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口河北省广播电视技术中心 张小静／文
目前,缩微技术、静电复印技术、声像技术等新技术和设备已广泛应用于档案管理工作,而计算机则是实现档案工作现代化的理想工具,具有手工管理所无法比拟的优点,检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低、极大地提高了档案的管理效率.
档案电子信息化管理的必要性
数字技术与网络技术在广播电视生产中的广泛应用,对广播电视档案的管理和利用提出了更高的要求,推动了档案管理的信息化建设.目前,我国各级广播电视机构在档案管理信息化方面存在较大差距.信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息,它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息.可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化,就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化,就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化.
音像档案的信息化管理
目前,基层广播电视机构普遍面临着音像档案信息化管理的软硬件设施建设落后,软件兼容性较差,数字化、网络化程度较低的现状,严重制约了广播电视事业的发展.数字技术与网络技术在广播电视生产中的广泛应用,对广播电视音像档案的管理和利用提出了更高的要求,推动了音像档案管理的信息化建设.
1.音像档案存储数字化
传统的广播电视音像档案,以模拟信号存储在磁性材料媒体上,录音、录像带本身质地脆弱,受光、热、污物等环境因素的影响较大,对保存环境的温度和湿度有严格的要求,其寿命随着使用次数的增加而减少：随着播放设备的更新换代,一些老式磁带上的信息常常无法读出；另外,多种规格、不同型号的磁带同时存在,也给音像档案的存放、管理和调用带来很大的不便.与传统存储介质相比,数字化存储具有存储量大、安全性高、格式统一、便于查询等优势.实现音像档案的数字化存储,有利于用户迅速检索并下载需要的任何镜头或片断,适应了当前广播电视机构数字化生产的需要,提高业务部门的工作效率,并大大增加节目资料的价值.
2.音像档案管理规范化
实现音像档案规范化管理,必须建立健全档案管理规章制度,完善档案管理体制.按照档案管理的要求,结合实际,制定切实可行的档案管理办法,完善音像档案的收集、整理、编目、借阅等一系列规章制度,严格按照规定抓好落实,确保音像档案的完整收集、科学管理和合理使用,避免造成资源流失.
工程档案的信息化管理
1.实现高效的信息化管理与利用
新建一个广播电视发射台的整个工程会形成和积累大量具有保存、参考价值的文件,这些文件记载着工程建设的具体政策、成就与经验,先由人工完成对整个工程资料的真实、完整、齐全的收集工作,然后遵循广播电视工程特点,科学的规范性地进行资料的整理归类,再利用计算机数据库编制案卷目录、分类目录和主题目录,即：将档案原件转化为档案的二次信息,并按特定的格式存放在计算机数据库中,按照人工指令可以将输入的工程项目按时间、分类号、责任者、提名等排序目录和索引,从而完成工程资料的接收、编目、检索、借阅和归还的管理工作,特别是对发射台以后的工程管理、工程维修资料的查阅,以及后续的改扩建机房土建工程和增加设备项目工程的档案资料的添加,更加简单化,只需修改档案目录和增加新文件的编号就可以了,实现了高效率的档案管理工作.
2.利用计算机进行档案的检索
检索在各类档案业务工作中占有重要地位.检索系统是将每份文件或案卷的内容和外形特征,包括档号（全宗号、案卷目录号、案卷号、件号或页号）、分类号、缩微号、提名（标题）、责任者（作者）、文件种类、文本、文件编号、保管期限、密级、主题词、内容提要、附注等诸项目填写在统一格式的计算机输入卡片上,按特定的格式贮存在移动硬盘上形成数据库,需要时利用计算机进行高速检索查找.计算机管理档案最显著的特点是高效率和多用途,对于一个使用者的提问一般只用一、二秒钟就可以做出响应,一个文件几十秒即可检索完毕,查准率、查全率高.
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3. 计算机档案管理的安全保护作用
对广播电视工程而言,技术档案具有一定的技术含量,各类资料是记录和反映一个发射台基本建设,技术设备等状况,所以安全与保密就显得格外重要.而计算机的管理系统一般都能提供可靠的安全管理.以移动硬盘为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存,因为它的信息读出是无法接触的,不存在磨损,也不受外界磁场的影响.电子文件和纸质文件相比较,其保存场地的面积大大减小,对环境的湿度、温度、防磁性等条件的要求不高.目前保护电子信息不被修改、盗窃、删除的技术有防火墙技术、存取权限加密等.
4.工程档案利用计算机借阅管理
电子化管理工程档案管理方式有利于实施资料文件的保密性管理.过去按卷整理装订好的一份文件当借阅人员使用时只能整卷借走,卷内如有工程设备专利保密资料或有保密信息的文件时易造成失密事件的发生.应用计算机管理后,借阅人员只需从计算机中查找到自己所需文件的名称,就可以按名称调取出来,进行阅读,不存在把文件拿走的问题.这样对工程档案保密管理工作的提高起到了一定的保护作用.
做好档案信息化管理的建议
1.档案工作人员要树立档案信息意识
设置专门的档案管理部门和岗位,引进相关的专业人才,改善管理人才结构,提高整体素质,尤其要重视档案编研和开发队伍建设.建立完善的培训、考评、上岗机制,通过学习、交流等多种方式提高档案管理人员业务技能,统一操作规范,确保员工能熟练掌握档案业务规范标准和管理方法,及时、准确地为业务部门提供必要的咨询服务.档案工作人员是档案信息化建设的基本力量,他们的能动性事关信息化建设的成败.
2.对计算机系统设备可靠性的要求
各类电子文件的形成和处理都是在计算机等设备的支持下实现的,计算机硬件设备的配置、更新、软件环境和设定加密等因素均会影响计算机管理的档案工作,因此,要保证用于档案管理的计算机,其软硬件设备要可靠,有专人管理,设论文范文由专人操作,绝不能用傲它机.档案专用计算机还要安装高效杀毒软件进行定期杀毒,以免病毒入侵,确保档案资料的安全性.
3.工程档案双套制管理的必要性
由于电子档案具有它的特殊性,如：硬件故障、软件环境、人为操作失误、电子文件受到病毒入侵等都会对电子档案造成一定的危害,甚至对档案资料造成无法挽回的损失.而纸质档案则具有它的真实性和便于长期保存的优点,因此,对工程档案应实行电子文件管理和纸质文件管理相结合的方式进行管理.目前,电子文件、纸质文件转化为档案一般都采用“双轨制”,归档内容形成“双套制”,即：纸介质与磁介质两种文件一起归档,形成内容相同的两套档案,万一电子档案被破坏,相应的纸质档案还保存完好.
结束语
广播电视档案是在技术活动中形成的,这些档案是否能够通过利用,发挥其社会效益和经济效益,取决于档案管理工作的质量和为档案利用者提供服务的质量.档案管理工作的现代化是以计算机管理档案未实现的,不仅提高了工作效率,而且还使档案资料得到充分的开发和利用,这些必将对广播电视事业的发展产生积极的影响和发挥重要的作用.
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档案引用文献:
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