《无纸化办公模式下医院档案管理》
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摘 要：随着我国医疗事业改革的深入推进,医院通过建立科学高效的医院办公管理体系,加强了医院各科室、各部门之间的联系,推进了医院的现代化、信息化发展.借助于先进的信息技术,无纸化办公模式逐渐得到了推广与普及,档案管理作为医院办公管理的重要组成部分,实现纸质档案向电子档案的转化是医院档案管理工作的一大趋势,本文就主要围绕无纸化办公模式下医院档案管理的相关问题进行分析和研究.
关键词：无纸化办公;医院;档案管理
无纸化办公实现了办公方式和办公平台的变革,实现了由纸质文件向电子文档转变、由人工作业到计算机平台操作的转变.伴随着信息载体的变化,办公效率得到了大幅度的提升,同时还可以节省资源,医院在现代化改革进程中,也更加广泛的利用计算机等的设备和系统软件实现联网操作,挂号、就诊和缴费都可以通过线上平台来进行,大大提升了医院数据的整合程度与服务质量.[1]同样的在医院档案管理领域,也要在无纸化办公模式的引导和影响下,明确电子档案的应用特征以及档案管理工作的优化改进措施,目的是提升医院档案管理质量和水平.
1 无纸化办公模式下医院电子档案的应用特征
1）灵活性增强.在无纸化办公模式的影响下,医院的档案管理正在逐步实现电子化的档案管理,医院档案管理主要就包括人事档案管理、科研资料管理、医疗数据管理以及基建档案管理等几个部分,伴随着医疗事业的不断发展,医院在运营过程中产生的信息数据是十分庞大的,借助于信息技术实现电子化和数据化的档案收集和整理,就能够实现档案管理的可规划性和可维护性.[2]能够实现实时的数据上传与更新,同时还能够保留档案资料的修改历史痕迹,既确保了档案资料的安全性,又能够实现联网操作和异地操作,使得医院档案管理的灵活性大大增强.
2）综合管理功能强大.医院的档案管理工作实现无纸化办公,突出电子档案的使用价值,还能够彰显其综合管理功能强大的特征.由传统的纸质档案向无纸化电子档案转变,能够在统一的电子档案管理平台上实现收文、发文、分类、整理归档、传递、沟通等的各项功能,同时还能够极大的提升档案资料信息收集的全面性和真实性,还提供了更加便于使用的检索和查询功能,这对于实现在档案管理的移动应用以及信息整合提供了必要的帮助.
2 无纸化档案管理与传统档案管理的区别
1）归档程序的区别.要探索医院档案管理的无纸化办公新模式,就必须要明确无纸化档案管理和传统纸质档案管理之间存在的一些差别.首先就是体现在归档程序上,传统的纸质档案一般都是采用定期归档,也就是说对于一部分文件档案资料要经过一个周期的整理之后再进行统一的归档,而无纸化档案也就是电子档案主要采用的归档方式为逻辑归档,[3]就是可以借助于计算机以及相应的信息采集系统实现实时的信息上传、档案内容更新与补充,这样不仅能够保证电子档案的完整性,优化了档案归档的程序,通过分类检索、时间排序还能够实现快速查找.
2）档案保管方式的区别.无纸化办公模式下医院的档案管理工作在对档案进行保存时也发生了相应的变化.在以往使用传统的纸质档案进行保存,主要是采用档案室保管的方法,在保管的过程中,尤其需要控制档案室内的温度和湿度,同时还要防虫防蛀,以免纸质资料破损或霉变,进而影响档案资料的使用价值.而无纸化的电子档案,其保管平台则转移到了网络上,利用计算机或数据库来对档案信息数据进行存储,这在一定程度上节约了档案管理的成本,还能够最大限度的拓展网络存储空间.但是电子档案的保管必须要更加重视其安全性,为防止数据丢失或信息泄露,必须要进行相应的备份,同时构建必要的安全防护体系.
