《简述信息时代如何做好档案管理》
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摘 要 当前的档案管理工作与以往相比,要求更高,需不断提高档案管理的效率.信息技术不断完善,档案管理工作发展迎来了诸多的机遇,同时也需要应对前所未有的挑战.因此,应充分利用信息时代的机遇,勇敢迎接时展为档案管理工作带来的挑战,全面改善档案管理.
关键词 信息时代 档案管理 机遇 挑战
信息时展中,信息技术极为关键.信息技术在档案管理中的应用提高了档案管理的效率,减轻了档案管理人员的工作压力.档案管理人员需在管理中合理应用信息技术,这也是档案管理信息化建设的重要前提和基础.
一、信息时代档案管理
与传统档案管理工作相比,信息时代的档案管理工作发生了显著的变化,管理人员要基于现代信息技术,利用计算机系统和互联网技术管理档案信息.管理人员需要录入电子档案,采集、查询和共享档案信息.这种管理方式极大地转变了管理对象,档案分类更加明确和清晰,档案查询和调取速度明显加快,充分展现了档案信息的作用,并且也规避了档案信息查询困难所导致的档案资源利用率低的问题.
二、信息时代对档案管理的新要求
信息时代的到来,使档案管理的要求也发生了一定的变革,具体表现在：
(一)加强档案数据的电子化、信息化管理
传统档案资料管理多以纸质形式实现,而在信息时代,信息技术的广泛应用,使得档案管理逐渐向信息化方向转变.这就要求将原本的纸质文件资料转化成电子版本,以加强信息化管理,保证档案资料的真实性、齐全性.同时,还应建立完善的电子资料库,做好定期更新工作,避免资料丢失或遗漏.
（二）提高电子资料的整理归档效率,保证档案资料的齐全
一方面,要对整理的电子档案进行编号和排版,确保档案存储的有序性,提高查找效率;另一方面,需及时开展档案归档和记录工作,按照类型完善档案的科学划分.此外,还需制定完善的档案管理制度,做好档案备份,避免档案破损或丢失带来的不良影响,做到档案资料的真实性和齐全性.
(三)提高档案信息化水平,落实信息化管理要求
一是要配备完善的信息化管理设备,如计算机、扫描仪,及时将纸质档案进行电子录入和存管.二是完善档案数据库,构建灵活的搜索引擎.这样一方面可将电子档案进行科学的分类管理,及时了解档案资料的齐全情况;另一方面也便于工作人员快速准确地查找到相关信息,从而提高工作效率,提高档案利用率.
三、信息时代档案管理信息化中的问题
(一)档案管理人员不重视档案管理工作
档案管理工作具有系统性和复杂性,档案管理人员一方面要具备扎实的档案管理知识,另一方面也需具备熟练操作信息技术和计算机的能力.但是,很多企业并不十分关注档案管理工作,人员和资金投入不足,最终导致档案管理工作的质量无法达到理想水平.
(二)檔案管理人员的适用性较弱
为更好地推动传统档案工作向信息化建设发展和转变,档案管理中应用了多种档案管理软件.尽管新型档案管理软件有利于推动档案信息化和数据化建设与发展,但是其也存在明显的不足,不利于提高档案管理的质量.如在信息化档案管理中,档案管理软件的兼容性和适用性较差,不同企业和单位使用不同规格的计算机,软件之间无法兼容,不利于资源共享,档案管理效率并不理想,最终阻碍档案管理工作的有效开展.
(三)档案管理信息化标准不统一
档案信息化管理的信息化特点尤为明显,对此,应采取有效措施建立统一的档案管理规范,加强档案应用的规范性与合理性.但是,在现阶段的档案管理工作中,标准和规范缺位现象较为严重.在信息系统和网络硬件建设方面依然需要不断完善,而这不利于档案信息化管理的规范化和科学化发展.同时,由于多种因素的负面影响,档案管理部门并未建立完善的档案编制,档案编制细则不具有普适性,系统软件不可应用于不同的系统当中.我国现阶段并未形成全面且详细的信息化管理标准,不利于我国档案管理工作的顺利开展.
(四)档案管理的安全性有待完善
电子档案管理系统主要借助验证登录名和保障信息安全.尽管其为工作人员的日常工作提供了诸多的便利,但一旦泄露,不法分子则会立刻侵入系统当中,进而出现虚假的档案信息,破坏档案信息的可靠性和真实性.另外,电子档案信息管理工作内容较多,且工作本身具有较强的系统性和复杂性,储存大量不同类型的信息.如果计算机系统遭到病毒侵害,不法分子则会趁机破坏重要信息,威胁企业的经济效益.
