《大数据时代高校档案管理工作探究》
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摘 要：在大数据时代背景下,积极创新高校档案管理工作,能够充分保障档案信息的完整、安全与真实,为查阅和利用档案信息提供便利,最大限度发挥档案信息资源的价值.基于此,有必要结合大数据时代下高校档案管理工作现状,探究创新的有效路径,促使档案管理工作更加有序、高效地开展.鉴于此,本文对大数据时代高校档案管理工作进行探究,以供参考.
关键词：大数据时代;高校档案管理;创新
一、 大数据时代对高校档案工作的影响
(一)促进档案信息数据化的实现
大数据时代为档案管理带来了全新的发展契机.依靠大数据,不仅可以建立“大档案”体系,形成一个规模较大、信息量齐全的数字化档案库;而且,可以发挥大数据的预测、研判功能,能够及时发现、准确理解档案信息内容,以及信息与信息之间的某种关联性,从而实现档案信息的数据化.有专家指出,在一定程度上,档案信息资料数据化的实现,是大数据背景下高校需要完成的首要任务,这将使档案信息资料能够更方便、更快捷、更准确地被检索、统计、分析、应用,能够真正发挥其自身具有的价值.
(二)促进现代档案数据资源利用
大数据背景下,档案的数据处理范围、方式、对象等都将发生巨大的变化.同时,传统的档案业务也发生变化,将向数据分析、数据挖掘方向转移,对海量数据的分析与处理将成为档案馆的主要业务内容.换言之,大数据更新了传统档案数据资源,激活了原有的数据,进而提高了档案资源质量,可以有效提升档案资源的价值,扩大档案服务的范围和广度.可以说,大数据对于档案服务的提升起到了关键性的作用,深度挖掘档案资源的潜在价值、存在规律,将很好地提升档案服务水平.
二、 大数据时代高校档案管理工作创新分析
(一)创新思想观念
创新是当今时代的潮流,面临新形势和出现的新问题,随着信息化的飞速发展,传统的档案管理模式已不能适应数字化档案管理的需要,电子档案已在档案管理工作中得到了广泛的应用,这种发展趋势给档案管理工作提出了新的挑战.高校的档案管理工作必须打破原来的思维方式,解放思想、更新观念.过去,档案工作者习惯于按照框框套套、照抄照搬、上传下达的被动的传统管理方式,档案工作创新意识不强,墨守成规.在全面深化改革的新形势下,档案工作者要善于抓住机遇,增强责任感和紧迫感,完善管理手段,不断地提高工作水平,走出自我封闭的思维模式,真正实现工作思路的创新,转变传统的档案管理模式,把实体管理变为信息管理,建立有效的信息系统,充分合理地使用电子档案,逐步将先进的档案管理技术和档案管理设备引入到具体的教学科研工作中,从而实现教学档案管理的信息化、智能化和网络化.努力实现档案信息充分的有效利用,为提高高校的教学质量和科研水平服务.
(二)推进档案管理数字化建设
数字化管理已经成为当前高校管理工作中的重要内容.尤其是对于档案管理工作来说,其涉及的内容庞杂无序.因此,必须推进高校档案管理的数字化建设.学校应该应用先进的计算机网络信息技术,建立完善的数字化档案管理平台,并依靠技术人员对其进行维护管理.在档案信息的录入、存储、分析、整合和分享的过程中,实现全流程的数字化操作.档案管理的数字化建设,不仅仅会提升档案管理的工作效率,也是保障档案信息准确性的关键环节.
(三)加大档案管理模式的优化
数字化档案成为当前高校档案管理工作的开展要求.加大高校档案管理模式的优化,采用数字化的档案管理模式,不仅可以提升高校档案管理的效率,实现档案信息资源的共享,还能够实现档案管理的规范化和智能化.采用数字化的档案管理模式实现了信息技术和网络技术的双重结合,使得两种技术的优势得到最大限度的发挥,有利于增强档案管理的便捷性和高效性.高校档案管理中建立数字化的管理模式,需要加强电子信息技术的充分利用,以计算机和网络技术作为基础支撑技术,加强档案管理工作模式的创新,最终实现档案管理的智能化和数字化的发展.
(四)完善制度
高校档案信息管理制度通常分为档案审核、档案借阅、档案存储以及档案级别调整等多个方面在不同的档案管理阶段发挥着不同的作用,是档案管理工作不可缺少的组成部分.档案日常安全维护十分复杂与艰难.为此,高校必须提高对安全内涵、安全意识的重视度,并结合实践操作,加强对档案管理人员基本业务技能以及计算机技术、云端处理、大数据操作等能力的培训,以切实提高档案管理人员的专业技能水平.
(五)加强档案管理人才建设
档案管理人员除了应该具备一定的知识、语言沟通能力和业务能力等,还应该掌握先进的网络信息技术,能够对于档案管理软件进行开发研究,在网站维护和数字档案馆的建设当中发挥重要作用.因此,需要对档案管理人员进行专业培训,在丰富其档案管理知识的同时,对于相关计算机技术进行深入学习.也可以与其他高校进行交流合作,通过在交流中学习先进的信息化管理经验和技术,提升自身信息技术应用水平.对此,高校应加大档案管理队伍的建设力度,将其作为一项战略性工作,力求打造一支高素质、高标准的档案工作队伍,为高校档案管理工作的优质、高效开展提供强有力的支持.
总之,在当前信息化时代下,要想做好高校的档案管理工作,就必然要积极主动地转变管理思想,大胆创新,要吸收和引进他人的先进管理经验来为我所用,要规范信息管理的标准,提高相关管理人员的综合素质,同时还要让高校加大在软硬件方面的投入力度,只有这样,才能够确保高校档案管理工作紧跟时代潮流发展,为更多的人提供档案服务.
参考文献：
[1]刘灿.大数据时代高校档案管理模式的创新研究[J].资源信息与工程,2019（5）.
[2]劉丽,王婷.大数据时代高校档案管理模式的变革和优化[J].办公室业务,2019（19）.
作者简介：
高天异,赵雷,辽宁省沈阳市,沈阳科技学院.
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