3）档案利用形式的区别.医院档案管理模式的变革还使得档案利用的形式出现了相应的变化.档案管理的意义就在于实现档案资源的有效利用,传统的纸质档案在进行使用的过程中,需要相关的查阅和调取手续,并且为了保护档案的完整性大多是提供复印件来进行借阅.而无纸化的电子档案则是通过相应的计算机信息系统或平台,通过设置登录权限来实现档案信息的查阅和调取,对于有需要的人员还可以提供下载路径.[4]利用形式的变化在一定程度上提高了档案管理的效率.
3 无纸化办公模式下医院档案管理的优化措施研究
1）构建信息化档案管理平台.无纸化办公环境下医院档案管理工作的开展,需要构建必要的信息化档案管理平台,通过提供平台支撑,来推动档案管理工作方式方法的创新.首先就要求医院要投入必要的资金,强化计算机设备等硬件设施,同时还要引进先进的档案管理系统来作为软件支持,采用软硬件结合的方法,来确保医院档案管理信息化建设的有效推进.[5]其次是要进一步完善信息化档案管理平台的功能,除了必要的档案资料收集、整理、归档以及查询之外,还可以助于大数据技术整合档案资源库,实现对信息资料作为精准的数据分析和处理,同时提供更为便捷的档案管理服务,上线档案咨询服务中心,面向普通用户实行诊疗档案联通式服务,确保可公开与可查询类档案信息数据的真实性和准确性.
2）做好纸质档案向电子化档案的转化与衔接.在无纸化办公环境下,医院的档案管理工作正在朝着有纸质档案向电子化档案的方向发展,在这个过程中最重要的就是要做好纸质档案,像电子化档案的转化与衔接工作.医院在运营发展的过程中,保存有大量的纸质档案和文书资料,对这些档案的转化与整理不是一朝一夕的,这就要求医院的档案管理部门必须要制定严格的转化与衔接制度,采取规范化的管理,明确转化流程,分批次的实现对纸质档案的电子扫描与系统录入,在这个过程中一定要注意审核档案信息资料的完整性.[6]除此之外,医院必须要借助更为先进的扫描仪器,对于纸质档案中的成像要使用專业的色彩扫描仪,保证图像的清晰和完整,这样才能够确保电子档案资料的利用价值.
3）提升医院档案管理人员的专业能力.无纸化办公模式下医院的档案管理工作对档案管理人员的专业能力和综合素质提出了更高的要求.医院必须要改变传统的档案管理理念,进一步优化档案管理部门的组织结构,解决好档案管理部门转岗及离退休人员占比过大的问题.这就要求医院根据实际需求调整档案管理部门的岗位与人员构成,大力培养和引进具备专业档案管理能力和计算机应用能力的年轻人才,组织好定期的岗位培训,同时要设置专门的技术人员岗位,用于档案管理信息化平台及其系统的日常维护,通过组建高素质档案管理人员团队,来确保无纸化电子档案管理的有效性.
4 结语
随着信息技术的发展和互联网在医疗行业渗透程度的加深,无纸化办公的模式在医院运营管理中将会越来越常见,电子档案管理作为无纸化办公的重要外在体现,更加需要平台的支撑、制度的引导以及人才的培养,从而实现电子档案管理的常态化、专业化.
参考文献
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[4]李景,韩梅玲,刘洋.无纸化办公模式下医院档案管理发展探讨[J].中医药管理杂志,2019（01）：187-189.
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归纳上述,上文是关于档案管理方面的相关大学硕士和无纸化办公和档案管理本科毕业论文以及相关无纸化办公和档案管理论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
无纸化办公和档案管理引用文献:
[1] 无纸化办公和档案管理毕业论文的格式范文 关于无纸化办公和档案管理方面论文写作参考范文2000字
[2] 办公自动化和档案管理本科论文开题报告范文 办公自动化和档案管理类有关硕士毕业论文范文2万字
[3] 财务档案管理学论文选题 财务档案管理论文标题怎样定
