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石岫岩
（白城市洮北区经济技术合作局,吉林白城137000）
摘 要：利用档案监督和档案利用过程的保密是档案工作中的重中之重,能够有效地阻止档案利用过程中致使重要材料发生泄漏或者保密工作无法正常进行的行为,这样既能保证档案的合理利用,也可以使档案进行更好的保存与保密.农科部门的档案在利用过程中的保密工作也是必不可少的.
关键词：档案监督；存在不足；农科档案
中图分类号：G271 文献标识码：A DOI 编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2016.09.062
1.做好农科档案保密工作的必要性
档案的保管过程中档案保密是一项最基础工作,是档案工作的重要内容之一.做好档案保密是为了维护档案的完整与安全,便于更好地利用档案.随着信息化、网络化程度的提高、科学技术的进步以及经济文化、交流合作的日益发展,如何做好档案保管利用中的保密工作,是档案工作面临的新问题.当前档案利用过程中,很多人对农科档案的保密工作存在认识错误,认为不会涉及国家安全方面的问题,抱有忽视态度.其实任何档案都有保密要求,农科档案也应如此,涉及企事业单位隐私和商业秘密等问题,因此在农科档案在利用过程中做好保密工作必不可少.
2.当前档案监督工作存在的不足
2.1 制度不完善
从事档案监督和保护的工作人员,对于制度要有严格的态度、高度的责任心.一是要时刻秉持着为人民服务的态度,对于档案要有着无比的热情；二是业务方面,知识必须专业而且能够从容面对各式各样的业务问题,对于相关的法律法规有着一定的了解与掌握；三是关于文化和个人素养,对工作人员的学识应该有一定的要求,要有善于总结和观察的能力,因为工作方面有一定的规律性,与此同时,还要有敏感的观察的能力,善于发现问题解决问题.
2.2 措施不完善
一些重要的档案管理机构要采取一些高科技的手段,比如要安装监控等设备,防止有图谋不轨的人对档案进行*或者篡改.平时会有看书翻书页占口水的习惯必须要严加管制,因为档案大多数都为纸质容易破损.保证监督明确,监督到位,不能让档案受到任何的损失.工作人员要勤快,关于档案的保护与监督需要一定的宣传力度,关于相关的法律规则要勤与人们交流传播,并且时时刻刻关注着每一份档案的被使用情况与变动；要勤于动脑,及时征求使用者对档案收储工作的态度与建议,及时检查被查档案的变化,及时登记与记录实施情况.在使用者离开之前保证档案的万无一失,如果出现了故意损坏档案以及*行为或者无意损坏档案的人为行为,及时记录并向上级部门反应,采取一定的补偿惩罚,以挽救档案的完整.
2.3 管理不完善
一是部分工作人员没有经过专业的档案知识培训,对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不够专业,档案收集意识淡薄,而且有部分档案人员身兼数职,对档案工作精力投入不足,日常事务往往只是将材料放人档案盒中,没有足够的时间整理归档,严重影响了档案管理水平；二是一些归档的材料还不够真实和准确；三是档案的收集、保管、保护、借阅、保密等制度不够健全,虽建立管理制度,却流于形式执行不严谨.例如：档案管理人员责任心不强,文件资料堆积如山,档案整理不及时,档案资料收集不全,丢失严重；借出的档案不履行借阅手续等,有借无还时而有之,时间一长档案资料就不知去向,还有少部分人员借工作的机会私自涂改文字或数据,严重损害了档案的真实性和利用价值.
档案工作总结:全系统办公室主任会议暨城建档案工作会议召开
3.做好档案管理工作
3.1 做好档案的审理与审查
审查工作是档案进行开放为使用者服务之前必须进行的一个环节,要准确地确定档案的使用范围以及内容的审阅,确保档案的万无一失.这项工作需要按照一定的程序进行,初审需要档案管理人员凭借一定的标准,对于一定期限开放中的档案进行对比与审核,要做一个初步判断需要开放的时间以及开放的应用范围,中审最为严格,参与这项工作的人员需要具备一定的知识储备,能够做出决断要不要采取一定的保护措施维护档案,终审是审查的最后一个步骤,这项步骤需要领导加以定夺,通过前两个步骤的总结与归纳,并要通过分析与判断,决定是否对一定量的档案进行开放.
3.2 调动档案管理人员工作积极性
档案管理工作长期单调而枯燥,在实际的档案管理工作中,要激发员工对工作的积极性和热情,保证工作按时完成.与此同时,奖罚要明确,坚决制止徇私舞弊,为员工各尽其职搭建一个公平、公正的平台.物质激励对激发员工的积极性具有非常重要的作用,物质激励方式有多种,要根据每个岗位不同特点采取相应的方式,才能达到最好的激励效果.在设计物质激励的过程中最重要的是要体现“公平”原则,以发展战略和经营计划为导向,以每位员工创造的绩效大小为依据,制定基于绩效的物质激励体系,充分体现“多创造价值多得回报”的理念.
3.3 档案开放之前要做好档案管理的基本工作
对档案进行分类处理以及内容整理,编排要系统.为方便检索与管理,要遵循规律去划分档案.检索工具要加以完善,对档案加以备份,以免发生纸质档案的损坏或者方便应用重要档案时进行抄录与记录.
作者简介：石岫岩,本科学历,白城市洮北区经济技术合作局,研究方向：档案管理及经济技术服务.
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