《事业单位人事档案管理的问题与对策分析》
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摘 要：事业单位人事档案由组织、人事、劳资三个部分组成,是考察和管理机构人员的重要依据,人事档案中记载了各类综合情况,包括绩效、业务水平、人事变动等等.随着事业单位不断发展,人事档案管理的模式也在发生着变化,在人事档案管理工作中难免出现各种问题,制约了人事档案管理工作的有效性,这需要针对问题不断优化.本文探讨了事业单位人事档案管理的问题及对策,可供参考借鉴.
关键词：事业单位;人事档案;管理;问题;对策
人事档案管理在发展和变革的过程中,不可避免会出现一系列问题,如管理人员的综合能力、管理工作的规范性需要提升等等,这些问题对于事业档案人事管理的效率和质量产生了阻碍.事业单位在不断发展,人员变动和体制变革等档案信息不断变动.因此,人事档案管理对单位的发展具有重要意义,需针对这些问题深入分析,提出解决策略,促使档案管理工作效率进一步提升.
1 事业单位人事档案管理工作中存在的问题
1.1 管理人员没有认识到管理工作的重要性
事业单位的人事档案管理主要是服务性的工作内容,由于人事档案无法直接为事业单位发展提供相应的信息,导致大多数人没有意识到人事档案管理工作的重要性,一些人认为档案管理没有技术含量,这样的认知制约着人事档案管理的进一步发展,难以提高工作的有效性,工作过程显得较为随意.这些片面化的思想认知,导致管理人员在工作中难以按照相应的规范和流程进行人事档案管理.
1.2 档案管理人员的管理水平需要提高
一些事业单位的人事档案内容繁多,工作过程琐碎,需要管理人员有足够的信心,并且在大多数人的意识中认为档案管理不需要专业技术.因此,部分事业单位的人事档案没有指定拥有专业技术人员进行管理.这样的问题导致管理人员在工作中出现较多的问题,例如管理过程中没有按照规范保存档案,导致档案信息损坏,文件档案内容字迹褪色等等,给人事档案的查阅造成了较烦.
1.3 没有建立健全完善的管理制度
在事业单位的人事档案管理工作中,需要建立相应的管理制度,促使管理人员按照规范进行操作,保证各项人事档案有序归类,从而便于查阅.但在实际工作中,由于没有完善的管理制度,导致管理人员在人事档案管理和保存过程中没有按照流程操作,例如没有严格按照人事档案中的具体内容进行细致的分类保管,导致查阅人事档案过程中需要大量的时间寻找相应的信息,这种低效率的查找方式加剧了时间损耗,降低了人事档案管理的工作效率.
1.4 软硬件设施设备配备不齐全
在传统的事业单位人事档案管理工作中,各项档案信息主要依靠管理人员手工录入,在录入过程中,难免会因为人工操作出现各种失误,导致信息录入不全,或者更新不及时.在当前的信息化时代背景下,大多数事业单位已用现代信息技术进行人事档案管理,但由于资金不够充足,硬件軟件设施设备无法满足信息技术的使用要求,导致信息化的管理方式难以真正提高效率,设施设备的缺失导致损坏的人事档案难以利用现代化的信息技术进行修复,也难以使信息技术发挥其真正的作用.
2 针对事业单位人事档案管理存在的问题对策
2.1 提高管理人员对档案管理工作的重视程度
首先,事业单位的管理层应当重视人事档案信息对于事业单位发展的价值,认识到人事档案管理工作的重要性,这样才能自上而下不断提高对档案管理工作的认识,也能促使管理层不断关注档案管理工作.有这样的前提,管理层应当借助事业单位的各类渠道加强对档案管理工作的宣传,进一步提高事业单位内部各部门各层级管理人员对于人事档案的管理工作提高思想认知,在这样的影响下,事业单位内每一个人都能不断扭转自身的固有认知,认识到其工作的重要性,档案管理人员才能在工作中增强自身的责任意识,增强自身对于工作的认同感和责任感,不断促使自身在工作中提高工作质量和效率.
2.2 不断提高人事档案管理人员的管理水平
首先,要树立档案管理人员按规范工作,提高档案管理标准化的意识,人事档案管理工作具有一定的保密性,在管理工作中必须做到信息保密,要求人事档案管理人员提高自身职业素养.在此基础上,要对人事档案管理人员进行相关专业的培训,不断提高其专业技能,熟练工作流程,这样才能在事业单位档案管理过程中发挥自身的专业能力,实现标准化规范化的管理.在当前的信息技术时代背景下,还应当加强档案管理人员的信息技术水平,使得档案管理人员在工作中充分运用现代信息技术进行人事档案的高效管理,使档案信息发挥更大的价值.
2.3 建立健全人事档案管理工作制度
档案管理工作制度能够使用相应的外部约束,促使档案管理人员在人事档案管理工作中不断发展自身的业务能力和专业素养,提高工作积极性,利用健全的制度进一步激励员工,并且能够用适当的外部约束促使档案管理人员发展自身能力,促使档案管理工作不断向标准化、规范化发展.在此过程中,还要完善相应的奖惩措施,将绩效考核纳入工作制度中,进一步激励档案管理人员工作的自觉性和积极性,促使员工在工作中,真正实现效率和质量的双向提升.
2.4 不断提高档案管理的信息化水平
在当前的时代背景下,互联网和信息技术的对各个领域产生了深刻的影响,在事业单位人事档案管理工作中提高信息化管理水平.首先,事业单位应当加大资金投入力度,用于购进信息化硬软件设备,为信息化管理提供基础的必要条件.同样,档案管理人员要将纸质档案信息进行数字化处理,并且将纸质档案按规范进行保管.在数字化档案处理过程中,档案管理人员应当深入挖掘档案信息的价值,设计为事业单位的发展和决策提供更好的数据支持.接下来,档案管理人员应当针对人事档案管理建立相应的软件系统,在信息查询的过程中更加快捷方便的寻找需要的信息.档案管理人员还应当对硬软件进行及时的更新和维护,保证系统的流畅运行,并且要针对软件系统建立相应的防护手段和身份认证登录系统,保证档案信息的安全性,通过这些方式不断提高档案管理的信息化水平,展现人事档案所承载的价值.
3 结语
事业单位人事档案管理工作是事业单位发展的重要内容,随着事业单位的不断发展和变革,难免会出现一系列问题,这需要进行的针对性的研究,并且结合事业单位的实际发展状况做出相应的解决策略,才能进一步提升工作的实效性,对这些问题提出相应的解决策略.在提出解决策略的过程中,档案管理人员应当充分结合当下的信息化时代背景,充分运用现代信息技术解决传统人事档案管理工作中出现的问题,使人事档案管理工作适应当前形势的需要,进一步提高档案管理的效率和质量,使档案信息为事业单位的发展做出科学合理的决策.
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作者简介
钟日鹏,男,广西钦州市人,助理馆员（档案系列）,从事人事管理（事业单位考试招聘、档案管理）工作.
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人事档案管理和事业单位引用文献:
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[2] 人事档案管理和事业单位论文如何怎么撰写 人事档案管理和事业单位相关专科毕业论文范文2000字
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