《新形势下的企业档案管理策略》
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摘 要：新形势下,市场竞争更加激烈,企业的经营环境也随之发生变化,这种变化也要求企业必须改进档案管理工作.档案是企业经营发展的真实记录,做好档案管理工作,有利于企业制定科学的经营决策,从而提高经营管理水平,推动企业的更好发展.本文就新形势下企业档案管理策略作了相關分析.
关键词：新形势;企业;档案管理;策略
企业档案管理是企业管理的重要组成部分,企业档案管理工作的好坏直接影响到了企业经营发展水平.现阶段来看,我国许多企业看重的依然是如何创造更多的经济效益,对档案管理工作尚未引起应有的重视,以至于企业许多档案信息归档不及时.企业档案是企业经营发展的真实记录,如果档案信息不完整,就会阻碍企业经营发展.新形势下,企业经营环境变得更加复杂,探索企业档案管理工作的现代化发展之路已成为企业持续发展的重中之重.为此,企业要革新观念,重视起档案管理工作,采取有效的策略,提高档案管理实效.
1 新形势下企业档案管理工作暴露的问题
1.1 企业档案管理意识不高
企业档案是指企业筹建以来各项活动中形成的对本公司以及国家、社会具有利用、保存价值的各种不同载体形式的历史记录.就目前来看,我国许多企业对档案管理工作的重视度还不够高,普遍人为档案管理工作不仅不能给企业创造直接的经济效益,反而会增加且经营负担和成本.由于企业对档案管理工作不重视,就会造成企业许多档案信息无法及时归档,进而阻碍企业的稳定发展.
1.2 企业档案管理方式落后
目前来看,我国许多企业档案管理工作还停留在传统模式下,档案信息的收集、存储及调用等还是靠人力来完成,而随着企业规模的扩大,企业档案数量也会不断增多,这种传统的工作方式不仅效率低,而且很容易造成档案信息的失真,进而不利于档案管理工作的有效开展,会严重阻碍企业的发展.
1.3 档案管理人员业务能力有待提升
企业档案管理工作比较专业,对档案管理人员有着较高的要求,这种要求不仅体现在专业领域上,也要求档案管理人员具备良好的服务意识和崇高的职业素养.但是就目前来看,企业档案管理人员不够专业,大多为人员,他们在具体工作中仅局限于档案信息的收集和归档,缺乏工作主动性.另外,随着企业规模的扩大,企业档案数量也日益增多,档案管理难度也不断增多,许多企业未能结合企业发展形势配备专业的档案管理人员,以至于档案管理质量一直上不去.
1.4 档案管理制度不完善
企业档案管理工作涉及档案的收集、归档、销毁、调用等多个环节,而每一个环节都需要相应的规章制度来约束和规范.但是就目前来看,企业档案管理制度还不够完善,只是从整体上对档案管理工作作出了相关规定,对档案收集、归档、销毁、调用等环节的具体操作尚未作出明确规定,以至于档案工作难以有序进行.另外,档案管理工作相关责任没有落到实处,以至于一些档案管理人员在工作岗位中马虎大意,严重影响到了档案管理质量.
2 新形势下企业档案管理策略
2.1 树立正确的档案管理观念
企业档案管理工作事关企业的长远发展,面对经济新形势给企业带来的冲击,企业应当正确认识档案管理工作,将档案管理工作上升到战略高度,因为企业只有重视起档案管理工作,企业经营发展过程中产生的档案信息才能得以有效利用,进而获得更好发展.一方面,企业要从思想上引起重视,明确档案管理工作在企业经营发展中的作用和地位;另一方面,要设立专门的部门负责档案管理工作,从而有针对性地做好档案管理工作[1].
2.2 推进档案管理信息化
档案管理信息化是企业档案管理现代化发展的重要举措,以信息化手段取代传统的档案管理方式,可以大大提高档案管理效率和质量,更好地服务企业.作为企业,要认识到档案管理信息化的重要性,加大档案信息化的投入[2].首先,要结合企业档案管理工作的需要,构建统一的档案信息化管理系统,全面实现纸质档案向电子档案的转变;其次,结合不同类别档案的要求,在档案信息化系统中建立相应的子系统,并完善检索窗口,以便使用者可以快速调用相关档案信息;再者,要明确档案信息化标准,按照规范的技术标准来推进档案工作的有序开展.另外,在推进档案管理信息化的过程中,要做好档案信息安全管理,防止档案信息遭受恶意攻击和窃取,确保档案信息完整、真实.
2.3 强化档案管理人员的培训
作为档案管理工作的主体,只有不断提高档案管理人员的能力水平和职业素养,才能更好地保障档案管理质量.因此,企业要强化档案管理人员的培训.首先,强化档案管理人员业务培训,使其熟悉档案管理相关规章制度,能够按照相关要求来管理档案;其次,强化档案管理人员能力的培训,包括组织能力、管理能力、信息化应用能力,确保档案管理人员能够胜任新形势下企业档案管理工作的需要;再者,结合企业档案管理的需要,对外引进专业的档案管理人员,壮大档案管理队伍[3].作为档案管理人员,更要主动去学习新知识、新方法、新技术,使自己能够胜任档案管理工作.
2.4 完善企业档案管理制度
制度是企业管理工作顺利进行的保障,只有完善档案管理制度,才能更好地约束和规范档案管理工作.因此,企业要结合实际,完善档案管理制度[4].首先,企业要按照国家有关档案管理建设标准和规范,完善电子文件的形成、流转、处置和监控制度以及收集、归档、鉴定以及销毁制度,从制度层面对档案管理工作作出全面的规定,从而推动档案管理工作的规范化发展;其次,完善档案监督机制,对档案工作全过程进行有效的监督,确保各项工作有序进行;再者,落实审查机制,对档案信息进行全面核查,确保归档的档案信息完整、真实.
3 结语
综上,企业档案管理工作与企业自身发展密切相关,企业要想稳定地发展下去,就必须做好档案管理工作.新形势下,企业要正确认识档案管理工作,不仅要完善档案管理制度,更要强化档案管理人员的培训,加快档案管理信息化建设,从而推动档案管理工作的有序开展,提高档案管理水平,更好地发挥档案在企业经营发展中的作用.
参考文献
[1]陈霞.新形势下企业档案管理问题探究[J].智库时代,2020（10）：44-45.
[2]苏瑞婷,杨宁.对新形势下做好企业档案管理工作的研究与创新[J].机电兵船档案,2020（01）：44-45.
[3]李惠俊.新形势下加强电力企业档案现代化管理的思考[J].技术与市场,2019,26（12）：217-218.
[4]王志平.新形势下企业档案管理信息化建设研究[J].产业与科技论坛,2019,18（23）：260-261.
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档案管理和国内宏观引用文献:
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[2] 档案管理和国内宏观论文范文集 档案管理和国内宏观类有关在职研究生论文范文2万字
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