《医院文书档案管理工作》
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[摘 要]医院的文书档案作为医院管理的重要内容记载着历史的发展历程,体现了医院在不同时期的重要的活动、人物与工作.医院文书的档案管理工作一般指对文书档案的整理、收集、立卷、查阅、归档与利用等.积极做好文书档案的管理是医院提高管理水平的需要,也是医院管理走向规范化,科学化的重要标志.本文首先对医院文书档案管理存在的问题进行简要分析,然后对新形势下如何改进医院文书档案管理工作进行了探讨.
[关键词]新形势；医院；文书档案管理；问题；措施
中图分类号：G271；R197.32 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2019）01-0332-01
医院文书档案是在医院发展建设过程中不断积累形成的,它真实的记录了医院的发展轨迹,而且可以反映出医院在基础设施建设、人力资源管理、财务管理以及业务素质改进等方面在发展过程中的问题与成果,医院可以对以往的工作经验进行总结并从中吸取教训,从而促进医院的长期稳定发展.
一、医院文书档案管理存在的问题
1.重视程度不够.
我国大多数医院都比较重视医疗服务,而忽视医院的文书档案管理工作,对文书档案管理的观念比较淡薄,一味地加强业务能力、忽视对档案的管理工作.医院管理人员对于医院的文书档案管理工作的重要性认识不上去,认为档案管理工作没有什么技术含量和价值,甚至认为这项工作可有可无,文书档案管理得不到该有的重视,没有科学的考核机制,这就很容易造成文书档案资源开发的严重不足,利用率也不高.
2.管理制度欠缺.
一般情况下,医院会制订完整的管理制度,但是,在文书档案管理方面,没有明确的要求和科学的管理模式,在制定规章制度时没有制定有效的文书档案管理制度.文书档案管理如果不能得到重视,档案不能及时进行整理收集,严重影响文书档案的收集效率和完整性.使文书档案管理和信息管理工作脱节.由此可见,完善的管理制度对于文书档案管理工作的重要作用.
3.硬件投入不足.
根据对我国部分医院调查研究发现,很多医院文书档案室和文书档案设备都没有满足档案保管的要求.同时文书档案的管理技术还采用传统的档案管理办法,不利于文书档案管理工作的完善发展.随着我国科学技术的不断发展,计算机网络技术逐渐被应用到医院管理中,传统的文书档案管理办法已经不能满足当代医院发展的要求.除此之外,受经济条件等因素的影响,医院在文书档案管理方面的資金投入严重匮乏,使文书档案工作的发展受到制约.
二、新形势下医院文书档案管理的措施
1.管理人员加强重视.
医院管理人员对文书档案工作的高度重视是做好文书档案管理工作的重要前提和基本保障.医院的管理人员要从思想上真正将文书档案管理工作重视起来,不断增加档案管理方面人力物力,财力资源的投入,在日常管理中强化管理工作的质量,最终推动医院文书档案管理工作的顺利进行.医院管理人员应该以身作则,主动参与文书档案管理工作的学习,并定期组织员工进行文书档案管理工作培训,提高所有管理人员的专业技能和文书档案管理理念,保证医院的文书档案管理人员可以认识到文书档案管理工作的重要性.档案管理工作不单单是医院档案管理机构的事情,同各个部门以及科室都有着密切的联系,尤其是在前期收集档案资料以及后期查阅的阶段.所以管理人员高度重视以及工作人员的主动参与是确保医院的文书档案管理工作能够顺利完成的重要保障.
2.改善软硬件设施.
医院应当不断更新自身的文书档案管理软件设施以及硬件设施,定期检查医院文书档案存放场所的各项设备,实时监测存放环境,保证档案存放的消防安全.此外应当及时更新办公管理软件,便于档案管理人员快速及时处理大量的档案数据,不断优化改进工作流程,提高档案管理的效率.要做好文书档案的管理,还应当开发利用多元化的检索工具,转变传统纸质检索方式,从而改进调档效率,便于用户及时找到需要的信息.在此基础上,医院应当定期更新维护文书档案,保证档案资料的可靠性以及真实性,改善建档以及存档质量.
3.严格落实归口管理.
医院内部的文书往往需要涉及院长办公室、财务处、人事处、设备科、医务处以及后勤保障部等,院长办公室属于文件管理运转的核心机构,需要把文书档案归口管理,由院长办公室负责定期督促各个不同的科室将文件整理上交,防止文件的零乱、分散以及长期堆积,保证归档文件材料完整、齐全以及保密,分析文件材料的联系,建立专一管理的模式,系统整理医院的文书档案材料.
4.提高文书质量.
文书作为档案前身,经过整理、收集以及归档之后形成档案,所以文书质量的好坏会直接影响到档案质量.定期综合分析医院的文书规范状况,查找其中存在的问题,在此基础上研究整改的措施,组织医院的行政人员进行文书写作以及处理方面的专题讲座,能够改进医院文书水平.医院应当重视文书档案的收集、整理以及归档监控力度,重视文件的底稿、批复、附件收存,充分利用收文登记簿以及发文登记簿,把处理结束的文件逐件核对检查,根据文件档案之间的关系,做好文书立卷工作,将零散文件根据要求系统整理,做好文件归档的准备.
5.推进档案电子化进程.
信息技术的发展进步,颠覆传统的文书档案管理方式,使用文书档案管理系统,有利于实现医院档案的电子化加工,全部文件根据收发文的序号排序并且录入,根据归档要求做好分类保存以及备份,一方面能够改进资料规范高效的管理；另一方面也能提供准确快捷的检索平台.此外,在推进电子化管理过程中,需要做好档案保管以及保密工作,尤其是要做好防损害以及防消磁的工作,必要情况下应当复制副本甚至异地保存,并且根据电子档案的秘密等级分别管理.秘密等级较高的档案需要加密处理.
6.提高档案管理人员素质.
档案管理的工作对工作人员责任意识以及工作作风的要求都比较高,医院应当根据具体情况,来组织开展文书档案管理方面的培训,派遣工作人员外出学习培训,提高档案管理工作人员的综合素质,确保他们熟悉文书档案的整理、归档、立卷、借阅以及销毁等工作内容.
三、结束语
综上,医院需要高度重视文书档案的管理工作,针对当前文书档案管理存在的问题,不断探讨改进文书档案管理质量的方法,从而实现文书档案管理的高效化、规范化以及信息化,为新形势下的医院发展提供保障.
参考文献
[1]魏超.医院档案管理工作存在的问题及对策[J].山东档案,2014,8（3）.
[2]孙凤英.关于加强医院档案管理工作的思考[J].广东档案,2015,10（4）.
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文书档案引用文献:
[1] 文书档案论文选题范文 文书档案毕业论文题目怎么定
[2] 文书档案相关论文参考文献 文书档案论文参考文献哪里找
[3] 文书档案论文大纲模板范文 文书档案论文框架如何写
