《档案管理工作的重要性与策略》
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【摘 要】档案管理对企业的发展是非常重要的,能够影响企业的健康运营.档案管理主要是对企业的档案资料进行管理,而档案资料中记录了企业的运营状况,属于企业的无形资产.因此,档案管理人员要注重这项工作的重要意义,将管理工作当中遇到的问题进行深入分析,积极找出对策,来提高档案管理的工作效率.
【关键词】档案管理 档案管理人员 档案信息 重要性 策略
档案管理工作具有专业性和机密性,档案中包含了员工的,通过对的有效整理,能够帮助企业对员工的信息进行快速了解和查找,有利于人力资源的合理利用和分配.档案管理工作的水平,能够对单位和企业的管理水平进行衡量,为单位或企业提供必要的参考资料,帮助企业的运营发展.由此可见,在企业或单位当中必须要重视档案管理的相关工作,提高档案管理的效率和质量.
一、档案管理工作的重要性
随着信息化时代的到来,有越来越多的数据信息需要进行档案记录.在各行各业当中,档案管理工作水平的高低都会影响企业或单位的发展,由此可见,必须要提高档案管理的工作水平,才能发挥出档案的真正价值,做好为企业或单位的服务工作.档案管理工作能够起到一定的社会价值,主要表现在档案当中会对职工的进行详细记录,能够在招聘环节中提供有力的参考,便于企业招聘.不仅如此,也可以为员工的工资待遇提供有力依据,有许多单位或企业不仅仅会依据职工的工作业绩,还会根据职工的工作年限和工龄对其进行职位安排.从事档案管理的相关工作人员,必须要认识到档案管理工作的价值和意义,才能努力提高自身技能,提高档案管理工作的实效性.
二、档案管理工作的现状
(一)档案管理意识薄弱
众所周知,档案资料的信息量是非常大的,并且,档案信息会涉及到企业或单位的各个工作环节当中,档案信息的管理会影响企业或单位的发展.但在实际的档案管理工作当中,有许多相关工作人员并没有认识到其工作的重要作用,认为管理档案只是简单的把资料信息进行整理和保管,认为工作简单,不需要付出精力.并且,从事档案管理的工作人员普遍的年龄比较大,很难接受新的管理理念和方法,这也会阻碍档案管理水平的提高.
(二)档案管理不规范
随着企业或单位的不断发展,需要管理的档案信息会越来越多,如果档案管理的方法不够规范,那么会导致档案管理工作的滞后,甚至会将错误堆积起来,增加了管理的复杂性.
(三)档案管理工作信息化程度不高
在如今的信息时代下,信息技术被广泛的运用到各个领域当中,信息技术的运用能够给人们的生活和工作带来许多便利.在档案管理中也是如此,电子档案的出现和运用能够为此工作带来许多便捷.但当前,档案管理的信息化程度并不高,没有很好的将信息技术融入到管理工作当中,难以满足时代的发展需求.
(四)档案管理设备落后
由于许多单位和企业并没有给予档案管理工作足够的重视,导致企业或单位对此的投资力度不够,对设备的引进不够上心,因此,存在着设备落后,效率难以提高的问题.
(五)档案管理人员综合素质过低
从事档案管理工作的人员存在着综合素质低下的问题.综合素质低主要表现在专业素质低和职业道德素质低这两方面.其中,专业素质低会影响管理技术的提升,主要体现在专业知识能力不够;职业道德素质低会影响档案工作的安全性,容易出现失职的问题.
三、档案管理工作的策略
(一)提升档案管理意识
为了能够提高档案管理工作的质量,就必须提高对档案管理工作的重视力度.对此,高层领导者要认识到档案管理的重要作用,加强建立管理意识和管理制度的同时,也要注重严格对员工进行管理,让员工也对让管理工作的价值进行了解,端正工作态度.在企业或单位内部,可以通过宣传的手段,让领导者和工作人员都对档案管理工作有着正确的认识,从而提升领导者与工作人员档案管理的意识.
(二)健全档案管理制度
档案管理工作必须依靠完善的管理制度,才能让员工在工作中有章可依.由于档案管理的工作环节比较多,包含了对档案信息的整理、归档和保密保管以及后期的利用工作,这种多步骤的工作必须有规范的制度进行引导.在对档管理的相关制度进行建立健全时,需要根据每一工作环节的需求制定一个详细的制度规范,从而能够有效避免错误的产生.
(三)加强档案管理信息化
为了适应时代的发展,必须将信息技术运用到档案管理工作当中,实现电子档案的运用.信息化的档案管理能够提高档案管理的质量和效率,一定程度上能够解放劳动力和降低工作量.对此,企业或单位要注重对档案管理的先进软件进行引进,来建设信息化的档案管理.
(四)加大资金投入
在档案信息的不断增长中,档案管理的难度也越来越高,传统的管理方式已经无法跟上档案管理的工作需求.档案管理工作要依靠先进的技术和设备支持,对此,企业或单位就需要加大对其的资金投入,来引进高科技技术和设备.
(五)提高工作人员的综合素质
为了从根本上提升档案管理工作的质量,就需要重视提高工作人员的综合素质.在专业素质方面,企业或单位要重视招聘工作,提高招聘要求,要求工作人员必须熟悉档案管理的工作流程,并且,在上岗之前要對工作人员进行培训,通过培训,让其正确认识档案管理工作的价值,以及掌握先进的信息技术,来提升工作人员的专业素质;在职业道德素质方面,企业和单位在招聘时,要考虑到档案工作的保密性,要对人员的履历进行认真核实,还需要要求工作人员具备很高的自律性,避免出现安全隐患.
综上所述,高层领导和工作人员都要认识到档案管理工作的价值,对当前档案管理工作当中出现的问题进行分析,结合自身的实际情况和发现需求,进行有针对性的解决,来提升档案管理工作的质量.
参考文献：
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