简介:关于声像档案方面的论文题目、论文提纲、声像档案论文开题报告、文献综述、参考文献的相关大学硕士和本科毕业论文。
文／朱培芳 张根水
摘 要：针对目前高校声像档案管理问题,本文在分析现状的基础上,结合实际提出了基于部门立卷归档流程的管理系统设计,并在系统实现及条件保障方面进行了探索.
关键词：声像档案 部门立卷 系统设计
高校声像档案是指高校在教学、科研、管理及历史发展的各个阶段所直接形成的具有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等以不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录.声像档案是高校档案的一个重要组成部分,它具有客观、形象和真实的特点,能生动、具体地再现学校教学、科研、管理及各方面的工作成果,真实记录学校各个时期的发展面貌,具有现实的查证和利用作用,对历史研究具有重要的参考价值,是学校重要的档案资料和宝贵财富.近年来,随着高校招生规模的不断扩大和现代科学技术的不断发展,高校声像档案的增长趋势日益明显.因此,必须探索行之有效的适合高校实际的声像档案管理系统.
1.高校声像档案管理现状
声像档案是高校档案的重要组成部分,但在实际工作中,由于人们对声像档案的了解和认识不足、声像档案归档意识薄弱、归档不及时、渠道不通畅、声像档案形成部门“只拍不存”的思想观念突出、档案管理部门对声像档案的重视和管理力度不够,目前,大部分高校的声像档案仍采用传统的管理模式,声像档案材料大多数保存在形成部门和个人手中.到档案管理部门要求归档时,声像档案形成部门仅把手中保存的一小部分价值不高、意义不大的声像材料交来完事,声像材料文字说明由档案管理部门的分管同志完成,但大部分档案管理部门的分管同志既没有参与声像材料形成时刻的活动,也不清楚声像材料形成时刻的详细事由和人物关系,很多文字说明只是简单笼统地描述,不能客观真实地反映声像材料的内容.同时,大部分高校的档案管理系统中的声像档案模块都采用统一的类似于党群、行政、教学、科研等档案门类的管理模式,只是对著录字段的条目内容进行简单地调整和修改.即使上传了电子文件,也只能简单地打开浏览而已,完成不能与声像档案所发挥的作用相匹配,更无法进行高质量深层次的编研工作.
针对上述问题,笔者根据多方面调研并结合所在学校实际,充分认识到要想扭转声像档案归档管理滞后、利用困难的问题,必须从声像档案的立卷方法和归档流程上进行改革.为此,设计了声像档案部门立卷归档流程和基于此流程基础上的管理系统.通过加强宣传力度,转变思想观念,积极主动出击,规范管理手段,经过一年多实践,所在学校的声像档案管理模式和系统得到有关专家的认可和好评.
2.声像档案部门立卷归档流程
严格推行声像档案部门立卷归档制度,学校声像档案拍摄部门为声像档案的立卷部门.具体整理归档流程如下（以照片档案为例）：
2.1 归档分工：声像档案拍摄部门拍摄完毕后,一周内将拍摄的照片资料经初步筛选整理后,返回活动承办单位.2.2 归档判断：活动承办单位*档案员依据归档范围,精选有代表性的反映本次活动主题的照片（3）5张为宜,重大活动可适当增加）,需归档的转入下一流程,不需归档的剔除.
2.3 编写文字说明：活动承办单位*档案员在一周内对精选照片资料一一编写文字说明后交给拍摄部门.
2.4 分类：由拍摄部门统一分类.声像档案一般按年度—问题（内容、事由）进行分类,分类时必须遵循声像材料的自然形成规律,保持声像材料的有机联系,注意其成套性特点,便于保管和利用.
2.5 组卷：照片一般按专题、内容组卷,对应照片的电子文件和光盘的组卷要与照片相对应,并注明参见号.
2.6 编档号：按照声像档案分类编号方法编制,按年度号—分类号—案卷号—件号编制档号.
2.7 电脑著录：在活动承办单位*档案员完成文字说明著录的基础上,由拍摄部门*档案员对照必著项逐份对照片资料内容录入专用的声像档案管理系统.
