《城建档案管理数字化建设问题》
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摘 要：随着科学技术的不断进步和发展,城建档案管理数字化建设开始普及,能够在很大程度上提升档案管理工作的效率,同时也能推动社会的进步.在城建档案管理的过程中,为了让城建管理工作更加规范和系统,有必要将数字化信息技术融入档案管理工作中,让档案管理与数字化建设实现有机结合,从而更好地服务社会,满足城建的需求.
关键词：城建档案；管理；数字化
城建档案是伴随城市建设与发展而产生的,记载历史的变迁,反映城市的容貌,并且作为城市建设与发展的基石为其提供十分重要的支撑作用.由于信息技术的快速更新,时代环境的不断变化,城市建设与管理也日益信息化、数字化.因此,城建档案管理领域需要不断地完善档案管理模式,更新档案管理理念,逐步实现管理数字化,以更好地适应技术、环境的改变,达成档案利用和开发的目标,切实为城市建设与发展提供支持服务.
1 档案管理数字化建设面临的问题
1.1 存档方式落后
虽然我国城建档案管理正在进一步加强数字化信息管理的应用,但是仍有很多地方没有得到普及.根据当前的收录状况来看,还是有很多有待改善的不足之处,特别是一些极其落后的地方对档案管理数字化建设的认识还远远不够,仍旧在使用纸质方式对城建档案进行收录,不但浪费了资源也消耗了大量的人力.因此需要城建档案管理建设的工作者引进数字化信息管理方式,早日适应现代化的信息管理方式.
1.2 档案利用率较低
城建档案管理数字化建设的主要目的是便于城市居民更好地利用先进的技术来获取信息资源,同时也为城市建设提供更佳号的服务.随着时代的进步和发展,对于城建档案管理建设的需求也越来越大,但就目前现状来看,我国大部分地区城建档案的利用效率普遍较低,尤其是現代数字化信息管理的普及还不到位,仍需多加宣传以提升居民对城建档案管理数字化建设的认识.
1.3 拨款资金不足
城建档案管理数字化建设存在的一个突出问题就是资金不足.目前,资金主要来自政府的财政拨款,但不同地区的拨款政策也略有不同,就当前状况分析,大部分地区档案馆的拨款资金都严重不足.同时,城建档案管理数字化建设并不是一个小工程,其对硬件设施的要求还是很高的,数字化信息管理必须有计算机和其他科技辅助设备支持,只有这些硬件设施足够齐全,档案管理工作才能顺利开展.但是现在大部分地区投入的计算机数量远远不够,还不能满足城建档案数字化建设的需求,这就需要政府给予足够的资金支持.
2 城建档案管理数字化建设要点
2.1 完善基础设施,开发管理系统
城建档案管理数字化需要依靠硬件设施与软件系统的支撑.完善基础设施,根据实际档案工作需要,购置数字化设施设备,逐渐用智能硬件设施替代传统重复单一的人工工作,例如用折图机代替人工折图,不仅可以提高工作效率,节省人力资源,还可以促进城建档案管理数字化建设.同时开发多功能管理应用系统,丰富管理应用系统功能,在现有的档案录入、检索、查询、统计等基本功能基础上,结合大数据和物联网等新兴数字信息技术的特征,利用RFID射频识别技术,定位档案实况,及时监测及调控档案存放条件指标,尤其是温度、湿度等关键指标,拓展开发和利用的深度,将被动的服务模式转变为主动的服务模式,探索更加智能的数字化管理和服务方式.
2.2 提高标准化程度
不同地区的档案馆往往采用自行开发的软件管理系统,这些管理系统之间并无统一的设计标准及接口,系统之间一般难以兼容.显然,制定软件管理系统的统一标准能够大力促进城建档案电子化的发展,尤其是能加强不同地区电子档案的横向联系,使城建档案数字化建设具备网络化的特点.实际上,制定统一的软件标准并不是指只能使用某一套软件系统,而是制定统一软件系统的框架标准以及接口标准,在这个框架标准及接口下,各档案管理单位可以结合当地实际在管理系统中制定个性化的需求.
