《规范金融企业业务档案管理的建议》
该文是金融和档案管理类论文写作资料范文与档案管理相关论文写作资料范文.
摘 要：金融企业在发展的过程中,不仅要深刻地认识到档案管理工作的重要性,同时还应制定科学合理的档案管理制度,开展企业的档案管理工作.金融企业在开展档案管理工作时,应该充分发挥档案信息的利用价值,为企业的长期可持续发展提供强有力的支持.
关键词：金融企业;业务档案;管理
档案作为金融企业重要的经济信息资源之一,其不仅将地方金融机构开展的相关金融服务业务真实、详细的反映出来,而且通过准确纪录金融企业的金融业务,为金融企业的业务开展以及发展提供了科学合理的数据支持.所以加强金融企业档案管理工作的力度,不管是对于金融企业的业务发展,还是对国家的精简建设都有着极为重要的意义.也就是说,档案管理工作作为金融企业内部管理的重要手段之一,通过开展档案管理工作,不仅有助于金融企业内部综合管理水平的有效提升,同时也满足了市场经济发展对金融企业提出的要求.
1 金融业务档案的价值分析
1.1 凭证价值
档案自身具有的平整价值是档案与其他不同类型的资料之间最大的区别.金融档案不仅可以作为相关部门审查、筛选、研究以及处理相关问题的基础,同时也为相关法律法规的执行提供了科学合理的数据支持.
1.2 开发客户价值
金融档案为金融企业研究和开发客户价值提供了真实可靠的数据支持.比如,证券公司的潜在客户开发,就是通过合理运用客户档案以及与客户互动交流的方式进行的.作为金融企业来说,必须在开发潜在客户的过程中,充分利用现有的客户档案信息,了解和掌握客户的真实想法,通过与客户之间进行情感交流和对话的方式,拉近与客户之间的距离,才能在积极开发新客户的同时,维持老客户对企业的忠诚度,从而实现企业与客户价值双赢的目的.
1.3 维护企业和客户利益
商业银行长期发展过程中出现的各种凭证汇集成的银行档案信息,不仅为客户与银行之间经济纠纷的解决提供了最真实、最完整的数据信息,同时也提高了银行业务效率和质量的提升.
1.4 改善金融业的形象
良好的企业信誉与业绩是帮助金融企业树立市场形象,增强企业市场竞争力的关键.金融企业在发展的过程中,应该通过积极的收集、整理实物文件、照片文件以及视听文件的方式,将企业的形象真实、全面且生动地呈现在社会公众面前.
2 规范金融企业业务档案管理的建议
2.1 规范管理业务档案
首先,制定客户业务档案与归档范围保管的期限表.金融企业在开展档案管理工作时,必须按照自身业务工作开展的流程以及相关法律法规为基础,积极的推动档案管理模式的优化和创新.假如企业的业务范围和流程必须更改的话,那么金融企业必须在第一时间内完成档案管理制度的完善和修订工作,确保后续档案管理工作的高效进行.也就是说,金融企业必须在明确档案管理期限和归档范围的前提下,建立完善的客户与企业利益维护机制,才能最大限度地满足社会经济发展对企业金融活动提出的要求.其次,金融企业档案管理部门在开展档案管理工作时,必须严格地按照文件材料形成的规律为基础,梳理文件与文件之间的关系,以便于后期的查询和利用.只有按照国家相关规定确定档案归档的方式,并在档案数据分类完成后做好编号,才能确保金融企业档案管理符合相关的标准和要求.业务材料管理作为金融企业档案文件材料的重要组成部分之一,档案管理部门在开展档案管理工作时,可以采取将原始文件存放于档案中,将复印件存放于业务档案中的方式.一般情况下,根据相关的规定和要求,金融企业发展过程中出现的各种业务文件材料都是一式一份的,假如是涉及到企业发展的核心文件的話,那么则应该根据其实际的使用范围,合理增加文件的数量.假如金融企业采取的是纸质与电子文件归档同步进行的话,那么必须在档案归档管理过程中确保两者描述内容的完全吻合.假如企业的业务档案只采用了电子载体形式的话,必须确保文件内容符合电子归档的相关标准和要求.另外,为了保证文件归档的科学性与合理性,金融企业在建设业务信息管理系统的过程中,档案管理部门必须充分发挥其指导作用,为电子文件归档管理工作提供技术支持,才能满足企业电子档案管理的要求.最后,档案管理部门整理归档文件材料的过程中,业务部门必须按照企业档案管理的规定和要求,由档案管理部门统一的进行业务档案的分类与规定,避免因为业务部门与档案管理部门之间协调不到位,影响企业档案管理工作的高效开展.