2.8 打印目录：分三种保管期限打印目录,卷内目录一式三份,案卷目录一份两份.
2.9 装档案盒：将完成上述流程的照片资料分保管期限放入档案盒中暂存,并完整填写档案盒背脊项目及备考表.2.10 移交：将上年度归档声像档案目录、档案实体一起移交档案管理部门.
以论文范文程由档案管理部门完成：
2.11 检查验收：检查验收各立卷部门移交的声像档案实体、声像档案目录及磁盘,主要检查内容包括归档声像档案是否齐全,有无遗漏,页码、档案章、装订、目录及电脑著录是否符合要求.2.12 排架：将档案实体按其档号,从左到右,从上到下的顺序排列.
2.13 编制检索工具：撰写归档说明,装订档案目录,并填写目录夹封面和目录夹背脊项目.
主要归档流程框图如下（以照片档案为例）：
3.系统目标与功能设计
3.1 系统目标分析
本文所论述的声像档案管理系统,是指在基于前面所阐述的部门立卷归档流程基础上,实现声像材料拍摄部门与活动承办单位之间及声像档案立卷部门（拍摄部门）与档案管理部门之间数据的有效传递与控制,从而实现声像材料归档的齐全完整、系统、准确和有效管理利用.
3.2 系统功能设计
声像档案管理系统功能模块主要包括：档案采集、审核管理、数据管理.下面以照片档案为例详细说明.
3.2.1 档案采集：此模块主要用于拍摄部门与活动承办单位之间的数据交换和数据审核.拍摄部门于活动结束后,一周内将本次活动形成的照片反馈活动承办部门*档案员.反馈时,系统自动将一个活动的照片（即一卷）作为一组.活动承办单位*档案员在接到拍摄部门反馈来的照片后,应依据归档范围,精选有代表性的反映本次活动主题的照片,于一周内一一编写文字说明（包括案卷管理和卷内管理两种）后返回拍摄部门.“案卷管理”著录内容主要包括：（1）案卷标题.即一个主题（或一个活动）的名称.（2）案卷说明.一个主题(或一个活动)的介绍(事由、时间、地点、主要人物、背景)、所形成的照片数量等.（3）起止日期：组内照片的开始时间和结束时间.“卷内管理”著录内容主要包括：（1）案卷名称：照片所在组的案卷标题.（2）照片说明：照片的文字说明,主要包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素.（事由：照片影像所反映事件、事物的情由；时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点：被摄物所在的具体地点；人物：照片影像上主要人物的姓名、身份、在照片中所处位置（例如：前排左一）；背景：对揭示照片影响主题具有一定作用的背景；摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人.）文字说明的编写综合运用六个要素,概括地揭示照片影像反映的全部信息；文字简洁、语言通顺,一般不超过50字.（3）参见号：照片对应的纸质文件材料所在的档号.（4）地点：照片的拍摄地点.（5）人物：照片上主要人物的姓名、职务.（6）拍摄时间：照片的拍摄时间.（7）责任者：形成照片的活动的承办部门.（8）电子文件：上传照片的电子文件.（9）顺序号：照片在本组中的序号,需补足三位数字.拍摄部门接收到活动承办单位返回的照片说明后,应进行数据审核,不符合要求的,注明退回理由,由活动承办单位继续按标准要求填写；符合要求的,由拍摄部门补充相应的“分类号”、“案卷号”、“归档部门”、“保管期限”等项目后进入下一流程.
3.2.2 审核管理：此模块主要用于档案管理部门与拍摄部门之间的数据交换和数据审核.拍摄部门在完成“档案采集”模块相应“案卷管理”和“卷内管理”项目内容的填写后,即进入“审核管理”模块.档案管理部门专职档案员在此模块对著录数据进行内容审核和格式把关,不符合要求的,注明退回原因,由拍摄部门继续按标准要求填写；符合要求的,可“入库”进入下一流程.
