《如何在新形势下做好办公室行政管理工作》
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办公室作为企业管理的重要组成之一,对于企业正常运行有着极为重要的作用.这就要求企业管理层能够合理开展工作,从而有效沟通企业上下级,有利于员工工作积极性的调动.随着经济的快速发展,企业办公室也应当做出适当的调整,从而有效开展行政管理工作,促进企业的持续发展,同时,办公室作为企业中协调各部门工作的机构,对于企业发展计划的制订有着极为重要的作用,这就要求办公室工作效率能够有效提高.
办公室作为企业管理的重要组成部分,对于企业的持续发展有着极为重要的作用,这就要求企业能够根据时代形势制订不同的管理策略,从而确保办公室工作效率.企业管理者应当清醒认识到办公室作为企业计划制订传达和不猛协调的中枢,能够确保企业发展计划的可持续进行.另外,随着社会经济的快速发展,要求企业应当建立较为完备的管理策略,从而使得企业各部门能够正常工作运行,切实实现企业的精細化管理,下面将针对新形势下办公室行政管理工作的有效开展进行讨论.
一、企业办公室行政管理职能
(一)协调内外关系的职能
办公室作为企业行政管理的衔接部门,对于各部门的工作有着一定的协调职能.通过办公室使得企业高层制订的发展计划能够准确传达给部门,从而确保企业发展方案能够切实有效的执行,有利于促进企业的持续发展.另外,办公室作为下层员工联系企业管理的阶级的方式,对于企业管理者了解企业发展状况有着极为重要的作用,通过办公室对于企业发展的反馈使得企业管理者能够制定合理地发展规划,从而确保企业的健康发展.除此之外,办公室还负责对公司内部消息的汇总和分类,从而为决策者提供一定的便利,有利于提高企业的工作效率,同时,办公室还能够及时处理企业内部问题,从而确保企业能够正常运行,为员工的高效工作效率提供保障.
(二)辅助领导决策职能
除了能够有效协调内外关系,办公室还能辅助领导制定合理地企业发展计划.企业办公室作为企业信息的中准站,对于企业的发展状况有着一个极为清楚地了解,这就导致办公室对于企业发展计划有着极为深刻的认识.所以,在企业管理者制定发展决策时,办公室可以提供合理地建议,从而确保方案的可行性.除此之外,办公室在日常工作中应当注意对于基层员工的了解,从而能够根据实际情况开展工作,同时,办公室还负担着解决基层员工心理问题的责任,这就要求办公室对于企业基层有着一个较为密切关注,从而有效确保企业的工作效率.领导作为企业决策者往往有着巨大的压力,这时就要求企业办公室能够帮助领导合理分担压力,从而确保领导有着充足的精力规划企业发展计划,从而确保企业的正常运行.
(三)体现企业文化职能
企业办公室还是企业文化的具体体现,通过企业办公室的有效工作,使得整个企业形成较强的凝聚力,从而确保企业的持续发展.另外,办公室作为企业与外界交流的窗口,是企业文化的集中体现,这就需要办公室制定合理地管理体系,从而有效促进企业文化的建立.除此之外,在企业发展中,办公室应当注意对于企业基层与管理层的沟通,确保企业管理方案能够发挥实质性的作用,同时,通过有效的沟通交流,使得员工对于企业有着较高的认同感,从而为企业树立良好的口碑,有效促进企业的进一步发展.
二、企业办公室行政管理存在的问题
(一)机构繁冗,人浮于事
由于缺乏一定的经验,导致我国的企业办公室不能对企业管理起到实质性的作用.这就导致部分企业办公室会出现机构繁冗的状况,导致办公室职能不能很好地实现.除此之外,部分企业办公室甚至会出现职能叠加的情况,导致企业生产效率较低,不能创造实际效益.由于企业管理部门相比于其他部门而言具有一定的特殊性,不能有效参与到实际生产工作中,这就导致部分办公室不能很好地发挥沟通作用,导致企业管理者对于企业实际状况缺乏一定的了解,不利于企业工作计划的合理制定.另一方面,由于企业办公室人员工资相对固定,这就导致部分员工缺乏工作,对于工作往往敷衍了事,不能很好地实现办公室的职能,不利于企业工作效率的有效提高.
