文书档案和信息化管理硕士学位论文范文关于文书档案和信息化管理毕业论文格式范文10000字有关写作资料-论文写作网

文书档案和信息化管理论文范文

文书档案管理是医院日常管理的重要内容,对医院前景发展、内部规划有着重要影响.随着信息化时代的到来,医院文书档案管理正逐渐向线上过渡.但由于医院文书档案范围广、内容多,因此在向信息化管理过渡的过程中还存有一些管理不足的问题.需要档案管理人员结合院内档案管理需要,做好管理计划,提升自身管理能力.

一、医院文书档案信息化管理的意义

（一）提高医院整体管理水平.信息时代的到来,改变了人们的日常生活工作方式,也提高了电子数据的重要性.文书档案是医院数据的重要组成部分,想提高其信息化管理能力,首先应提高医院服务水平,通过建立医院网页提供一些线上咨询、挂号业务,可以帮助广大居民足不出户就能依照自身患病情况进行查询,而档案管理人员也可以通过每日登录后台,检查线上使用情况,整理患者档案数据,提高档案管理效率.其次,通过信息化档案管理,能提高院内各部门间的沟通效率,信息数据具有即时性与联通性,各部门档案提交者通过数据更新,能及时向档案管理人员传递资料,其他科室也能看到权限内的档案更新内容,大大提高了各部门间的工作沟通效率,促进医院管理水平的提高.

（二）提升档案管理人员工作效率.医院文书档案管理具有范围广、内容杂等特点,因此相应提高了管理难度,要求管理人员既要清楚各部门工作、活动特点与档案内容,还要及时进行档案归类整理,提高档案的利用率.但是传统档案管理多为纸质档案,在收集、核对、归类过程中,需要耗费档案人员大量的工作精力,一旦出现信息错误,需要及时登记记录并一层层进行修改传递,降低了管理效率,同时还提高了人为误操作影响.通过进行信息化,能有效减轻档案管理员的工作量,通过系统筛选就能快速挑出一部分不合标准的档案,并且电子传递效率较快,也方便档案归属人进行修改.另外,对于一些珍贵的档案资料,可以将其转换为电子形式进行保存,降低了外界因素对其的影响,提升档案保存质量.

二、目前医院文书档案信息化管理存在的问题

（一）管理人员意识不足.档案信息化虽然能有效提高档案管理效率,但是目前很多医院管理者还存在意识不足的问题.首先是部分院内管理层人员没有意识到文书档案管理的重要性,没有此方面的信息化建设,直接降低了信息化普及效率.其次是医院中有相关的信息化设施,但缺乏长期有效的监督机制,工作人员还是习惯用手工管理进行操作,使得信息化管理系统没有充分发挥管理效率,降低了管理效率.

（二）院內信息化建设力度不足.一些医院管理者将管理重心放在医疗水平提升方面,没有意识到文书档案管理对于医疗水平提升的重要意义,其在信息化建设方面也有所偏向,导致院内档案信息化建设不充分,还在使用型号较老或版本较旧的管理系统.当档案信息数据较多时,系统处理速度就会受到影响,降低管理效率,而且管理系统与计算机操作系统不兼容,也容易出现程序卡壳现象,进一步影响其数据处理效率.

（三）档案管理人员信息素养不足.很多医院为顺应时展,会适当增加医院信息化建设力度,但是由于档案管理人员一般是一些年纪较大的员工,其工作经验、档案熟悉度虽然较高,但是信息化设备应用能力却不足.不能完全掌握系统操作功能,更容易出现误操作问题,降低了使用效率.而且不注重系统维护与更新检查,在出现操作问题时,也不能及时解决,反而降低了档案管理质量.

三、提升医院文书档案信息化管理效率的策略

不论是信息化管理还是手工管理,提高医院文书档案管理能力的核心都是人,因此要提高全面档案管理意识,从医院管理层到档案室工作人员再到各科室资料整理人员,都要意识到档案管理对医院发展的重要影响.因此管理人员应从以下几方面入手做好档案管理工作.

（一）加强信息化建设,提高管理硬实力.首先,管理人员应结合院内档案类型及档案数量等因素,选择符合本院工作特色的档案管理程序,并依照信息化管理需求,更换相应的管理设备,提高系统工作效率.其次,要做好相关人员培训工作,请程序开发人员来院内,对档案管理人员进行现场培训,提高其操作能力,并了解每一功能模块的使用特色,并留下电子版与纸质版两类使用教程和,免费提供技术支持,提高管理人员的工作效率.另外,管理层也可结合实际需要,适当增加档案管理人员数量,聘用一些专业契合度较高,信息素养能力较好的大学生,进行辅助管理,进一步提高管理质量.

（二）制定相应的管理制度,提升管理软实力.管理人员应制定相应的信息化文书档案管理计划,提高档案管理效率.首先,由于医院每日都有就诊病例,因此档案信息量较大,应要求档案管理人员及时做好备份工作,并定期进行档案收集与清理工作,清除无效档案,避免占用过多资源空间.医院管理层可成立监督小组,定期检查院内档案情况,了解该一段工作日内档案数量、类型变化情况,从而推断、整理出下一阶段的工作管理重点.其次,院内研究资料、发表文献都是珍贵的文书档案资料.因此监督小组应要求档案管理人员要做好备份整理工作,并设置相关查看权限,进行分层管理制度,只有高层领导及研究相关人员才有资格查看.其他人员要查看档案,必须有相应的查看证明,才能给予访问权限.另外,要设定相应的修改权限,这样能有效提高档案管理的安全性,其内容不会被随意更改,提高档案价值.

（三）提高管理人员专业素养,提升信息化管理效率.应定期对院内管理人员进行能力培训,提升其专业素养,加快档案管理的信息化转型速度.首先,做好材料收集整理,由于院内资料信息量较大,其来自于各个科室部门,因此要提高收集整理效率,才能提高档案管理的全面性与综合性.在此过程中,要及时与各部门资料负责人进行沟通,让其了解电子档案的建立标准,减少格式错误的产生;在处理上级文件时,管理人员要事先做好登记工作,在了解文件内容并做好标注后,进行下一步检查、审核工作,并及时提醒上级领导进行阅办.其次,在归档立卷时要分清主次,这样能有效提高档案管理的实用性与针对性,及时依照档案数据进行归档,对于一些尚未完成的任务要及时标注,而不是一股脑进行归档.档案人员还要注意区分不同档案间内容与形式的不同,明确适用对象.另外在归档的过程中,管理人员还要提高对档案重复情况和冗余度的关注度,依照档案间的联系,将相关性较强的档案进行统一整理.明确档案书写规范,内容不完整或格式不规范的档案都不能入档,找出同样问题的档案交予负责人进行修改、调整,提高后期档案管理效率.