简介:关于对写作办公自动化档案论文范文与课题研究的大学硕士、相关本科毕业论文办公自动化档案论文开题报告范文和相关文献综述及职称论文参考文献资料下载有帮助。
【摘 要】随着时代的变迁,人们在工作中对文件资料的保管利用等方面的要求不仅仅停留在以往的对档案实体的传统管理模式,更多的是运用先进的计算机技术,来达到更好地发挥档案文件资料重要辅助作用的目的.办公自动化的产生是成为当今信息时代的必然产物.传统的档案管理与办公自动化二者之间既相互关联,又相互区别.如何让二者在企业大环境论文范文存,并发挥其最大效用,文章对此进行了探讨.
【关键词】档案管理 办公自动化 信息 共存
一、档案管理与办公自动化的概念
档案,对于企业而言,是指伴随企业发展过程中各项工作和业务而产生的具有保存价值的纸质文件、照片等资料的统称.而档案管理,即是对这些档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称.
与档案管理不同,办公自动化是指将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式,在企事业单位中,简称OA.通俗地说,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务,都属于办公自动化的领域.
二、档案管理与办公自动化优缺点比较
首先,档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正发挥着重要作用.档案管理将企业各项活动产生的重要的和有保存利用价值的文件资料集合起来规范管理,不仅有利于企业对过往产生的历史文件资料进行系统保存便于查阅利用,也是为企业日后工作的持续发展创造条件.
可是,档案工作是一项比较繁琐的工作,它并不只是单纯地把文件资料用档案盒装载即可,还要对需要归档的文件资料进行分类、排列、编号、装订、入盒、录入等一系列工作,而后形成的档案资料更要注意做好保管、统计、鉴定、销毁、利用、保密等各项工作.此外,对档案库房保管条件的要求也比较严格,除了要按规定使用合乎规范的档案柜来放置外,还要做好“八防”工作,即防尘、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防蛀、防腐工作,并配备好各项专用的设备装置.
其次,办公自动化跟档案不同之处就在于它更善于利用现在各项办公设备及措施,来达到更好地管理利用文件资料的目的.如今的办公自动化可以让办文流程更加简化,尽量减少纸质资料的产生,最重要的是促成方便快捷的效果.所以办公自动化的产生,能很好地满足大部分人工作上快捷、迅速、简单的需求.
但是,办公自动化所需要使用的计算机等设备设施,毕竟是机器,难以确保其在使用过程中不会出现损坏等现象,万一发生故障,就容易延误工作进度.特别是计算机,如果计算机系统瘫痪,就很容易造成丢失文件数据的可能.同时,利用计算机技术办公,也承担着容易向外界泄露公司机密的巨大风险.
三、档案管理与办公自动化的关系
档案管理与办公自动化,既相互联系,又相互区别.但总体来说,二者之间存在着相辅相成的关系.
(一)相互联系
1、 档案管理与办公自动化相互影响.办公自动化决定了档案管理的发展方向,反之,档案管理也影响着办公自动化网络技术和数据库技术的进步.两者在工作中相互促进,相互往更好的方向发展,为工作开展提供快捷、迅速的保障.
2、办公自动化是档案形成的过程,档案是办公自动化的结果.从档案学的角度来看,文件实质是一种信息,而档案管理和办公自动化,都是处理文件信息的工具.
(二)相互区别
档案处理的大部分是实体的信息,诸如纸质文件、相片、奖杯、光盘等.而办公自动化则是采用先进的电子技术手段,利用电子网络的方式去进行文件交流、文件沟通以及文件保管,如果把办公自动化做到更进一步的话,甚至可以实现无纸化办公.那么就跟档案管理的文件处理方式产生了冲突.
四、档案管理与办公自动化在工作中相融合的措施
(一)提高企业管理者及公司员工的重视程度
一项工作开展是否顺利,离不开企业管理者是否足够重视并将工作落实到位,也离不开公司广大员工的大力支持与配合.档案管理和办公自动化工作,与公司各项业务息息相关.因此,在现实工作中,不仅需要企业管理者在人力和物力上的投入,也需要各岗位的工作人员在日常工作中注意利用相关办公设备资源等协助做好档案管理工作.
(二)普及档案教育,统一规范档案管理工作
企业须大力宣传档案方面的知识,譬如增加有关档案方面知识的培训,让更多的员工了解国家及行业关于档案方面的相关法律法规,认识到档案管理的重要性和必要性,加大实施力度；同时,要建立符合国家标准和行业规范,并切合自身实际的档案管理制度及分类方案,为企业档案管理工作更加规范化、标准化和信息化打下坚实的基础.
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(三)加深员工对办公自动化的熟悉程度
要想办公自动化在企业中运行妥当,不仅须加深广大员工对办公自动化的了解程度,还必须提高员工计算机操作技能水平以及对办公设备等设施的运作熟练程度.要做到让每一个员工都可以参与到办公自动化这个工作模式中去,在实践中逐步实现电子网络与档案管理在工作中求同存异、相辅相成的目的.
(四)加强硬件设施和软件设施的基础建设
当今的档案管理工作,已经趋向于利用计算机系统来录入资料、搜索条目等,有的企业甚至要求用扫描档案资料的方式,来更好地利用档案资料辅助开展工作.简明来说,传统的档案管理方式已经改变,日后将逐步实现档案管理与办公自动化的紧密结合,让档案管理工作更加地快捷简便.所以,企业必须加强硬件设施和软件设施的基础建设,让办公自动化成为档案管理工作的强大后盾保障.
(五)注意做好信息保密工作,以防泄露机密
互联网的使用已经普及到各个阶层,但其安全性和保密性仍比较差.特别对于企业来说,企业的大部分工作需要互联网来支持,很多信息资料都必须通过互联网来获取.这样一旦与互联网连上,就很容易导致企业机密泄露.建议的做法是,有装载档案系统的计算机必须与外网隔绝,这样子才可以断绝与外界的联系,阻止论文范文的入侵,从而防止公司机密外泄.因此,做好保密工作是尤为必要的.
(六)完善对电子文件档案的监督管理职能
实体档案由于多是纸质文件,较容易遭受火、水、虫等灾害的破坏,而且如果档案文件多次被借阅,也容易造成资料缺失、纸张损坏的可能.因此,现在的档案管理,比较偏向于电子文档的保存,是以实体与电子文件共存的方式,来进行文件资料的保管工作.但是,电子文件又由于使用计算机等设备设施的缘故,容易因为计算机系统瘫痪等原因而造成文件遗失等.所以,必须完善对电子文档的监督管理职能,日常工作中,做好电子文件的分类归档特别是备份工作,确保文件完整无缺.
综上所述,档案管理工作与办公自动化二者相辅相成,缺一不可.如何在实际工作中将两者更好地融合利用,协助各项工作顺利开展,已经成为社会各界共同关注的问题.首先是要认识到档案管理工作与办公自动化工作共存的重要意义,才能使二者充分发挥其最大效用,成为促进企业发展的强大后备力量,引导管理者引领企业往更好的方向发展.
作者单位：佛山市燃气集团股份有限公司
总结：本论文可用于办公自动化档案论文范文写作参考研究。
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[3] 无纸化办公和档案管理毕业论文的格式范文 关于无纸化办公和档案管理方面论文写作参考范文2000字