(二)办公室人员缺乏专业素养
部分企业中,办公室工作人员缺乏专业知识也是当前企业办公室行政管理中存在的问题.由于专业知识的缺乏,导致办公室工作人员不能很好地开展工作,不利于企业的持续发展.办公室员工作为企业工作中的核心,对企业决策的制订有着极为重要的作用,而专业知识的缺乏就意味着办公室员工不能很好地收集汇总信息,这就导致决策者不能准确的做出决断,不利于企业的持续发展.甚至部分员工由于专业知识的缺乏,导致其在工作业务上存在较大的问题,不能有效开展工作,间接影响到公司的发展.
三、办公室行政管理工作的提高策略
(一)增强服务意识,注重协调管理
为了有效提高企业办公室工作效率,这就要求办公室能够改进当前工作策略,从而确保办公室职能能够实现.由于办公室处理的事务相较于其他企业部门来说较为复杂,这就要求办公室职员有着较强的协调意识,能够配合各部门工作的展开.同时,能够积极参与到各部门工作中,确保各部门之间能够协调工作,从而为企业树立较强的凝聚力.除了专业工作能力,办公室工作人员还应当注意自身素养,办公室作为企业与外界联系的窗口,是企业文化的直接体现,象征着企业的面貌,这就要求办公室人员必须有着极高的自我素养,从而能够合理应对各种场面,有效促进企业的持续发展.企业还应当注意对于办公室工作人员工作积极性的调动,从而确保办公室工作人员能够参与到企业工作中,从而对企业发展起到实质性的作用.通过对办公室工作人员素养和专业能力的有效提高,切实改善当前企业办公室行政管理工作的状况,为企业发展打下扎实基础.
(二)工作创新是核心,建设高效队伍
除了对于员工个人能力的增强,企业还应当注意工作创新.随着时代的发展,社会对于企业管理有着更高的要求,要求企业管理制度更加完善,能够做到精细化管理.这就要求企业办公室能够与时俱进,制订合理地工作方案,从而有效调动公司各部门工作,使得各部门能够协调工作,有效提高企业工作效率.由于企业管理制度的不断变更,这就需要办公室人员能够尽快调整行政管理的工作方案,从而有效实现企业的革新.除此之外,企业还应当注意对于员工个人潜力的发掘,从而使得员工能够更好的参与到企业工作中,有效提高企业工作效率,通过对员工潜力的发掘,间接推动企业办公室管理的改革,避免人浮于事的状况出现,使得办公室管理制度对于企业发展能够起到实质性的作用.
(三)完善激励机制
除了工作制度的创新,企业还应当注意激励机制的完善.通过激励机制的推行,使得员工对于企业有着更高的认同感,使得员工能够积极参与到公司工作中,有效提高企业的工作效率.企业应当对于员工的个人诉求有着一个较为基础的了解,从而有效调动员工的工作积极性,通过人性化管理,使得员工个人才能得以彰显,确保人尽其才,有利于员工个人潜力的发掘.除了激励机制的完善,企业还要建立完善的监督机制,从而确保激励制度能够落实到位,这就要求企业能够针对各部门的工作情况制定不同的监督方案,确保奖惩得当,从而有效调动员工的工作积极性,有效促进企业发展.
四、结语
办公室行政管理工作效率的提高对于企业发展有着极为重要的意义,办公室作为企业各部门联结的枢纽,能够确保企业政策落实到位,从而有效提高企业工作效率.这就需要企业办公室在行政管理工作中能够积极学习国外企业的先进管理经验,从而确保企业精细化管理的实现,切实有效提高企业工作效率,为企业发展打下扎实基础.（作者单位：神华准格尔能源有限公司大准铁路机务段）
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