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【关键词】办公室主任 档案工作 角色分析
办公室主任是一种职务名称,通常是指为本单位领导服务的综合办事机构和秘书工作机构的负责人.本文试从以下两个方面就办公室主任如何扮演好在高校档案管理工作中的重要角色谈几点浅见,供同行参考,以期加强对高校档案工作的管理.
一、办公室主任的角色决定了其在档案管理工作中无可替代的地位
(一)参谋助手的角色,能极大影响领导对档案工作的重视程度
参谋即参与出谋划策者,助手即协助他人办事之人,办公室主任在单位中恰恰就扮演着这样一个既参与出谋划策,又协助领导办事的角色,也就是说办公室主任既算领导层的一员,又是服务领导的工作人员,既是领导决策的辅佐者,又是决策的承办者、执行者,最贴近领导,领导决策的全过程一般都与办公室主任密切相关.
(二)实际操作者的角色,能保障单位档案材料的完整性
单位领导在工作中不可能事必躬亲,一般工作都不会“亲办”,而是“交办”,不会“直办”而是“转办”,办公室主任理所当然地成为“交办”或 “转办”工作的组织者和实施者.办公室工作点多、面广、线长,千头万绪,如何保质保量地按时完成所有工作任务,就需要办公室主任精心组织、统筹指挥办公室全体工作人员共同完成每一项工作任务,这些工作任务中就包含了档案预立卷、和为学校编写年鉴、大事记、校史等提供相关基础素材的工作.预立卷是预先设立的案卷,是*档案员按照类目,将已*完毕的材料归入卷内的过程,而为学校编写年鉴、大事记、校史等提供相关基础素材的工作则要靠平时的点滴积累,二级单位预立卷工作做得如何,是否能在平时的工作中注意素材的积累,将直接关系到高校档案馆馆藏资料的丰富与否.办公室主任几乎经手或亲历了单位每一项工作过程材料的形成,熟悉相关材料的内容,当这些材料作为档案预立卷和编写年鉴、大事记、校史素材时,从材料的收集、汇总、梳理、分类、预立卷到移交校档案馆归档等各个环节和程序,办公室主任都扮演了实际操作者的角色,其对每个环节和程序的把关,对确保单位档案的完整性起着决定作用.
(三)*档案员职责的履行,能保证与校档案馆工作对接的质量
*档案员的主要工作职责：一是学习《档案法》及档案管理的相关政策、法规,熟悉所管类别档案业务知识,配合校档案馆做好本单位档案的管理工作；二是负责本单位档案材料的形成、积累、保管、整理、预立卷、移交归档工作,保证归档材料的完整、准确、系统；三是严格按照档案管理办法的规范要求,对归档材料做到组卷合理,编码准确,目录填写清楚,标题简明扼要；四是保证所负责档案材料的安全和保密,防止丢失和泄密；五是积极参加档案业务培训,主动接受校档案馆的业务指导和督促检查,按规定时间向档案馆移交档案等.
二、单位档案材料的质量取决于办公室主任的综合能力
（一）学习能力.办公室主任要想做好单位的档案管理工作,履行好*档案员的工作职责,胜任*档案员的角色,就必须学习和了解一些和本单位负责类别相关的档案业务知识,认真学习《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》、《高等学校档案管理办法》、《江西省高等学校档案管理办法》及其《实施细则》等法律法规,知悉上级有关档案工作的指导性文件,特别是要认真学习领会和贯彻落实学校有关档案工作的会议、文件精神,要积极参加校档案馆组织的档案业务知识培训、交流考察活动,接受校档案馆的业务指导和督促检查,加强与校档案馆的工作联系,较好地掌握本类别档案预立卷材料的归档范围和整理规则,以及编写学校组织沿革、大事记、年鉴、校史等材料的基本要求,这样才能不断更新知识,运用理论指导实践,取得工作的主动权,在不断创新中提高档案管理工作的能力和水平.
（二）协调能力.办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作,是连接上下左右的中枢,协调各方的平衡点,这样有利的位置,为办公室主任承担*档案员,完成档案管理工作提供了方便条件,这里所说的协调能力主要是指办公室主任在档案管理工作中,协调处理好与本单位领导、办公室工作人员以及其他科室负责人之间人际关系和工作关系的能力.一个单位的整体工作是由领导、各科室负责论文范文全体工作人员共同完成的,所要收集的档案类别材料也是散见和保存在各个科室和人员手中,因此,要收集、汇总这些材料,形成预立卷和编研工作的素材,按规定移交给校档案馆,光靠办公室主任一个人是无法完成的,办公室主任只有正确处理好各种关系,引导好各方面的积极性,协调处理好各方面的人际关系和工作关系,善于取得领导的关注和理解,善于争取其他科室负责人的支持、配合,善于调动办公室工作人员的积极性,营造好氛围,整合好资源,才能形成合力保质保量地做好档案管理工作.
（三）管理能力.管理能力是指为保证单位工作高效地达到既定目标而实施一系列计划、组织、协调、控制和决策活动的能力,办公室主任在高校属于行政管理岗位,只有具备较强的管理能力,才能很好地完成职责赋予的工作任务.高校档案管理工作是在档案工作委员会的领导下,通过制定档案工作发展规划、年度计划、依据档案法律法规、在档案馆具体业务指导下,依靠办公室主任这支*档案员队伍与档案馆专职档案员队伍共同开展和完成的一项活动.作为*干部,办公室主任应具备管理好单位文书等一切与档案相关的资料的能力,不光要对文书工作进行统一领导,统一组织安排,负责督促、检查从撰稿开始到预立卷的各个环节,把好质量关,办公室主任还应组织好工作人员对文书材料进行规范整理,积累档案预立卷和编研工作的基础素材,并能做到按规定妥善保管,保障资料的安全.当然,办公室主任在平时的工作中如果还能善于总结、勤于思考、勇于创新,达到更高的工作要求,将经验、知识及时地转化为管理能力的提升,努力创造一种更加有效的资源整合方式,促进管理效益的不断提高,那对高校档案管理工作无疑会起到更加积极的推动作用.
温州档案局办公室主任:全系统办公室主任会议暨城建档案工作会议召开
档案工作是一项对历史负责,服务于社会和民众,又着眼于未来发展的极其重要的工作.随着国家、社会对档案工作的日益重视,高校档案工作已逐步纳入高校整体发展规划,越来越受到高校领导的重视和广大师生的关注,在高校校庆、评估、更名等重大活动中档案也发挥了积极而重要的作用.高校档案工作正以崭新的姿态呈现,同时对档案专职人员和作为*干部的办公室主任的工作也提出了更高的要求,因此,办公室主任只有与时俱进、认真履职,扮演好*档案员的角色,才能在高校档案管理工作中有所作为,为开创高校档案管理、服务与建设的新局面贡献自己应有的力量.
作者单位：江西科技师范大学档案馆
总结：为您写档案办公室主任毕业论文范文和职称论文提供相关参考文献。
温州档案局办公室主任引用文献:
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