业知识和综合素养的培养,并提高他们的档案安全意识,能够以更好的状态投入到工作中,促进档案管理工作水平的提高,发挥档案的真正价值.
参考文献
[1]冯莹.论大数据时代档案管理模式的转变[J].纳税,2020,14（05）：287.
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大数据和档案管理引用文献:
[1] 大数据和档案管理毕业论文格式范文 关于大数据和档案管理硕士毕业论文范文2000字
[2] 大数据和档案管理硕士学位毕业论文范文 关于大数据和档案管理类毕业论文范文2500字
[3] 大数据和档案管理毕业论文的格式范文 大数据和档案管理方面有关毕业论文开题报告范文2万字
