《关于建立采购分类报价体系、采购合同管理和数据统计分析模型建设的分析和应用》
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摘 要：公司作为以销定产的订单式生产单位,材料成本占总成本比重较大,本文通过对影响材料的驱动因素和组成因素两个角度,对主要材料进行了分类和分析,通过数据的积累在财务共享平台建立统计分析模型.同时,对采购合同价审环节和审批环节流程进行了优化.
关键词：分类报价;数据分析;采购合同管理
为进一步落实公司关于管理体系建设的相关工作要求,公司针对物资采购的采购流程以及物资范围进行了梳理.公司以建立采购分类报价及数据分析体系为手段,加强物资采购管理,有效降低采购,提高合同管理效率,实现公司降本增效的目标.
一、分类报价体系和采购数据分析模型
(一)物资分类的确定
因公司的产品为生产,产品的差异化导致使用的材料与组部件不尽相同.本次选取矽钢片、变压器油、电磁线、纸板、钢板、国产油纸套管、进口油纸套管、玻璃钢套管、风冷却器、片散、温度计、国产开关、进口开关、波纹储油柜、在线监测、控制箱、阀门共计15类物资.此次所确定的15大类重点物资占变压器材料成本价值比重90%以上.
(二)分类方法与思路
通过对各种物料的详细分析,从各类物资影响的驱动因素和组成因素两个角度,对各类物资进行分类和分析.再根据物资的驱动因素和组成因素设计固定格式的报价单.财务共享系统中设立管理模块,供方完成报价后,将信息录入财务共享系统.系统可根据不同驱动因素和组成因素对物资进行分类以及相关的分析.
1、电磁线分析模型：按照驱动因素将变压器产品类型分为110kV、220 kV、500 kV、1000 kV、厂变、电抗器、直流,并按照性质分为纸包、换位、组合;按照组成因素将分解为铜基价、铜杆加工费、铜线加工费（细分基础加工费、自粘、高温自粘、半硬、屏蔽、组合、阶梯、Z型纸、A型纸、I型纸、网包、二次改拔、附加绝缘）.
2、矽钢片分析模型：按照驱动因素分为生产厂家首钢和宝钢,并按照牌号分为23/085、27/090、27/095、30/100、30/105,按照组成因素将分解为出厂价和运费.
3、变压器油分析模型：按照驱动因素分为成都华霖、川润石化、云南大众石化、成都克润、暨阳石化、河北汇能、中石油,按型号分为25#、45#、KI50X,按照组成因素将分解为油基价、滤油费、运费（细分600公里范围）、颗粒度（2000以下、1000以下）.
以以上三种物料划分规则为例,针对15大类物料均按照驱动因素和组成因素进行分解,如下图：
(三)采购数据分析模型的建立
1、将分析模型纳入到财务共享系统当中,建立管理应用模块,在共享系统中进行数据维护,逐步实现分析的内部数据积累.
2、结合财务共享系统中的采购和投标数据,制定查询和分析模型,实时实现数据输出和比对、趋势变动分析.
3、结合信息技术手段,以财务共享系统为平台,实现外部平台的数据接入和共享,最终形成公司整体的管理分析体系和内外部数据积累,实现对变动趋势合理性和降本成果等进行专项分析.
二、采购合同流程优化
(一)现状
(二)问题
1.通过对比,两个流程存在大范围重复,影响审批效率.
2、在价审过程中,物资供应部进行询价、比价;财务部也会进行询价、比价;审计与风险部审价,各部门工作业务重复.
(三)优化思路
1、將价审流程与合同审批流程合并成一个流程.将合同信息分解成固定模板+变动信息.其中固定模板进行一次性审核,变动信息纳入价审信息中,完成价审流程后直接生成合同.合同生成后不再经过财务部和审计与风险部审核.
2、将财务部、审计与风险部的价审流程前移.物资供应部发出询价后,报价单直接报送至财务部,财务部比价后由审计与风险部审核,审计与风险部审核后由物资供应部采购业务员执行采购.
3、物流信息系统细化合同模板,提取规格、数量、金额、到货时间、付款期限等关键合同信息的提取,向财务共享系统自动推送合同关键信息,在共享系统中与物料入库、付款形成钩稽,打通数据链,形成挂账、合同付款自动归集汇总显示查询.
优化后的流程如下：
三、实施效果
（一）优化后的流程比原先减少50%以上,去除物资采购业务员的重复工作,极大提高采购效率.
（二）审核效率提高,供方根据固定格式报价单提供报价,通过积累报价数据形成库,价审人员进行审核时更具有针对性.
（三）自动显示分析降本结果,所有报价信息进入共享系统,根据分类模型实时提供降本信息.
作者简介：
刘洋,保定天威保变电气股份有限公司.
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