(五)高水平档案管理人员数量有限
信息时代飞速发展,档案管理工作需要人才的大力支持.但是目前,很多单位均不关注档案管理工作,档案管理人员多其他岗位,专业的档案管理人才数量明显不足.虽然部分档案管理人员的专业知识相对丰富,但是其无法熟练地应用信息技术,最终导致信息化时代背景下,档案信息工作质量不够理想.[1]
四、信息时好档案管理工作的有效策略
(一)改变管理理念,增强档案管理意识
信息时展中,增强档案管理意识是切实完善档案管理工作的前提和基础.首先,企业管理人员应正确看待档案管理工作的作用和功能,将档案管理工作作为企业发展的关键环节.其次,档案管理人员要增强档案管理意识,在日常建设和管理工作中积极总结和反思,加强信息化档案管理的能力,以此增强档案管理的实效性.
(二)重视信息化建设,增强软件的兼容性
档案信息化建设能够有效完善档案管理工作.信息化档案管理有利于推动档案资源的大范围共享,最大限度地发挥档案信息的作用和价值.为此,档案管理部门需合理应用信息技术,不断创新档案管理模式,注重档案信息检索的便捷性,快速检索到指定的档案信息.如在档案信息分类保存和管理中,档案管理部门要合理应用信息管理系统、CAD系统及ERP系统等软件完成编程环节,基于计算机和多媒体技术自动识别文字档案和图像档案,并将档案信息自动存储于档案信息数据库.这样一方面能够扩大档案资源的存储量,另一方面也可有效规避档案资料的老化和损坏问题,提升档案管理的水平.[2]
（三）统一档案信息化管理标准
管理者需建立完善、统一的档案信息化管理标准,设立完善的档案管理制度.我国科学技术日益优化,在档案管理工作中,工作人员应结合实际建立更为全面且完善的档案管理工作机制和工作体系,高度重视档案管理细则的编制,从而实行统一的档案管理细则,将其真正地践行在档案管理工作中,增强软件的适用性.在管理工作期间,还要及时明确多个工作岗位的主要任务和责任,从而集中各部门不同载体的档案材料,实现档案管理与企业管理工作的协同发展.
(四)注重档案资料安全,做好保密工作
我国信息资源较多,档案资源在信息资源中占比较大,在政治建设和经济发展中均占据着主要位置.所以,在信息时代背景下的档案管理中,应积极建立科学的档案信息安全保障机制,保障档案信息的安全性,做好保密工作;转变以往的档案管理观念,增强网络安全意识;根据实际采取针对性措施防止病毒入侵,增强信息的安全性和可靠性.
档案管理部门在日常工作中要采取用户身份验证的手段,加强档案管理的有效性,加大计算机网络系统监督力度,确保档案信息的隐秘性与安全性.如在档案管理中,病毒入侵风险较大,发生了档案信息泄露和丢失等诸多的问题,无法顺利查看档案内容.为有效保障信息安全,档案管理部门需采取多种有力措施避免不法分子入侵系统,随意更改和窃取系统内容.为此,需及时更新用户登录名及密钥验证管理,基于密钥管理保证系统的安全与稳定运行.另外,重视系统运行监控,在计算机系统中设置最为先进的杀毒软件,有效隔离内网与外网,定期备份重要数据,进而加强维护数据信息的安全性与完整性.
(五)培养专业的档案管理人才
专业素质较强的档案管理人员在信息化档案管理中扮演着重要的角色.我国现阶段的档案信息管理工作中,专业素质和技能较好的管理人才数量有限,专业人才缺口较大.若想不断提高档案管理的综合水平,就应高度重视专业人才的培养与引进,为其提供专业系统的培训,从而增强工作人员的工作能力,转变管理人员的工作理念.档案管理具有较强的严肃性,需要花费大量的精力.单位需要为管理人员传授计算机技术应用技巧,使其灵活熟练地应用计算机系统.不仅如此,单位还需定期指派工作人员外出进修,学习最新的管理技术和理念,切实做好档案管理工作.
五、结语
信息时代背景下,档案管理工作的要求发生了较大的变化,其需要更多专业的档案管理人员.为做好档案管理工作,工作人员必须明确档案管理中的限制性因素,同時根据工作的现状和要求,采取有效的优化措施,加强档案管理工作的有效性,以此为单位提供高品质的档案管理服务.
（作者单位为镇江市城市水利管理处）
参考文献
[1] 赵学军.基于信息时代下档案管理工作的创新[J].兰台内外,2019（01）：42-43.
[2] 冯海霞.对信息时公室档案管理工作的改革与创新分析[J].现代国企研究,2019（04）：138.
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