《怎样提高国有企业电子档案的利用率》
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[摘 要]面对大数据时代对企业档案工作提出的更高层次的要求,提高电子档案利用率,推动企业档案管理工作的开展,成为企业档案工作者无法忽视的命题.
[关键词]国有企业；电子档案；利用率
中图分类号：F272.9；G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）07-0337-01
一、档案管理在国有企业中的重要作用
档案管理这一概念首先是在国外被提出来的,随着全球化的发展以及经济文化的交流逐渐在我国的企业中开始应用,随着我国改革开放的不断深入,我国的国有企业也开始注重档案管理这一问题,档案管理不仅能够使国有企业的各种材料都能得到有效的保存,可以在国有企业的日产管理中发挥重要的作用,可以让国有企业的日常事务管理得到规范性的管理,在如今经济全球化时代与我国国有企业转型阶段中,需要从各方面注意国有企业的管理,所以如何不断提高我国国有企业的档案管理水平是非常有研究意义的问题,也是当下应该关注的热点问题,档案管理是一种信息资源的形成与整合,所有在国有企业的发展有重要作用.
二、宏观视角下档案资源的作用
2.1技术发展承载的意义
档案的真实性不会随着人类意志而改变,其能够让我们吸收到档案资源中的经验和教训,让利用者杜绝类似错误的发生,进而推动经济和文化的建设.所以说,档案资源是对人类智慧的总结,其蕴含着非常宝贵的经验和知识,尤其是档案中记录的技术资料,在经济文化发展中的作用更加重要.以技术性档案资源为例,其能够为广大管理人员、技术人员以及各行各业的工作人员提供借鉴和学习的依据,使之可以从中吸取大量的工作经验,以此来进行技术创新,工作创新,从而进一步推动经济文化的发展.例如,船舶的建造技术、传染病的防治知识、煤矿开采技术、航天技术等的发展,都是基于档案资源的借鉴与开发,而一步步趋于完善.
2.2历史赋予的文化内涵
由于档案具有资源收集、资源整理以及资源保管的特点,决定了其在反映历史真实性、直观性和价值性方面都较其他资源优越.可以说,档案是人类认识客观世界,认识历史的重要教材.而人类发展史是一部不能割裂的長篇历史,档案的存在,便是这长篇历史的真实写照.当前,档案提供的历史资料不但为人类历史的各个阶段提供了依据,也为一些重大举措的制定提供了非常重要的依据.在经济建设的过程中,充分开发利用档案资源,能够为一些重要制度、政策的制定提供历史性的参考.在精神文化的建设过程中,充分开发利用档案资源,能够发现精神文化建设存在的问题,为文化建设提供意见指导,从而不断地推动精神文化的发展.
三、影响电子档案利用率的因素
3.1政府管理国有企业档案漏洞百出
在我国企业中,改革创新一直是重点,但是随着市场的发展,对于国有企业的管理却有所减弱,政府在深化改革的过程中逐渐放松了对国有企业的档案管理,这样一来,国有企业在日常管理的过程中逐渐发展成为独立的个体,在一定程度上不再单纯依靠国家和政府的力量,随着政府进行转型,政府对于国有企业的档案管理漏洞的存在让国有企业在经营中面临了一些困难,现阶段政府对于国有企业的档案管理的一些机制还不够完善,所以政府对于国有企业的管理方式还是比较传统的,没有达到改革所希望达到的效果,所以政府对于国有企业档案管理存在一些矛盾,这样就不利于国有企业的可持续发展.
3.2国有企业内部结构发生变化
随着经济水平的迅速发展,国有企业也有了更多的要求和挑战,比如国有企业需要在内部建立现代企业制度,这样更有利于国有企业的长远发展,但是国有企业的内部管理结构是在政府管理的基础上进行设置的,所以内部管理结构存在一些不适合市场发展的问题,现代企业制度要求下,必须要对国有企业的内部管理结构进行改革重组,不按照政府的内部管理的标准进行,这样才能让国有企业档案管理职能部门独立出来,和其他的经营管理部分的只能得到明确的划分,原来的内部机构设置不利于国有企业档案管理工作的开展.
