简介:该文是关于电子文件方面参考文献格式范文和管理部门相关专升本论文范文.
摘 要：各个行业在办公的时候基本都是采用自动化的形式在办公,因此也出现了很多的电子档案.电子档案的出现对纸质的档案造成不小的冲击.电子档案使用的越来越多,就要对电子档案尽心管理,而且还要保证电子档案的完整,使其在使用的时候能够有效.主要分析了电子档案的有关管理工作.
关键词：电子文件;有效管理;档案;完整
档案管理工作对于经济发展有积极的作用,因此人们开始重视档案的管理工作.而现在出现最多的还是电子档案,因此档案的管理工作还是以电子档案为核心,采用的管理方法也比较新,这些新的思想也逐渐被接受.对于档案管理部门来说,现在的问题就是如何才能做到档案管理工作,保证收集到的档案是完整的,同时还要做好档案的整体以及归档工作.对于电子档案的管理,管理人员要有职责,并且在管理的时候坚持一定的管理原则.
一 电子文件
伴随信息技术的广泛应用而产生的电子文件和电子档案,同传统的纸质文件、档案一样,都是非常重要的信息资源和珍贵财富.电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件.在目前工作中,不管是办公自动化系统中产生的各类文件,还是用各种智能电器拍摄的视频、音频以及照片文件,他们都隶属与电子文件,同时这一文件还包含了计算机在运行中所发出的指令、运行环境记录等内容.
二 明确电子文件的管理
(一)档案行政管理部门的工作
档案的管理工作需要行政部门的支持与管理,而且在管理的时候,还要加入信息技术,并且要及时的与管理部门沟通,保证在区域的范围内,档案的管理要科学,同时做好对档案管理的监督工作.因为我国在对档案管理的时候,采用的管理模式较新,而且管理的工程并不长,一切都属于探索阶段.在这一过程,没有成熟的管理经验,也没有健全的管理制度,这样就会使档案的管理工作有问题.因此在对档案进行管理的时候,要重视对新技术的引进,同时还要优化管理的方式,从多个角度,例如技术以及理念等出发,保证档案的管理工作是有效的.
(二)电子文件行政单位的工作
电子文件是整体的内容,而且较为系统.在对电子文件管理的时候,要从全过程上对件有所了解.全过程是指在文件开始收集的时候就要管理,最后到文件的收档,而在这一过程中,涉及到很多的管理部门,例如档案管理部门、信息部门等,在具体的管理工作的时候,也要协调好各部门的管理工作.而且每一个部门都有自己的管理责任,在管理的时候,要有科学的管理规范.
1、档案部门
因为电子文件出现的较短,所有与电子文件有关的技术以及管理方式都很新,都处于摸索发展阶段.因此档案部门在工作的时候,要有严格的管理制度,在引进信息技术的时候,也要做到合理.这样档案的信息技术还有管理技术才能统一.档案部门的工作主要是将所有的电子文件归档,确定文件的管理时间,以及最长的管理期限.管理部门还要与社会建立良性的合作关系,这样才能保证管理部门符合时代的变化.
2、信息化工作部门的职责
在管理电子文件的时候,要保证文件是准确的,而且管理的文件也应该是完整的.对于档案的管理还要保证有效.使用的管理手段要不断的优化,同时还要引进新的技术.在对档案的系统管理中,工作内容不仅仅是管理档案,还有档案部门与其他单位的沟通.要对档案管理工作合理的设计.在计算机的内部要备份电子文件,以免在对电子文件管理的时候,文件会丢失,备份电子文件可以保证文件的安全.如果计算机的硬件环境出现了变化,那么在其改变的时候,就要转移电子文件.
3、电子文件形成部门的工作
电子文件是在具体的工作中出现的,因此在对文件管理的时候,要在单位的规定下进行,从而完成一系列的管理工作.事实上,管理电子文件,并且做到合理的管理不能靠一个人来完成.而且文件的管理工作也不是一个部門可以完成的工作.在对文件管理的时候,要让文件的产生部门参与进来.并且让其认识到管理文件是很重要的.让其积极的参与到文件的管理中来,对于合理的保管文件是有利的.
三 电子文件的管理原则
对于电子文件的管理要及时的控制,但是对其的控制要从管理工作开始就要控制,而且所有的管理环节都要有控制工作,这样才能保证管理的文件是真实并且有效的.在对文件管理的时候也要坚持几个原则.下面我们简单的探讨在管理文件的原则.
真实性,在保证文件的真实性上要对文件有基本的了解,从文件的内容以及结构等等,都要十分的清楚.保证文件在开始形成以及形成之后都是相同的.无论文件是在哪管理,文件的内容都不能发生变化,文件的形式也完全相同.在保证文件的真实性上,才能让电子文件具有法律依据.
完整性,是指电子文件是完整的,无论是结构还是内容都没有任何的偏差.在保证电子文件完整的时候要在几个环节中体现.首先是在文件的收集,这也是管理文件的第一个环节,如果在收集的时候,文件就是不完整的,那么文件的有效性就受影响.其次是将文件收档,文件的内容是记录单位的活动内容,在归档的时候也要保证文件的完整.
有效性,文件是具有价值的,可以在日后利用的时候使用,如果没有失去了有效性,那么在使用的时候就不能发挥价值.保存的所有文件都要具有有效性,这是保存的前提条件.文件的有效性是指文件在输入的时候,可以被识别,否则就是没有用的信息.
文件的安全性,文件内部的数据是安全的,还有文件在运行的时候,管理文件的系统也是安全的.电子文件的安全管理有几个问题：首先是在修改文件的时候很方便,使文件看不出修改的痕迹.但是这种安全性也出现了很多的非法修改.其次是因为电子文件是在网络中产生的,在网络环境下生存并且发展,可是现在的网络并不安全,所以会有非法入侵的现象,非法入侵就会使文件不安全.最后不能限制文件使用者,因为技术水平有限,没有办法全部鉴定使用者,上述原因是影响文件安全的主要因素,因此要解决以上问题,从而保证文件的安全.
四 结束语
综上所述,可以得知,只有加强做好电子文件管理工作,才能充分保障电子归档工作的有效开展,确保电子档案信息的真实、完整.
参考文献：
[1] 张文元. 电子文件全过程管理中的监管研究[J]. 北京档案. 2013（11）.
总结：此文结束语，上文是关于管理部门方面的大学硕士和本科毕业论文范文,可作为电子文件相关论文开题报告写作参考和职称论文写作文献资料.
管理部门引用文献:
[1] 档案管理和电子文件论文写作技巧范文 档案管理和电子文件有关毕业论文格式范文2万字
[2] 文件管理论文范文 文件管理论文范例2万字
[3] 供应链管理和电子商务论文如何怎么撰写 关于供应链管理和电子商务专科毕业论文范文5000字
