《集团公司集中采购管理问题》
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[摘 要]企业面临越来越强烈的市场竞争环境,采购管理作为企业的主要业务,然而以往的采购模式也逐渐地与企业的发展不配套了.大型企业为了能够降低采购的成本,造成资金不浪费,提升与其他企业的竞争力,多数采用了集中采购,但财务结算却仍然放在各分公司、事业部,再下发到单位,文章针对企业如何加强管理才能够很好的辅助采购业务的顺利进行,企业应该如何设立集中采购模式的管理问题展开分析,以供参考.
[关键词]企业集中采购;财务管理;集中采购模式
采购资源是企业维持经营的重要核心力量,采购资源包括物资类的采购和非物资类的采购,对采购资源进行整合管理是每个企业的业务,为了能够增强企业中的物资采购管理,提升这个公司的整体采购效率,笔者在文章中主要针对企业中采购模式下的财务管理问题进行具体分析和整理来研究集中采购的管理问题.
1 集中采购的定义和特点
（1）采购的定义.采购是指企业在一定的条件下从供应市场中获取产品或服务作为企业资源,从而保障企业生产以及经营活动正常开展的一项经营活动,是指个人或单位在一定的条件下从供应市场取得产品或服务,为满企业的需要或维持生产和经营业务照常开展的一项经营活动.集中进行采购和分散采购作为企业的采购主要形式.分散采购是由企业下属的各个单位进行采购实现满企业生产经营需要的采购,而集中采购与之不同之处是,集中采购是企业的采购部门在采购物资的时候对供应商整体进行招标的行为,根据各个子公司提出的采购申请进行集中的管理,整合汇总出每个子公司的采购需求,采购部门联系供应商进而集中采购物资,再由专业的物流人员将物资送达每个子公司中去,维持各个子公司的照常运转.
（2）企业进行集中采购的趋势将在每个子公司中得到应用.运用集中采购的采购模式能够将每个子公司中分散的人力、财力和资源整合起来,协同面对市场环境,将公司集中采购的大规模优势发挥出来,与采购供应商进行谈判.利用强有力的大规模优势给供应商造成压力,通过采购的流程,与供应商在采购上谈判,由于企业集中采购的数量非常大,就这点就可以与供应商交涉,让供应商在产品方面打折让利和优惠,进而降低企业的采购成本,节约资金.对于企业而言,长期稳定的供应商资源对企业的集中采购也有很大的帮助,主要表现在以下三方面.
首先,稳定的供应商能够节省公司采购部门寻找供应商中用的人力成本和时间.将各个子公司的采购需求整合起来,进行企业的集中采购,增加了很多的采购数量,呈现出大规模的采购需求量,利用这个有利优势,采购人员在与供应商谈判的时候就会很有底气,受到供应商的重视,在与供应商交涉的时候在方面获得最大的优惠力度、企业集中采购能够节约各个子公司在采购人员和采购时间上的成本,通过集中采购只需企业方面的采购人员出面就能将每个子公司的采购需求完成,节省了很多的人力成本和采购时间,通过集中采购的数量优势还能够节省各个子公司的交易费用.
其次,通过企业采购部门进行集中采购,能够对各个子公司的物资进行整理和规划.不需要子公司为了采购某一单一物资而进行囤积大量的物品,子公司通过对企业的采购部门申报需要的采购物资种类以及数量,让企业的采购部门进行整合相关人员进行集中采购处理,避免了各个子公司的缺货情况和积压大量的物资,占据资金的使用.
最后,企业为了能够良好的进行集中采购,要在内部设立集中采购的管理制度,来制约集中采购的不良行为,对企业集中采购部门和集团财务管理部门以及各个子公司的合理分配工作安排,规范各部门之间的采购行为和采购需求的申报情况,加速各部门之间的工作进度,节省企业不必要的资金流出.
在企业集中采购当中也存在着一些弊端.企业集中采购是将各个子公司的需求申报到企业的采购部门中,形成大规模的采购机制,如果在企业集中采购的过程中有一个环节不能够顺利进行,那么就会对子公司造成影响,不能进行集中采购,子公司则需要进行自行采购,这样造成了各个子公司之间在采购数量方面没有优势,无法与供应商进行谈判,为了公司能够照常运转只能花费较多的资金来采购物资,造成公司采购成本的增多,使子公司的资金在采购方面被过多的占用,造成公司资源的浪费,给公司照常经营带来不必要的影响.
2 采用分散采购模式下的财务状况
以往企业的各个子公司都采用分散采购的模式来维持公司的照常运营和满足各部门采购的需求.在整个采购流程中的最后一个流程就是财务体系.在采购部门与供应商交涉后支付采购资金,确保款项能够到达供应商处,获得公司需要的采购物资即可,而企业对各个子公司的经营状况和采购状况也不熟悉,不能随时了解各个子公司的经营现状到底如何,因此,分散采购很可能给企业造成很大的损失,然而企业采用集中采购的模式对各个子公司进行集中采购,那么企业掌握各个子公司经营动向,在集团公司建立有关集中采购的财务管理系统,再由各个分公司来财务结算,这样企业就可以熟悉各个子公司的经营状况.
3 企业集中采购模式下的财务管理
（1）据有关部门的调查研究,采购在各个企业中的支出占销售收入的半成以上.控制采购成本将成为企业提升经济利润的重要渠道,减少企业采购成本的有效途径是对采购预算进行财务管理.企业各个子公司按照采购预算情况进行编制采购预算表,将采购预算表传送到集团公司采购部门,让集团公司对各个子公司的采购需求一目了然.根据采购数量以及采购物资的品类进行整理和归总,以免造成采购物资的详情不匹配的情况,为企业采购提供根据.如果采购物资的情况不相符,采购数量过多会造成有些产品的库存囤积,对资金有不必要的占用情况;如果采购数量不够,会无法满足子公司的需求量,子公司不能照常经营.为了避免这些情况的发生,企业可以采取采购预算管理系统,让资金能够合理分配使用,降低采购的成本,给公司带来最大的经济效益.
（2）企业采用的主要资金管理方式是对资金统一监察.企业财务部门通过对各个子公司资金的统一监察来掌控各个子公司的财务状况,让企业能够及时地掌握各个子公司的资金流入和流出情况,能够让企业领导及时地对子公司进行战略调整,协同各个子公司之间的稳定发展.对各个子公司进行统一资金监察更是为企业集中采购提供很好的支持,从而维持各个公司的正常运转.
（3）将企业采购系统进行信息化管理.对各个子公司的财务状况以及采购物流详情进行信息化管理,采用企业资源计划系统（简称ERP系统）,通过信息化企业资源计划系统把公司的人力、物力、财力以及物资的采购,物资的库存情况等优化物流信息和对企业信息流和资金流的情况在系统内进行录入,让企业管理人员能够通过信息系统清晰地了解公司需要采购物资的品类有哪些,采购物资的数量有多少,然后将需要采购的物资品类和数量申报给企业,让企业采购部门对物资進行采购.
4 结论
总而言之,企业对各个子公司进行集中采购的管理模式不仅避免了各个子公司之间在分散采购中的人力浪费,通过企业集中采购节省各个子公司的资金占用情况,企业通过对子公司进行采购统一管理能够让集团公司对子公司的运营状况清晰了解,增强企业中的物资采购管理,提升企业的整体采购效率,维持企业以及各个子公司的稳定运营.
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