《论基层农业科研院所如何规范文书档案的管理工作的若干问题》
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摘 要：在基层农业科研院所工作中,文书档案管理属于基础性和服务性工作,发挥着极为重要的作用.能够记载和整合基层农学科研院所工作的历史成绩和管理水平等内容,可以作为院所发展的重要依据.本文对基层农业科研院所文书档案管理工作的现状进行分析,并提出规范文书档案管理工作的意见和建议.
关键词：基层管理工作;农业科研院所;文书档案;管理工作
基层农业科研院所中文书档案管理工作具有极为重要的意义,能够体现本单位的工作成绩和管理水平.现阶段,基层农业科研院所更偏重于进行科学研究,对文书档案管理工作的重视程度不足,工作中没有充分的挖掘和利用文书档案管理工作的实际价值,因此文书档案管理工作不能为农业科研院所发展做出应有的贡献.新形势下,为了能够跟上时展的步伐,农业科研院所需要强化文书档案管理能力,为单位建设和科研活动打下坚实基础.
1 基层农业科研院所文书档案管理工作现状
1.1 没有正确认识文书档案管理工作的作用
农业科研院所是进行科学研究的单位,科研是整个单位的核心工作,其他工作都是围绕整个核心展开的.大多数的员工心中,甚至有些管理人员心中,对文书档案管理工作都没有正确的认识,认为文书档案管理工作只是存留一些资料和文件,只有需要的时候才会想到这个部分.因为对此项工作没有足够的重视,因此在此项工作上的投入力度不足,因此文书档案管理工作无法发挥出其优势作用.
1.2 文书档案管理人员专业能力不足
农业科研院所是公益属性的事业单位,工作人员大多数都是从事农业科技研究工作的技术人员,管理人员数量有限,还有很多人身兼数职.文书档案管理者也是如此,处理要负责文书档案管理工作之外,还可能需要处理行政、后勤等工作,不能将全部的精力和时间都投入到文书档案管理工作中,因此文书档案管理工作会存在各种问题,比如不能及时收集、材料不齐备、分类不规范等.工作人员的专业能力不足,同时缺少参加专业培训和学习的机会,需要在实践中积累经验,因此工作的规范性不足.
1.3 文书工作和档案工作不能顺畅衔接
档案管理工作的前提是文书工作,档案管理是文书工作的延续,两者之间是一个统一体,但是又相对独立;联系紧密又有明显的区别.农业科研院所的文书管理人员档案管理能力相对较弱,档案管理人员对文书工作又不熟悉,因此两方面工作无法顺畅衔接.工作中,文书管理人员手中会保留一些文书材料,没有按照规定时间归档,会导致遗漏或是丢失.有些归档后也没有按照档案管理规范进行处理.
1.4 缺乏完善的管理制度
农业科研院所不断对自身的管理制度进行完善,但是对于文书档案管理工作却没有提出明确的要求和规范,即便是有些规定涉及文书档案部门,执行力度也不足.因此使得很多具有珍贵价值的文书档案没有进行合理处理.目前并没有规范、标准的开展文书档案管理工作.档案材料长时间挤压,没有规范处理和归档,查找使用不便利.针对科研项目的专项档案管理工作能力不足,档案通常在科研人员手中存放,导致材料无法发挥出实际价值.
2 规范基层农业科研院所文书档案管理工作的有效措施
2.1 转变思想,提升对文书档案管理工作的认识
基层农业科研的档案汇总了各项组织活动及科研活动的完备材料,既体现不同时期的物化成果,同时也是同类型科研工作重要历史依据,对于院所未来发展有着重要作用.因此基层农业科研院所管理人员首先要提升对文书档案管理工作的重视度,将其纳入重要管理工作范畴内,并且认真执行和落实.将相关的法律法规和管理规定利用多种形式在单位内部进行宣传和学习,让职工能够充分了解文书档案管理工作的重要性,从而积极配合文书档案管理工作,促进文书档案管理工作规范的开展.同时要建立完善的机制对文书档案管理工作进行管控,单位还要加大投入力度,能够给予文书档案工作更多的支持,全面提升文书档案管理工作水平和质量.
2.2 建立完善的规章制度
单位需要建立完善的文书和档案管理制度,明确工作人员的岗位职责,制定细节工作的规范和制度,使文书档案工作能够有据可依,并要求工作人员能够严格执行,确保落实每项细节工作,例如制定文书档案收集规定、保管制度、保密制度、查阅制度和查阅权限等制度,并且要监督工作人员能够严格按照制定的规章制度办公,提升文书档案管理工作的实效性,使文书档案管理工作更为规范和高效.
2.3 加强文书档案管理队伍建设,提升人员总体素质
基层农业科研院所目前专职文书档案管理人员较少,工作人员没有受过系统训练,不具备熟练的专业技能,和工作标准化要求具有较大的差距.如果还兼任其他职位,工作效率较低.因此农业科研院所需要根据实际情况,配备足够的专职文书档案管理人员,使其能够致力于文书档案管理工作,提升文书档案管理工作的效率和质量.随着科学技术的发展,单位还要积极的引入信息技术和文书档案管理综合人才,能够利用信息化技术不断完善文书档案管理工作.同时要重视对人员进行培训和考核,积极学习新的知识和新型工作理念,能够提升人员的专业能力和技术水平,更好的开展文书档案管理工作,满足新时期社会对基层农业科研院所文书档案管理工作的新要求.加强文书档案管理队伍建设,培养业务能力强、勇于创新的档案管理人才.
2.4 强化部门配合,提升文书档案工作效率
档案工作管理内容主要为职能部门的文书材料,因此文书质量直接决定了档案工作水平.必须首先重视提升文书质量,人员需要及时准确的处理文书,重要的治疗需要及时收集,整理后立即归档,实现文书档案一体化.新时期,还要加强文书档案管理的现代化建设,利用先进的信息技术、大数据和智能化技术,将其应用于文书档案管理工作中,提升文书档案管理工作效率,能够更好的保存文书档案资料,可以方便的调取和使用,提高文书档案的利用率.配备专业设备开展无纸化办公,将文书档案处理为数字资料进行存储,节省存储空间同时还能避免因为各种原因导致文书和档案丢失、破损,更好发挥文书档案工作价值.
3 结束语
基层农业科研院所的文书档案管理工作客观的记录了单位各方面的真实发展和科研活动等情况,能够作为后续工作的重要依據,具有极高的参考价值.因此单位领导需要提高重视度,强化部门之间的配合,加强文书档案管理队伍建设和部门信息化建设,提升人员综合素质,全面提升文书档案管理工作的水平和质量,更好的服务于科研活动和单位发展.
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农业和文书档案引用文献:
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