2.3 数字化管理模式推广
随着科技发展和社会进步,城建档案数字化管理工作是适应信息化时展的必然要求,对于城市建设来说也是必然的发展趋势.在城建档案数字化管理中应该突出数字化建设的现实意义,并在档案建设中加大对数字化技术与科学技术的投入力度,在档案管理中积极采用数字化管理理念和管理模式,充分发挥城建档案管理部门的职责,激发每一个档案管理人员的工作意识,推动数字化档案管理工作的发展与进步,对城市建设与发展提供科技支持和丰富的信息资料支撑.由于城建档案管理部门是一种特殊的部门,集中了社会各项资源,因此在档案建设中应该对数字化档案管理工作予以重视,每名管理人员应充分意识到自身的职责,不断提高自身的专业水平和综合素质,提高档案管理效率与质量,同时建设档案管理服务平台,分别建设内部与外部数据库服务系统,其中外部数据库供社会公众公开查阅,而内部资料则不便对外开放.在建设过程中应建设统一的门户,从而促进资源共享.在内部应建设资源利用平台,便于内部资料查找,并对相关资料进行加密处理,防止出现露的现象,同时定期对资料进行备份,避免因系统不稳定导致资料丢失.
2.4 城建档案数字化设备选择问题
选择适合的数字化设备首先要对档案数字化中的卷宗进行统计分析,通过判断档案新旧程度来决定数字化设备的选择.如：采用什么样的扫描仪,是高速扫描仪还是平板扫描仪?高速扫描仪相对来说,效率高、速度快,扫描的图片质量好,适合用于近几年的、纸张质量好、大小规范的档案；而对那些大小不一,纸张厚薄不一的档案则采用平板扫描仪为好.合理地选择数字化设备,发挥设备的优势,节约成本,加大效率,才能使档案数字化做到“磨刀不误砍柴功”.
2.5 强化信息意识,培养技术人才
尽管城建档案数字化已经较为普遍了,很多地方的城建档案都开始以电子档案的形式保管,以之作为纸质档案的补充,但是要建设数字化城建档案馆不应止步于形式上的数字化,需要把档案视为信息资源,增强信息意识,树立信息理念,注重利用数字信息技术对档案信息进行充分的挖掘与开发,让城建档案释放更大的价值.另外,信息技术更新快且掌握起来比较有难度,要适应信息技术的发展,加快城建档案管理数字化进程,对城建档案管理人员的要求也相对较高,需要组织培养一批技术专业人才,定期进行专业技术培训与教育,及时跟进新的信息技术和设施设备,为城建档案管理数字化提供人才保障.
2.6 优化馆藏结构,丰富数字资源
一方面,需要优化馆藏结构,扩大城建档案收集范围,在双向归档的基础上,不仅要逐步实现纸质档案数字化工作,还应将档案收集工作由纸质档案范畴扩大至纸质、电子档案同步收集,丰富电子档案的来源和构成.另一方面,需要丰富数字资源,在城建档案存档形式上,不应局限于图和文的档案形式,还要重视视频、音频等其他多媒体档案形式,丰富馆藏数字资源,多角度、多方面地记录建设工程的实际情况,多维度、全方位地呈现城市建设的变化进程.
3 结束语
总而言之,城建档案管理数字化建设是当今社会的必然趋势,对社会的进步和发展具有不可估量的作用,希望我国能够早日将数字化管理理念应用到各个地方,让人们享受到先进技术提供的便捷服务.
参考文献
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城建档案引用文献:
[1] 新颖的城建档案管理论文题目 城建档案管理毕业论文题目怎么定
[2] 优秀城建档案论文选题 城建档案论文题目如何取
[3] 城建档案管理外文文献 城建档案管理外文文献怎么找