3.2.3 数据管理：此模块只有档案管理部门才可操作.主要功能为档案管理部门对照片档案进行保护及利用.档案管理部门可在此模块根据需要对照片档案进行多功能检索及人性化打印.这里,突出介绍一下人性化打印的内容.每张纵向A4纸可打印2张照片,每张照片下面附表格式的照片说明,包括档号、光盘（底片）号、摄影者、地点、时间、照片说明,其中,照片说明内容为该照片所在的“案卷标题”加“照片说明”,照片打印预览效果如下图：
4.系统的主要特点与意义
相比传统的声像档案管理系统,该系统具有以下特点和意义：
4.1 流程优化,操作简便,推动部门立卷实施
在传统环境下,档案管理部门推行声像档案部门立卷难度较大,与软件管理系统不匹配、不完善有直接的关系.依托网络信息技术,本系统严格按照部门立卷归档的流程进行功能设计,明确分工和职责,使声像档案的采集、著录、审核、验收、移交、归档管理等都在系统内流转进行,优化了归档流程,简化了操作手续,提高了立卷部门的归档意识和积极性,有利于部门立卷的顺利施行.
4.2 权责明晰,层级审核,确保档案立卷质量
系统通过严格的模块和权限划分,明确各流程环节的职责和分工,严格各项操作的标准和要求,层层审核,严把质量关,确保立卷质量.同时,系统的应用,使声像档案归档时间大大提前,可实现随机在线归档,确保了归档的及时和齐全完整.
4.3 智能管理,满足深层次开发利用的需求
系统除提供对声像档案数据进行多功能检索及目录打印外,还根据编研利用的需要设置了照片智能打印的功能,直接根据需要,输出打印编研成果.如定期将毕业生照片、重要会议及重大活动、学校领导活动等照片档案编印成册,照片及文字说明一目了然,既可作为声像档案的一部分,亦是一份精美的编研成果.
5.系统实现与条件保障
5.1 分类方案
高校要实现声像档案部门归档,首先要对实体分类方案进行调整完善.笔者所在单位声像档案的立卷部门为学校宣传部和教育技术中心,在二级类目里对两个部门形成的数据内容进行区分,避免混淆.二级类目为部门代号,论文范文类目为载体代号,具体类目代号简表如下：
5.2 软硬件配置
因系统里需上传保存大量照片、录音、录像等声像资料,而且随着现代科学技术的快速发展,高校声像档案资源势必越来越多,所以,在系统的软硬件配置方面要有前瞻性并预留可发展空间.在服务器的配置方面,要选择硬盘存储空间相对较大的,同时采用双硬盘备份机制.根据操作人员的身份不同,授予不同的操作权限,尽量开放最少的服务和端口,确保数据的相对安全.在操作系统安装完毕后,要删除多余的无用组件,防止论文范文入侵,并安装安全性较高的防火墙.在网络安全防范和保护策略方面可采取访问控制,防止网络资源被非法访问和使用.在这方面,可采取入网访问控制、网络权限控制等多种手段.同时,针对不同的密级,要采取不同的安全措施以保证声像档案的安全.
6.结语
基于部门立卷归档流程的高校声像档案管理系统在实际应用过程中,需得到全校所有部门和单位的大力支持和配合,所以,在完善系统设计的同时,档案管理部门还要做好广泛的宣传教育和可操作性强的规章制度的制订出台,以使部门立卷工作真正落到实处.
参考文献：
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[4] 武俊贞.浅谈如何加强声像档案的管理[J].宁夏电力,2005增刊：341-342.
作者简介：
朱培芳,南方医科大学档案馆,主任科员、馆员；
张根水,南方医科大学档案馆,助理馆员.
声像档案管理办法:邪教档案之末日风暴
总结：本论文为您写声像档案毕业论文范文和职称论文提供相关论文参考文献，可免费下载。
声像档案管理办法引用文献:
[1] 管理办法论文范文 关于管理办法类硕士论文范文3000字
[2] 管理办法论文写作资料范文 装修和分户验收方面有关毕业论文怎么写3000字
[3] 本科生毕业设计(论文)抄袭检测管理办法
