《提升企业档案管理信息化建设的方法策略》
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[摘 要]随着我国信息化水平的不断提升,企业档案管理实现信息化建设俨然成为时代必然的发展趋势.从某种程度上来说,衡量一个企业档案管理水平,主要的依据就是该企业档案信息化建设程度,因此必须予以高度重视.文章主要结合本人多年的从业经验,针对企业档案信息化建设与档案信息化管理提出自己的观点与建议,仅供参考.
[关键词]企业档案管理 信息化建设 方法策略 分析
中图分类号：Y631 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）01-0330-01
前言：
随着信息化社会进程的持续推进,传统的档案管理模式已经无法迎合当前企业的发展需求.以数字化为主的信息技术逐渐应用于企业档案管理当中,并取得较好的应用效果.从一定程度上来说,企业电子档案的普及使用给传统企业档案管理带来全新的机遇与挑战.企业管理部门必须将工作重心转移到如何将原始档案记录转化为切实可用的信息档案方面,并将信息资源合理地反馈给档案使用者.为此,我们必须践行信息化时代的发展要求,积极地利用信息化管理手段,规避以往档案管理方面的不足.
1.实行企业档案信息化建设的必要性与相关要求
1.1 实行必要性
一般来说,企业档案是城市发展进程的历史记录与原始记录.企业档案信息化涵盖的内容较多且冗杂,基本上可以归为两个方面.一方面,狭义理解上的信息化.主要是指企业档案自身内容的信息化.另一方面,广义理解上的信息化.主要是指将企业档案包含的财务信息、决策信息等多方面信息进行有效融合,实现信息化管理.这两大方面属于相辅相成、相互促进的关系,并不是独立存在的[1].
而通过实行企业档案信息化建设基本上可以将这两方面的内容进行全面融合,利用相关的信息化技术能够将企业档案涉及到的各类信息进行充分整合,将信息资源合理地反馈给使用者,辅助使用者进行决策、应用.最重要的是,通过实行企业档案信息化建设还可以有效地解决以往管理方面的不足,从根本上提升企业档案管理效率,这对于企业档案管理而言,具有重要的意义,值得我们对其进行研究与建设.
1.2 相关要求
值得注意的是,工作人员若想切实地实现档案信息化管理,就必须在改进与完善计算机应用条件下,规范企业档案管理流程,与企业档案管理需求相符.其次,根据企业档案管理以往形成的处理流程,合理规划与设计企业档案信息化软件系统的相关功能,确保企业档案与档案管理的合理性与安全性.再次,结合信息化技术构建信息化系统,完善内部控制制度,规范实际的管理流程,为企业档案提供安全保障.另外,在使用电子企业档案的过程中,值得注意的是,必须严格确保电子企业档案的应用合理性与安全性[2].
2、现阶段我国企业档案管理存在的主要问题
2.1 企业领导对档案管理工作缺乏重视
现阶段,多数企业领导人员对于档案管理工作显得较为忽略,并未实行完善的制度或者措施对档案进行科学化与合理化的管理.多采取将档案管理工作交付与管理档案人员进行管理,并未将其视为企业管理的重点内容.然而,实际上档案管理水平的高与低是和每一个员工的切身利益息息相关,甚至与本企业的经济发展息息相关,必须予以高度重视.因此,企业领导人员应该及时转换以往的管理观念,树立企业档案信息意识,将各项管理内容积极落实到实处,实现预期的管理目标.
2.2 企业缺乏专业的信息化档案管理人员
多数企业档案管理人员比较缺乏信息化管理的相关意识,基本上还是凭借自身的主观经验进行管理,在实际管理当中较容易出现隐患问题,制约企业档案信息化的发展水平.究其原因,主要是因为企业比较缺乏专业的信息化档案管理人员,或者管理人员在信息化技术的应用方面显得尤为不足,影响企业档案信息化的发展水平[3].
2.3 企业档案管理的信息化程度亟待提高
虽然从某种程度上来说,企业档案管理基本上已经实现电子档案管理模式,规避以往纸质档案资料的不足之处,如易丢失、容易破损等问题,具有一定的管理价值,但是从实际的管理情况来看,企业档案管理的信息化程度仍旧亟待提高,如并未构建完善的信息化档案管理体系等,这无疑是在制约着企业档案管理的信息化水平.
3.提升企业档案管理信息化的方法策略
3.1 转变观念,树立企业档案信息意识
企业档案信息化从某种意义上来讲就是实现管理信息化,而现阶段多数管理人员还不具备信息化管理的相关意识,无法切实地贯彻与落实信息化管理内容.企业档案工作人员作为实现企业档案信息化建设关键要素与核心力量,为了确保企业档案信息化管理能够落实到实处,企业档案工作人员必须转化以往的管理理念,树立企业档案信息意识,推进信息化建设的发展进程.
这就要求工作人员应该认真做好信息化管理的各项工作内容,积极学习信息化技术,完善自身管理方面的不足,从根本上强化企业档案信息管理的水平.值得注意的是,工作人员应该不断补充自身的知识储备,根据信息化建设的发展情况,完善企业档案信息化管理的相关内容[4].
3.2 付诸实践,提升企业档案信息化应用水平
首先,我们需要配备计算机、服务器、扫描仪等硬件设备用于企业档案信息化建设工作当中.系统软件的开发与利用可以由计算机系统软件进行优化与实行,并构建统一化的管理、操作平台.其次,我们需要结合企业档案资料的相关内容,实现档案管理的数字化与信息化.从某种程度上来说,企业档案信息数据输入是企业档案信息化需要完成的首要任务,同时也是目录中心的基本工作.
针对各单位部门每年移交的大量企业建设资料,我们可以结合信息化技术,構建统一的数据格式体系,推行“双套制”工作模式,解决以往工作效率不高的情况.最后,企业档案信息资料的使用者需要进行网上身份验证,针对不同的使用者有选择地提供资料信息.
3.3 应用技术,做好企业档案管理工作
实现企业档案信息化建设需要以科学、合理的企业档案管理软件作为主要的技术支撑,单纯地以传统方式对企业档案实施管理是远远不够的.从某种程度上来说,企业档案管理软件集成各类管理软件全面性、智能性以及高效性的性能优势,能够有效地提升企业档案信息化建设水平,规避以往管理效率不高的情况.在应用企业档案管理软件的过程中,我们需要做好软件的安全设置工作,如设置访问权限、设置安全级别等,为电子文件管理、应用提供安全保障[5].
结论
总而言之,在信息化时代的发展中,以电子档案为主的企业档案管理工作俨然成为企业档案部门的工作重心,具有非常重要的管理地位.为了迎合信息化时代的发展需求,从事于企业档案管理的工作人员必须转变以往的管理理念,结合信息化技术,构建切实有效的企业档案管理体系,确保企业档案的完整性与真实性,以达到妥善管理的要求.除此之外,企业档案管理工作仍旧需要结合时代的发展,不断完善与改变,以便更好地为企业的经济建设与发展进程提供基础保障.
参考文献
[1]粟盛民. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 东方企业文化,2013（16）：128-129.
[2]刘素云. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 办公室业务,2016（07）：31+66.
[3]冯跃萍. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 黑龙江科学,2016,7（13）：138-139.
[4]陈硕. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 办公室业务,2015（20）：61+86.
[5]李峰. 提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J]. 办公室业务,2017（24）：89-90.
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信息化建设引用文献:
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