《科技档案和文书档案检索方式对比分析》
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【摘 要】现如今,档案管理工作逐渐朝着信息化和智能化方向发展,在实际的档案管理工作中,档案信息的载体出现了明显的变化,从以纸质档案为主转变成以电子档案为主,还包括一些胶片档案等等.其中科技档案和文书档案是相对比较重要的档案形式,二者的检索方式应该受到工作人员的高度重视.
【关键词】科技档案;文书档案;检索方式;对比分析
我国档案事业取得了跨越式的发展,人们逐渐开始认识到档案管理工作的重要性,甚至部分企业还加强了对档案管理的信息化建设,进一步对档案检索体系进行完善,以此来满足使用者对档案多方面的需求,不仅大大提高了档案管理工作水平,还有效推动了我国档案事业的长远发展.因此,本文重点对科技档案和文书档案的检索方式进行对比分析,得出两者在档案管理中的不同作用.
一、档案检索对比分析
（一）科技档案检索系统.档案检索系统运行的高效性主要取决于档案馆组织的形式.在科技档案检索系统中,检索结构主要为树形,其属于非线性结构的一种,在计算机领域中得到了广泛的应用.多数档案类型应用这种形式来进行描述,这种树形结构体现出一定的科学性和标准性.档案检索体系主要是根据不同角度来对馆藏室的内容、特点进行揭示,根本目的就是为了满足使用者对档案的检索需求,其自身具备了独特的使用功能,又可以和其他检索工具共同协议使用,而通过加强建立合理完善的档案检索体系有利于提高档案服务质量以及档案资源利用率.1.科技档案检索结构.在科技档案检索工作中,需要根据档案的编号和代码来进行检索,这一基本目录通常都在档案馆中形成.做好编号工作需要对档案文件进行分类,其中包括产品、项目以及仪器和设备,等等.档案检索目录的编制需要进行分类编号,方便馆藏工作人员对不同类别的科技档案进行分门别类地存放.对每一项档案资料的内容和数量都进行记录,有利于档案管理工作的进行,同时能够使档案更加容易被检索到,便于查找和查看.2.科技档案检索信息.科技档案一般都要建立档案编码,一旦建立了档案编号,就是一种能够识别的代码.由于科技档案的数量巨大,而且学科门类很多,为了便于档案资料的存放和检索,都需进行分类编号.档案编号主要由全宗号、分类号以及案卷号等形式组成.
（二）文书档案检索系统.1.文书档案检索结构.同样,在文书档案检索工作中,根目录也是档案馆给定的全宗号目录.档案在存储的过程中最小的单位为文件,在实际的整理工作中主要按照已有的档案整理方式来进行.其中归档的档案文件需要根据分类的方案以及编制的顺序来对文件的目录进行排列.2.文书档案检索信息.在文书档案检索的过程中,可以按照相应的分类标准、排列标准以及编码结构的相关规定来进行检索.在此过程中,可以按照年限、保管期限以及机构和方法等进行档案编码.归档文件要控制在最低一级类目中,按照事件发生的时间、重要性等来进行排列.能够采取集中排列的文件主要为会议文件、统计报表等.归档文件通常情况下是按照排列顺序依次编号,并且在文件的上端位置盖章,填写相关的内容.
（三）档案检索对比.科技档案和文书档案的检索方式,都是从两者档案资料的性质和用途出发来设计的,馆藏工作人员便于存储的同时,有利于查阅者的检索和查找,在实际档案管理工作中,档案资料的类别繁多,检索方式也各不相同,因此需要结合档案资料的内容和特点来选择合适的档案检索方式.以下对科技档案和文书档案的检索特点进行对比研究,以便给档案管理者在检索方式选择上提供依据.1.检索档号章项对比.（1）全宗号需要由档案馆给定,其中档号章项、归档章项的全宗信息相同.一般项目科目的档案资料的馆藏全宗号都是相同的,以便存储和查阅.（2）档案的分类中主要包括分类号和类别,如果单位的分类方案以类目机构名称和类别号为基础,那么二者在某种程度上是一致的.具体来说,分类号使用的是代码的形式,而类别则是用文字的形式来进行描述.（3）文件排列编号主要包括两点：一是文件序号,一是件号.其中文件序号主要是指目录文件的相关编号.2.检索方式对比.从科技档案和文书档案检索方式的对比可以看出,档案文件完全可以按照全宗号、分类以及案卷的形式来进行检索.具体来说,在科技档案中,可以直接用档号进行检索,但是其前后的分类必须具有一定的固定性.年度、保管期限等信息一般在案卷号中得到体现.同时由于档号是以代码形式出现,对分类、排序、检索都很方便;文书档案通过多级分类检索文件,前后分类级别随意性较大,按照机构（问题）、年度和保管期限的分类是对等的,没有级别差异,文件按照分类的前后次序不同,其检索次序也有一定的差别,归档章项信息一般也不使用代码形式,而用文字表示.
二、档案检索分析应用
（一）文件检索的统一性.文件的归档主要是易于将来利用,所以应该在文件的分类、检索等方面具有科学性.现代科学证明电子文件的树结构存储是很科学的,档案也是树结构存储,一个档案馆类似于电子文件的一个存储磁盘使得档案管理在分类、检索、排序和统计等方面更具科学性.无论是文書档案,还是科技档案,都可以充分利用树结构对档案资料进行存储和检索,有利于档案检索的便利化,同时也为更多的档案检索方式提供了依据,因此无论何种形式的档案检索方式,其检索的原理都是一样的.
（二）文件整理方式的选择.在档案整理中,不可能只有文书档案和科技档案,实际的档案材料是多样的,在实际档案管理和档案检索中,需要根据档案资料的性质和特点,选择合适的检索方式,甚至可以进行几种检索方式的综合使用,只要有利于档案资料的存储和检索,文件整理方式都可以大胆创新.如行政机关的行政许可和行政处罚等业务案卷,案卷材料有些可能是由单页纸张、多页文件、可行性报告书、工程图纸等组合而成,有些可能只是简单的文件组成,整理方式难以统一,所以要根据实际情况和便于检索的原理进行选择.
三、结论
档案通过多级分类来固定文件的位置方便档案检索.检索的根为档案馆,档案馆对不同的单位赋予全宗号,形成全宗号目录;每个单位对不同的内容或类别,包括机构、问题等进行分类,形成类别目录;进一步细分,形成文件目录,依次可以检索到需要的文件材料.本文对科技档案和文书档案的检索方式进行对比分析,希望可以促进两种档案方式在实际中的运用,加强建立完善的档案检索体系是至关重要的,不仅能够充分满足使用者对档案多方面的需求,同时还可以从多个角度清晰反映出馆、藏室的内容、特征,有利于推动我国档案事业的可持续发展.
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