《当前企业档案库房智能化管理的实践》
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随着国家社会的不断发展,各个企事业单位对档案的管理工作有了更高的要求,新时期的档案管理工作要向便民化和智能化的方向发展,提升档案管理的效率和服务水平.所以建立有关档案管理智能化的管理体系离不开网络技术,特别是关于物联网技术的应用,能很大程度将原有档案工作服务水平和智能化进行提高.但是在实现智能化管理的过程中,也会有相关的信息安全风险出现,所以在如何将档案管理智能化的同时,建立高效、安全的档案管理是我们推进智能化档案管理的重要研究方向.
这些年随着社会的发展进步,各种计算机技术飞速发展,在传统的档案管理模式下已经无法快速满足需求的状况下,智能化档案管理应势而生,这种管理模式在实际的应用和管理中有着以往无法比拟的效率,也因此得到了广泛的应用和推广.在近几年,档案管理工作者要自如的工作,需要提高自身的相关理论知识,还要强化实践能力,包括对计算机的实际操作,学会对各种资料的查询,熟练使用各种操作软件,只有这样,才能将智能化的档案管理进行大众化的推广和应用.
一、新时代的档案库房智能化管理
信息时代的计算机技术运用到库房的管理是一项重要举措,让传统的档案库房管理向智能化发展的趋势.从这方面的发展来看,随着档案管理的信息化进行,档案的数量和类型在不断的增加,形式种类变的更多,电子档案、照片档案、数字档案等.而且随着时间的积累,档案的数量大幅增加,传统的记录方式渐渐跟不上时代的需求,所以必须要使数据进行大量的存储,信息化的档案管理可以对此进行有力的支持,这也为档案电子数据库的建立提供有效原因.
而且推行档案库房的智能化管理还能避免档案老化的问题,甚至以往许多的档案以往保护不当造成了人为损坏,而采用档案的智能化管理,可以让档案的原件得到有效的保护,使档案的保存时间被无限延长,同时可以利用档案的电子信息化和智能化管理降低档案丢失或污损等风险,而且可以使数据可以进行云盘保存的方式,防止因为网络安全等问题导致的档案丢失等.
二、智能化档案管理的必要性
近些年,随着不断的发展,我国的档案管理工作变得愈发重要,传统的档案管理在工作中的各种问题逐渐暴露,渐渐有了无法紧跟发展的趋势,而且在传统的档案管理中,通常都是纸质档案,工作涉及繁多,内容繁琐,各种档案的分类、排序和整理装订,最后再由档案管理人员进行档案的标注和备案,整个档案存放归纳的所有过程都需要人工进行.虽然现在的档案室也都配备了电脑,但是大多用于档案地点的存放记录,更多的作用是为了便于查询,而且即使是查询到的信息的录入工作也是由人工录入的,这个过程极其繁琐,占用了档案管理人员的大量工作时间,而大多数的档案管理部门人员有限,甚至有的地方查询功能都不具备,只能进行简单的记录,更多的查询通常还要用纸质记录进行,这样的档案管理与快速发展的社会是无法相匹配的,对于档案管理的智能化进行十分不利.而在物联网技术介入的情况下,结合技术特点,就可以实现档案信息和互联网的连接,让人们可以通过网络直接查询档案.
网络技术档案信息化、管理智能化的相互结合,让档案管理的线上服务功能得到加强,让用户的使用体验不断提高,可以让用户的使用满意度大幅度提升,让用户可以根据自身需求选择合适的查询方法进行操作.同时,档案管理的智能化让档案管理从纸质转向了电子信息,这样将档案管理从线下的纸质模式,转变为线上的电子信息模式,提高了档案的传递效率和查询效率.
三、智能化档案管理的发展趋势
(一)智能化的信息存储方式
传统的档案管理一般就是对档案用文字记录再辅以相关图片,和现代化的智能档案管理相比这种方法显得效率极低,收录内容比较简单匮乏.智能储存档案可以说改变了传统存储方式,不仅可以依靠智能系统运行智能存储来管理,还能收纳多种类型的文件,可以实现存储虚拟化,不占用实体地点.可以说与传统的方式相比智能化的档案管理最重要的就是智能化,在档案库房的管理中,可以依靠智能系统的存储管理等相关功能,支持文件的存储、查找等,实现了档案数据的虚拟化进程.而且智能化的信息储存可以容纳的数量是十分巨大的,用数字化的方式缩小了信息空间,将信息进行压缩处理,也可以说提升了信息储存的空间.而且,在传统的存储中可能会有保管不利会损坏信息的情况,但是智能化的存储完美避过了这一不利条件,也让信息的安全得到了有效的保障,可以实现档案信息最大化利用.
(二)智能化搜索
随着社会的发展,各种文献的检索智能化变得越来越重要,尤其是在当代档案管理,检索需要的答案种类越来越多,如文字、图像、视频、声像等,有的是本地文件有的是异地文件,而在获取相关信息的过程中,靠传统的纸张查询是无法做到的.智能化的检索过程中,可以以文献的相关词进行联想搜索,对搜索文獻进行整理,让用户能在最快的速度找到想要的文献,提升了服务效率.
四、智能化档案的优化措施
(一)加强平台功能,提供优质服务
在智能化的方案管理中,除了让档案的查询速度得到提高,还让用户的体验得到了加强.在平台的建设中,注重平台的多功能实现,让档案的查询能根据不同的用户需求,提供个性化服务,利用大数据和云计算等技术,对不同用户提供针对性服务.可以提供多重的检索服务,并且在让用户可以自由选择发送邮箱或手机、pad等移动终端.最后还要对用户信息进行管理,便于用户的自助服务.
(二)线下服务的提高优化
即使是建立了完善的线上服务平台,线下也不能完全抛弃,建立线上服务平台是为了提供更好的服务,但还有许多用户对线下的使用情有独钟,所以线下的服务与升级也同样不能落下.线下服务的升级意味着要加大创新,增加自主服务区,让相关的配套设施能更完善的建立.比如让档案的借阅卡,扩大借阅卡的使用范围,可以查询、借阅、充值、消费和门禁等.让自助服务更广泛的使用,减少人工操作可能发生的失误.
(三)提升业务水平,保障网络安全
档案管理的智能化对相关人员的专业素质有了更高的要求,档案部门要加强相关人员的专业知识和服务意识的培训,尤其是对网络安全知识的培训,加强工作人员的应变能力,一旦出现威胁网络安全的情况发生,相关工作人员要做出相应的针对方案.另外在平时的工作中,要做好预防网络攻击的防火墙,确保用户的安全,提前做出预防方案.还需要对用户的做出备案,避免出现网络攻击导致用户信息的丢失.
五、结语
面对网络大环境的大趋势,运用互联网技术智能化管理档案成为了不可或缺的技术手段,在这个时代产物应运而生的时刻,需要面对的问题也随之而来,其中平台网络安全是重中之重.所以在这个管理研究的过程中需要严格注意网络安全问题,需要从根本上提升安全意识,辅助以相应的科学技术水平以及服务于客户的专业态度,在可控范围内最大程度的保证用户的使用感受和信息安全.在保证安全的前提下,以最好的服务态度和专业的手段.（作者单位：中国石油庆阳石化公司）
上文结束语,该文是适合不知如何写企业档案方面的管理的实践专业大学硕士和本科毕业论文以及关于管理的实践论文开题报告范文和相关职称论文写作参考文献资料.
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