《行政审批类档案利用》
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摘 要：本文阐述了行政审批类档案利用的现实意义,在对制约行政审批档案利用因素的基础上,有针对性地提出了解决问题的建议,希望能对提升行政审批档案利用工作具有一定的借鉴意义.
关键词：行政审批档案;档案利用;专业档案
引言
行政审批档案是指行政机关在实施行政审批事项过程中直接形成的、具有保存价值的各种载体和形式的文件资料,是履行依法行政职能的法律凭据.做好行政审批档案的利用,加强不同类型的行政审批档案信息挖掘、规范化研究,有利于拓展档案社会服务功能,这也成为推进行政管理标准化、制度化、规范化的重要课题.
1、行政审批类档案利用的现实意义
通过行政机构改革,各级行政部门审批事项实现了“一张网”“一站式”,即统一网上申报、受理、反馈、监管.工商注册、网上报税、婚姻查询等业务纷纷开通了网络渠道,各类审批业务档案数量呈现出井喷之势.据统计,XX 市2017 年行政审批类业务档案有2000 多卷（件）.这些行政审批类档案种类多、数量大、高度分散,且多与民生紧密相联.
1、1保障民生民利的需要
营业执照登记档案、婚姻登记档案、收养登记档案、低保档案、退伍军人安置档案、社会救助档案等,涉及民政、工商、稅务、水利等多个部门.行政部门依法对其设定的事项进行行政许可、确认等审批程序,所产生的档案信息资料具有客观性、凭据功能、法律证明力.对行政审批档案的利用,可以督促相关部门履行行政职责,切实保障公众民生民利的需求.
1、2满足数据时代信息的需要
随着大数据、云计算等技术的发展,各单位或部门对行政审批档案的查询利用效率要求更高.建立统一的行政审批档案管理机构,将行政审批档案归入一个部门或单位进行统一管理,解决了传统行政审批体制下档案信息条块分割、利用效率低下等问题,实现了行政审批档案业务资源的整合和共享,满足了大数据时代信息利用的现实需要.
1、3确保专业档案安全的需要
2011 年以来,国家档案局相继印发了《国家基本专业档案目录》,加大了各级主管部门和档案行政管理部门对重点专业档案项目的监管力度,把涉及民生民利、公共利益等方面的档案作为国家专业档案目录重点,加强对专业档案的规范引导,保障档案信息安全.因此,加强行政审批档案的管理和利用,也是保障国家专业档案安全的重要举措.
2、行政审批类档案利用的制约因素
2、1信息高度分散
一直以来,行政审批业务由不同主管机关行使,由此形成的行政审批类业务档案由各个业务主管机关负责管理,导致行政审批业务档案资源分散,档案信息资源呈现出条块化管理模式,难以实现审批档案利用效率的最大化.
2、2系统难以兼容
行政审批类业务从文件形成到审批事项的完成,经历了“申请—受理—审查—决定—告知”等多个流程.机构改革后行政审批事项实现了较为集中的管理,但审批人员的变更、审批事项的变化、审批档案的归档及时与否等,都会客观上导致审批档案系统中的档案信息数据被割裂,系统性不强.行政审批电子文件及数据的档案属性尚未明确一致,行政审批系统与档案业务管理系统还存在兼容难等问题.这些都是制约行政审批档案利用的重要因素.
2、3制度体系障碍
国家档案局与相关行政主体发布了一系列行政审批类档案管理规章制度,但这些制度制定时间较久,与新一轮行政机构改革以及行政审批事项精简相比,诸多的行政审批档案未纳入统一的管理范畴.
3、行政审批类档案利用的对策建议
3.1整合行政审批档案资源管理注重区域内行政审批业务、档案信息的整合,建立由区域档案行政主管部门牵头,行政审批单位共同参与的行政审批档案资源管理组织构架.各行政审批业务部门对本部门形成的行政审批类档案的开放利用设立相关规定,完成审批后及时将档案移送至档案主管部门.档案利用者统一到档案部门查询、利用所需的档案信息资源.条件允许的,应建立区域行政审批档案数据资源库或行政审批档案大数据中心,通过档案查询利用网络平台,实现“一站式”“24 小时”登录查询利用,突破区域、部门及时间限制.
3、2统一行政审批档案数据系统
大力解决行政审批业务系统与档案管理系统之间的数据兼容难的问题,实现两者数据的实时交换和信息共享利用.一是建立行政审批业务数据交换中间库,当行政审批业务完成后,便会自动向中间库移送电子文件及数据信息,档案系统自动捕捉新的数据信息,实现实时“在线归档”;二是统一数据交换标准,定义行政审批业务信息数据交换标准,使其与档案业务系统建立映射关系,[2] 完成系统自动组卷、自动查询;三是通过建立行政审批业务档案查询服务接口,在行政审批部门与档案利用部门两者之间进行双向数据交换,满足行政审批档案在线利用需要.
3、3完善行政审批档案管理制度
针对行政机构改革和行政审批事项、权限的变更,国家档案局与行政审批主管部门应及时出台、变更行政审批业务档案管理规定,指导下级行政审批部门及档案管理机构开展相关业务工作,为档案利用提供完善的制度保障,满足行政审批档案利用的规范化、制度化和程序化要求,发挥行政审批档案更大的社会效益.
结束语
综上所述,档案管理工作的有序开展有利于行政单位各项工作的顺利进行,并为有关人员提供有力的数据信息参考,因此各级领导人员应该给予高度的重视.单位各部门也应积极配合档案人员进行科学的档案管理,利用现代化技术和方法提高档案管理的效率和水平,更好的发挥其作用.
参考文献
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时政引用文献:
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