3.3国有企业信息化建设不断完善
随着网络计算机科学的发展进步,人工智能逐渐在社会的各方各面开始应用,因此企业的信息化建设也越来越完善,但是在这个科学技术飞速发展的环境下,国有企业的信息化建设却没有及时的跟上,尤其是在档案管理的过程中,大部分的国有企业还是依靠传统的管理方式对档案进行管理,这样就不能将档案管理的信息化建设落到实处,所以现在这种传统的档案管理的方法非常不适合企业的信息化发展,但是我国国有企业档案管理部门的机制还不够健全,抗风险能力还比较低,这就要求国有企业在内部档案管理过程中加强系统的建立与改革,只有有了完善的系统以及合格的系统管理规范,才能更好的为国有企业的发展做出贡献,完善的信息系统过国有企业的发展有着非常重要的作用,所以需要加强国有企业的信息化建设.
四、提高企业电子档案利用率的建议
4.1拓展多元化的档案服务方式
很长时间以来,档案服务的对象主要是国家政府.然而随着政府职能的转变,政府信息公开已经成趋势.而为了适应这一趋势,档案管理相关部门及其人员应积极改变“被动服务”方式,转变为主动服务,同时丰富服务形式,在注重信息的准确性和时效性的基础上,积极地为利用者提供技术、市场以及政策等方面的信息,进而满足人们对于档案资源的需求.例如,在提供服务的时候,应当积极主动的了解需求,或是通过设置阅览室以及公布档案史料等方式,以积极主动型服务来提高档案资源的利用率.
4.2积极拉动档案服务工作创新
不论是经济还是文化的发展,都离不开创新思维的存在.因此,在挖掘档案管理资源,促进档案利用率提升的过程中,应当时刻坚持改革创新精神,做到与时俱进,以积极向上的心态不断探索档案工作的新方法、新思路.提供优质服务的关键便是创新服务的机制,具体来说,在档案资源利用、监督的过程中,要做到“三个转变”：如前文所述的将档案工作方式由被动的“看门守摊”变为主动宣传或直接服务.其次,是将档案工作重心由以业务指导为主转变为以执法检查为主.再者,是将档案管理模式由传统的保管方式转向重视信息化建设的现代化的模式.除上述外,档案工作还应当做到和不同时期经济和文化建设中心的紧密结合,进而达到通过学习新知识,研究新课题来进一步档案创新工作的思路和方法,不断拓展服务的领域,实现档案服务工作的创新发展.
4.3结合实际需求展开档案调研
档案资源开发利用的最终目的是将档案转换成促进社会发展的精神和物质财富.所以,要想实现这一最终目标,档案部门必须尽可能的充分利用档案资源.例如,安排档案管理人员积极主动展开档案资源的调查研究,掌握利用者的需求,并在充分调研的基础上调整档案开发策略,从而促使档案信息资源得到更进一步的开发.然而,需要注意的是,在进行调查研究的时候,档案管理人员应当具备一定应变能力,加强对档案资源的动态分析,以全面把握档案利用动向.此外,档案人员还要深入了解本部门以及本系统的相关资源,主动掌握需求,提前挖掘并传递潜在的档案资源,进而最大限度的发挥资源应用的价值.
五、结束语
总而言之,在新形式新背景下,市场竞争越来越激烈,企业与企业之间的竞争也越来越激烈,多于国企的发展来说,要不断提高国有企业档案管理水平,从各个方面加强对企业的建设,从内到外的完善我国国有企业的档案管理机制,这样才能将档案管理的信息化建设落到实处,也才能促进转型期的国有企业提高自身竞争力,实现国有企业的可持续发展.
参考文献
[1]王玉梅,张丽.提高企业档案馆电子档案资源利用率[J].包钢科技,2012,38（06）.
上文总结:此文为一篇关于国有企业和利用率和档案方面的电子档案论文题目、论文提纲、电子档案论文开题报告、文献综述、参考文献的相关大学硕士和本科毕业论文.
电子档案引用文献:
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