《企业工程类物资采购存在的问题与改进措施》
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【摘 要】 工程项目的采购管理是项目建设的重要环节,必须符合国家法律法规、行业监管要求、及相关强制性标准的规定.在管理中,工程物资类采购存在金额大、专业性强、风险廉洁点多、管控难的问题.审计从宏观的角度通过审核招投标/竞争性谈判等采购文件的编制、采购过程的合法合规性、合同条款的规范性等,揭示采购管理中存在问题,并将事后审计转变为事前、事中审计,防范于未然,帮助企业规避风险,挽回损失,提质增效.同时,还深入挖掘问题产生的根源,为完善项目管理,提出合理化的改进意见和建议.
【关键词】 工程物资 采购 问题 改进
一、采购管理存在问题
对于生产型企业来说,采购总额占比前三的往往是生产主料（包括原料及大宗辅助材料）,其次是工程项目类（包括改扩建项目、及工程相关的设备及材料）,最后是生产所需的服务类项目（包括物流运输、维修等）.由于工程项目采购金额大、专业性强,往往是违章操作的高发地,同时也是审计关注的重点,审计从企业发展战略、组织架构、业务模式分析等方面入手,揭示采购管理中的核心问题和潜在风险.并以问题、风险为导向,对关键流程管控问题进行深层次检查和剖析;通过穿行测试、对比分析、访谈等一系列审计方法深入挖掘本质原因.通过梳理发现,工程类物资采购中存在的问题,主要集中在以下几点：
1.设计图纸不充分就进行工程招标.由于为了赶工程进度等原因,应建设方要求,设计单位组织设计人员在项目现场集中办公,“边论证、边设计、边施工、边修改、边优化“,前期施工主要依据白图或电子版图纸,图纸会签和施工图会审环节未能得到有效控制.企业按图采购,即使是采购程序正确,也必将导致大量的设计变更,甚至形成低价中标,高价结算的局面.同时,还存在设备采购后,发现与工艺流程不匹配,为确保正常生产,企业不得不与供应商协商进行更换,或重新采购、重新安装调试,不但影响了生产,还造成设备的闲置和投资的增加.所以设计图纸不充分就贸然采购,必将导致采购失败.
2. 规避工程招标、虚假招标.根据国务院关于《必须招标的工程项目规定》的批复,施工单项合同、与工程建设密不可分的重要设备、材料等货物达到一定金额时必须公开采购,企业出于种种原因,往往肢解项目后,通过竞争性谈判、比价等方式进行采购.甚至招标人,招标单位、投标人恶意串通,进行虚假招标.
3. 对招标单位监督力度不够.由于在合同中对招标单位的权力和义务约定的不详细,当招标单位在招标现场的人员专业能力不足时,容易造成流标,或者招标成功后,中标单位的专业能力、经验达不到要求等,造成项目返工或延迟交付使用等问题.
4.涉嫌围标、串标.围标和串标的方式多种多样,在审计过程中难以查实.如,投标方的IP地址一致、手机号一致,投标单位投标文件异常一致,多项招标项目各投标单位报价呈规律性变化,等等.
5.招标条款与合同约定不一致,使采购方受损.某发电项目,厂前区工程为综合费率招标,招标文件要求“报价方式为综合费率下浮,投标人在合同实施期间不因市场因素变化而变动”,而在实际签订的合同中,依据其附件表明材料据实调整.在招标文件中,承包方完全承担市场风险,而实际签订的合同中,承包方无任何市场风险,合同签订与招标文件不相符,使本次招标失去了实质性意义,既违反《招投标法》的相关规定,也未能充分维护企业自身利益,不利于项目投资控制.
二、改进措施
1.采购管理体系做保障.成立采购领导小组和项目小组,明确管理职责;配套出台相应的监督和追责机制,签订项目责任状.以领导小组为核心,推动和落实企业采购管理与执行体系的运转与完善,同时,为项目工作小组提供决策、支持和帮助.统筹兼顾采购的事前规划,事中的执行,事后的控制维护,以达到降低项目成本,保障项目质量的目标.项目小组主要负责采购的实施与具体管理.
2.推进廉洁、务实的文化建设.一是集体决策,提升决策的透明度,减少暗箱操作;二是严要求,靠制度和廉洁文化共同保证采购环境的公平、公正;三是公布廉洁电话和管理指引;四是引入效能监察,对所有采购活动进行全过程监督,包括采购现场监标、采购执行监督等;五是培养积极健康的合作关系,从全方位、多角度对承包方进行评价,引导承包方以专业技术能力和良好的服务取胜.
3.引入全程跟踪审计,全过程参与项目建设管控.在项目启动前,选定审计机构.施工图出来后,委托专业机构编制工程量清单,然后由审计机构审核.以最终审定价为依据确定招标项目的控制价.此做法即控制了工程造价,又防止投标单位高估冒算或不平衡报价.在项目建设中,全程跟踪审计单位全过程参与了项目建设管理,为建设方提供了较好技术咨询服务,也为项目建设投资把控起到关键性作用.
4.推行集中采购.依托集采的规模优势,优化资源,通过战术采购与战略采购相结合,实现采购资源共享、统一管理,利于提高采购成本的控制能力.
5.建设信息化采购平台.通过采购信息化建设,使采购制度、流程嵌入到系统中进行管理.通过制度管人、平台管事,达到“采购业务合规可控,实现采购管理价值增值”的管理目标.
从采购需求,到采购定价,再到合同签订,实现全程在线操作,采购过程记录归档;结合采购管理制度达到阳光采购、规范内控、提高效率、统一管理、降低采购成本的项目目标.优化采购流程,实现采购部门与供应商在线协同,保证沟通的高效、准确,减少事务性工作,减 少人为差错,实现文档标准化.同时,采用大数据分析方法,采购平台自动锁定IP地址相同的投标方,并提出警示信号,提前防范串标、围标的不合规行为发生.
总 结
工程物资采购是项目成本控制的重要环节,采购环节节约1%,项目成本将降低5%-10%.采购也是项目质量控制的第一关,一旦放松,即使投入使用后,再投入数倍的精力与成本都难以彌补.对采购风险的管控程度,往往决定了项目的成功度.企业若想降低采购成本,增加企业利润,应认真分析采购成本影响因素,选择适合本企业的采购成本控制策略与方法,扎实做好企业的采购管理工作,提升企业采购人员的采购管理水平,才能有效解决企业采购中出现的各种问题.
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