《机关事业单位人事档案管理和创新之我见》
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摘 要：人事档案管理是机关事业单位工作的重要组成部分,是在人事管理活动中形成,用以记录和反应人才品德和经历的表现,用以考察的资料和文件,是机关事业单位人才的学历、个人经历、社会关系、业务能力、思想品德、奖励处罚以及工作状况的原始记录.本文拟就机关事业单位人事档案管理与创新问题进行探讨,供参考.
关键词：机关事业单位;人事档案;创新管理
计算机应用技术的广泛使用促进了档案管理由纸质管理向电子管理的转变,信息技术的普遍应用也为档案创新管理提供了很好的发展机遇.利用计算机网络技术实现档案管理的信息化管理是创新档案管理工作的有效途径.机关事业单位档案管理部门应积极利用计算机网络技术实现创新档案管理方式,有效发挥档案工作在信息社会中的重要作用,实现人事档案的信息化管理以成为当今社会信息化管理的必然要求.
1 发挥信息技术在人事档案创新管理中的作用.
人事档案是个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录,是单位人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础,对单位考察和识别干部选拔优秀人才, 加强机关事业单位干部队伍建设,促进生产、监察、党政管理的开展具有重大作用.利用计算机管理档案,可以将档案信息检索方式由脱机检索、联机检索,发展为智能检索及网络检索,通过网络进行信息传递,提高了档案工作的效益.
2 人事档案管理工作中的现状
2.1 档案管理人员素质较低,档案管理水平不高.近几年来,随着人事干部制度改革,越来越多的事业单位实行岗位竞聘,一批年轻的有文化的干部充实到档案管理岗位上来,这些人有理想、有抱负,有的单位领导不重视档案管理工作,在档案管理人员配备上没有设置专门人员管理这项工作,往往安排单位一些不懂档案管理的人兼任这一职务,这些人身兼数职,没有足够的时间和精力在档案管理工作上下功夫,往往是在上级领导来单位检查的时候才匆忙应付,平时工作中往往只是将材料放入档案盒,没有及时整理归档,严重影响了档案管理水平.
2.2 部分从事人事档案管理的人员以及领导对档案管理不重视.众所周知,档案管理工作虽然是很重要的工作,但却不能给单位创造经济效益,正因如此,部分领导认为人事档案管理无非就是一项抄写好、保管好档案的琐碎的工作,因此没有将其提到重要的意识议程,在实际工作中不按档案管理的要求去做,没有配备符合现代信息化要求的软硬件设施,更没有配备符合档案管理的优秀人才,管理档案的现象比较严重,人事档案工作长期处于被动应付的状态.
2.3 硬件设施落后,管理手段陈旧.人事档案是重要的人才信息档案,要想保证档案的完整与安全,除了提高档案管理人员素质以外,还要在硬件设施上加以完善和提高.但在具体的事业单位工作中,有的单位领导往往在档案管理上投入不足,根本不按档案管理的要求去做,档案室既用来办公、阅档,又用来当仓库使用,既无铁门、铁窗等基本设施,也无其他硬软件设施,防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上.
2.4 人事档案要么内容失真,要么就是材料不全.真实的档案材料有利用的价值,而虚假的档案材料非但毫无利用价值可言,反而会给人事档案的利用造成困难.虚假档案中的考核鉴定材料有雷同现象,大多只有优点和成绩,没有缺点和差错.这些随意性很强的档案性材料一方面反映了有些干部急功近利,另一方面也反映了我们的人事档案部门没有对档案管理引起足够重视,在档案管理工作中往往是睁一只眼闭一只眼,得过且过,好人主义思想严重.
2.5 人档分离、弃档不用的人员数量不断增加.社会经济飞速发展的同时,人才流动日益频繁,人才再不像以前那样从参加工作之日起就固定在一个单位上班直至在这个单位退休,面对更多适合自己特长的单位,越来越多的人才选择了“跳槽”.为了得到自己满意的工作,好多人不顾单位的再三挽留,毅然决然地选择弃档.
3 如何实现人事档案管理 与创新
3.1 提高档案管理的创新意识
人事档案工作者应不断更新观念,主动出击,提高创新意识,在档案的收集、管理、使用等各个环节注入创新意识,不断挖掘档案管理的新举措、新方法.强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识,网络传输档案的意识,加快档案由手工管理向计算机数字化、网络化管理的转变.提高档案人员计算机、网络的应用能力,在现代社会,信息技术的广泛应用,为档案的创新管理提供了广阔的空间.档案管理人员应不断加强信息技术的学习与应用,将档案由传统管理方式向现代信息化管理方式转变,给档案使用部门提供更加方便、迅捷、准确、有效的服务.
3.2 增强档案创新管理中的安全意识
檔案的创新管理中虽然提高了档案的管理手段和方法,尤其是信息化的应用为档案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但这也给档案管理带来一定的风险,档案人员必须提高安全意识.在管理中,一定要对人事档案管理的相关政策进行认真的研究,在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上,正确运用好计算机的加密功能,对通用数据库的数据根据使用权限进行系统的分类加密,要正确处理好档案资料的保密与利用的关系,既要克服求稳怕险、不思进取的保守观念,又要防止不设界限、随随便便的麻痹思想.
3.3 完善档案创新管理的制度建设
现代的信息技术已经成为管理档案的一种发展趋势,完善这方面的制度措施可以促进档案管理更加的科学化、现代化、信息化,可以很好的保护档案管理工作.档案管理的上级各组织、部门领导,要重视、熟悉、研究人事档案工作,强化人事档案管理意识,要根据本单位的发展对人事档案工作的需求,及时研究、制定人事档案工作发展规划,建立健全人事档案管理工作的各项规章制度,使人事档案工作有章可循.
3.4 提高档案人员的专业素质
提高管理人员的专业素质是提高人事档案的创新管理的关键所在.一是要加强专业知识学习,拓宽知识面.二是要学习计算机、人事档案管理软件等相关知识的学习,达到掌握利用现代信息管理技术创新管理档案的能力.另外,要不断加强档案管理人员政治思想和职业道德教育,以使他们的具备较高政治觉悟,责任意识.档案管理工作是一项长期的枯燥乏味的工作,这就需要提高他们的待遇,调动他们创新档案管理的主体意识,发挥自己的主观能动性.
4结束语
总之,将现代信息管理技术应用到档案管理建设中是时代的要求,各档案管理部门应具有现代化管理意识,在注重安全的前提下实现档案管理方式的不断创新,实现档案管理的现代化、信息化,制度化.
参考资料
[1]王宪：《浅谈基层机关事务管理中心的档案管理》,黑龙江档案,2017（04）.
[2]李伟旭：《新形势下提升机关事务管理档案价值的思考》,中国机关后勤,2016（07）.
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人事档案管理和事业单位引用文献:
[1] 人事档案管理和事业单位研究生毕业论文范文 人事档案管理和事业单位方面论文写作参考范文2000字
[2] 人事档案管理和事业单位论文如何怎么撰写 人事档案管理和事业单位相关专科毕业论文范文2000字
[3] 人事档案管理和事业单位在职研究生论文范文 人事档案管理和事业单位方面论文怎么写2万字