2.2 强化规章制度管理
金融企业必须从以下几方面着手,开展企业的业务档案制度建立工作：首先,深入分析企业工作的性质,建立科学合理的规章制度,确保金融企业业务档案管理工作的有效性.其次,金融企业必须建立完善的业务材料归档管理制度,将企业业务档案的分类、整理等工作纳入业务工作中,并以此为基础对企业的业务人员工作绩效进行全面的考核,确保业务材料归档的完整性.最后,假如金融企业采取的是外包管理业务档案的方式的话,必须严格地按照要求审核承包方的档案管理资质与安全性,同时在与其签订业务档案外包合同时,必须明确以下几方面的内容：1）档案的安全保管.2）档案利用范围.3）档案信息保密的责任和义务.就目前来说,国内很多根据相关法律法规投资设立的金融企业都涉及了海外机构,所以,金融企业在开展档案管理工作时,还应设置相应的海外机构档案管理体系,所有涉及国家机密的信息,在未经相关部门审查批准前,金融企业都不能擅自将其带离出境.
2.3 科学管理企业
科学管理与利用档案信息不仅是金融企业开展业务档案管理必须具备的基本条件之一,而且还是确保企业业务档案信息安全性的重要手段.所以,金融企业必须严格地按照《金融企业业务档案管理规定》的要求,制定科学合理的档案管理制度,促进企业业务档案管理和利用效率的全面提高.金融企业在开展业务档案管理工作时,必须制定严格的档案信息安全管理制度,通过建立信息化档案管理体系的方式,促进企业档案管理水平的稳步提高.金融企业在建立档案管理信息化系统的过程中,必须严格地按照要求加大档案查询审批登记的相关工作.也就是说,金融企业在存储和安全管理客户电子档案的过程中,不但要确保业务信息的完整性与安全性,同时还应采取异地备份、异质等方法提高业务方案的安全性.随着金融企业越来越重视档案管理工作的重要性,金融企业也通过加大业务档案编研与开发工作力度的方式,为金融企业档案管理工作以及业务活动的开展提供强有力的支持.此外,金融企业还可以通过成立业务档案鉴定小组的方式,按照相关规定和要求鉴定已经到期的业务档案文件,然后将鉴定结果上报至企业管理部门.假如业务档案已经到期且没有利用价值的话,可以在负责人确认后进行销毁.在档案销毁工作完成后,做好登记造册的工作,同时保存档案鉴定的报告,避免因为档案管理流程违规,影响到业务档案管理工作的开展.
3 结束语
总之,金融企业必须根据自身发展的实际情况,建立规范的业务档案管理体系,促进企业业务档案利用价值的有效提升,为企业的长期可持续发展提供积极的帮助.作为金融企业来说,在开展档案管理工作时,应该在明确企业档案管理制度的基础上,合理的安排档案保管、鉴定的程序,才能在确保业务档案管理的完整性与安全性的前提下,促进企业档案管理工作水平和效率的稳步提高,为金融企业的健康可持续发展奠定坚实的基础.
参考文献
[1]李芬.如何着力规范金融企业业务档案管理[J].城建档案,2018,11：72-73.
[2]景瀚.着力规范金融企业业务档案管理[J].中国档案,2018,09：50-51.
本文评论：此文为关于档案管理方面的金融和档案管理论文题目、论文提纲、金融和档案管理论文开题报告、文献综述、参考文献的相关大学硕士和本科毕业论文.
金融和档案管理引用文献:
[1] 金融和档案管理学士学位论文范文 金融和档案管理类本科毕业论文范文3000字
[2] 财务档案管理学论文选题 财务档案管理论文标题怎样定
[3] 热门档案管理学位论文题目 档案管理学位论文题目怎么拟
