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办公自动化和档案管理论文范文

【摘要】社会在发展,科技在进步,信息技术为新时期的档案行业发展带来了新的机遇和挑战.事业单位的档案管理也应该不断适应新时代、新技术和新要求,将档案管理与计算机技术有效结合起来,在传统的办公室中采用新模式、新方法来提升档案管理效率,实现档案管理办公自动化.本文从办公自动化的核心理念入手,详细分析了办公自动化对事业单位档案管理的影响,并提出了两者有效融合、共生共赢的路径思考.

【关键词】办公自动化;事业单位;档案管理;影响

随着社会经济的不断发展,档案的重要性和内在价值逐渐显现出来,事业单位应该对档案管理予以足够的重视.如今,“互联网+”时代的到来和信息技术的日新月异,都为事业单位的档案管理提供了新的发展机遇.如何将计算机技术与档案管理有效结合起来,发挥科技在档案管理工作中的重要作用,从而促使档案能够实现其应有的价值,是事业单位的档案管理部门应该持续深入思考的问题.

一、办公自动化的概述

办公自动化是将现代化办公和计算机技术结合起来的一种新型的办公方式.鉴于信息技术的发展速度较快,现代化的办公自动化应该采用最先进的办公设备和信息技术,在办公室领域全面实现办公业务活动物化于人以外的各种办公设备中,从而形成“人—机信息处理系统”.此外,办公自动化强调办公的便捷高效,因此要具有易用性、实用性、稳定性、严密性与开放性.由此可见,在某种意义上来说,档案管理也属于办公室业务的一种,办公自动化在很大程度上能够实现档案管理质量的飞跃和水平的提升,是事业单位加强档案管理的最佳路径选择.

二、办公自动化对事业单位档案管理的影响分析

（一）有助于保护档案的安全性、完整性、环保性.事业单位由于部门较多,档案数量比较庞大,类别也比较多,档案管理有一定难度.应用办公自动化系统管理事业单位的档案能够最大程度确保档案的安全性和完整性.比如,一些年代比较久远的文书档案,本身就脆弱不堪,每一次查阅就是对档案本身的折损.但有了办公自动化系统,纸质档案可以转化为电子档案,查询人在电脑前就能够调出该档案的图片,避免了相应的损耗.与此同时,办公自动化系统拥有存储时间长、信息量大、稳定性强等优点,且不易受到环境的影响和限制,这对于档案的保存与储藏来说是极大的优势.尤其是对于一些特殊的档案保管,管理人员完全可以利用网络传输电子资源,从而确保原始档案的稳定性、安全性和完整性.此外,传统的纸质档案在事业单位档案管理中占据了较大比例.但是,基于环保的理念,大量用纸会造成资源的极大浪费.因此,提倡使用办公自动化,形成无纸化办公,既响应了国家“低碳环保”的号召,又在一定程度上为社会的可持续发展贡献了一分力量.

（二）有助于提升事业单位档案管理与综合管理效率.首先,引入办公自动化系统后,关于档案的形成、存档、查阅、借阅、管理等全过程都可以通过信息系统来进行,这就使得档案的管理更加透明.档案从无到有的过程都能够展现在员工面前,使得单位员工在不经意间也参与到了档案管理的过程当中,并担当了监督员的作用.其次,传统的档案管理方式多以人工为主,归档、查询、借阅都需要档案管理人员亲自处理,工作量大,耗时长,效率低下.但是如果将办公自动化加入到档案管理当中,就能够从环节和流程上节约时间,在为工作人员提供便利的同时,也能够更加满足借阅人和归档人的需求,为其提供更好的服务.与此同时,借助办公自动化系统处理档案还可以增强档案管理的规范性与标准化,从而促使事业单位的档案管理更加快捷、高效,综合管理能力全面上水平.最后,合理应用办公自动化,还可以将信息技术的作用和价值充分地发挥出来,实现档案资源的互利共享,这对于挖掘档案内在的应用价值、增强档案的有效利用,加快档案的流转速度具有巨大的促进作用.

（三）对管理人员的素质能力提出了更高的要求.办公自动化与档案管理结合后,对档案管理人员提出了更高的要求.部分事业单位在之前的管理中,对档案的管理并没有投入太多的力量,尤其是在人力方面.档案管理人员通常学历较低、年龄较大,接受新鲜事物的能力较弱,对于计算机技术和信息技术不敏感.而在引入办公自动化系统后,这部分人员亟待进行培训.不仅是技术方面的专业培训,要想全面实现办公自动化下的档案管理,必须还要进行档案方面专业知识的补充,增强档案管理人员的政治意识和思想道德修养,以便更好地应用办公自动化系统促进档案管理的全面发展.

三、提升办公自动化与事业单位档案管理融合的路径思考

（一）更新传统观念,提高档案管理重视程度.要想加强档案管理与办公自动化的融合效果,首先要从档案管理人员的认识上入手,更新传统的档案工作理念,树立有利于档案工作科学发展的思想理念,解放思想,与时俱进,转变思维方式,加快构建与新时代档案工作相适应的思想观念,以促进事业单位的档案管理形成科学发展的新局面.而从事业单位本身来说,要改变之前“重存储、轻利用”档案管理理念,提升对档案管理的重视程度,从人力物力财力上给予支持,切实将档案管理提升到更重要的位置上来,加快建立办公自动化与档案管理相融合的新型管理模式.

（二）提升管理效率,建立现代档案管理制度.利用办公自动化发展的契机,将档案管理与办公自动化融为一体.使得办公自动化系统当中,文件从起草、首发、办结到电子文件设计的组卷、著录、归档、查档等各个环节均能够根据档案管理工作需求进行记录,且需要全面处于档案管理系统的监管,从而实现办公自动化与档案管理的完美对接,保证档案的安全性以及档案管理过程的标准化和规范化.此外,還要建立相应的现代档案管理制度来持续加强办公自动化与档案管理的融合,进一步提升管理效率,增强档案信息的资源共享,密切事业单位各部门之间的联系合作,提高档案办公自动化的工作能力.

（三）加强人员培养,组建适应发展需求的队伍.计算机技术的不断更迭使得档案管理人员必须尽快提升自身的各项素质和专业能力,并在持续的实践过程中增强操作能力,提升档案部门的服务水平.引入多元化的培训教育模式,定期开展讲座、实操等培训教育,着重加强档案管理人员对于信息技术、网络技术等先进科学技术的水平.同时,还要对其思想政治意识和职业道德方面进行教育引导,坚定政治立场,端正工作态度,从思想认识入手保障档案管理各项工作的有序开展.