《如何提升办公室文秘的人格魅力和工作能力》
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摘 要：办公室文秘工作者的综合素质对企业的协调发展具有重要的作用.本文首先简要介绍了办公室文秘的人格魅力和工作能力的相关内容,随后探讨了提升办公室文秘的人格魅力和工作能力的有效措施,希望这些观点能够有效促进企业文秘人才队伍建设的优化.
关键词：办公室文秘；人格魅力；工作能力
办公室是企业经营运转的中枢部门,担负着“参与政务、管理事务、综合协调、做好服务”的重要职责,文秘是从事办公室日常工作,协助企业决策层和管理层处理日常事务,并为其决策提供服务的工作人员.提高办公室文秘的人格魅力和工作能力能够有效增强企业的办事效率,促进生产经营活动的良性運转,打造卓越的“品牌形象”.
1 办公室文秘的人格魅力和工作能力
1.1 文字语言运用能力
文字语言运用能力包括文字阅读能力、言语沟通能力、领会理解能力和文字处理能力.文字阅读能力是指,文秘工作人员在处理办公室工作的过程中,能够对大量的文字材料进行速读、泛读和精度,准确把握材料的精神实质,提炼摘取出其主要观点,并且在重要文件的深入挖掘中,领会其中的言近旨远和微言大义.言语沟通能力是指,文秘工作者在传达相关资讯和信息时,要保障口齿清晰、表达流畅、措辞准确、态度宜人,并在此基础上提高言语表达的影响力、感染力和说服力,从有效促进问题的解决和矛盾的化解.领会理解能力指文秘工作人员要具备较强的敏锐力和洞察力,在聆听他人的发言的构成中,能够保障注意力和专注力的集中,强化对信息的的记忆和理解,从而保障日常工作的质量和效率.文字处理能力要求文秘人员能够应对各种应用文的写作,掌握多种写作方式和技巧,具备较高的政治理论水平和科学文化知识储备,从而有效促进问题的分析和解决.
1.2 组织协调社交能力
办公室文秘要具备良好的组织协调能力,以有效促进企业的可持续健康发展.首先,文秘人员要在领导的交办下,树立全局意识、协商意识和服务意识,落实对上协调、横向协调和对下协调,保障企业工作的灵活运转.其次,文秘人员要具备良好的社会交往能力,善于待人接物,掌握公关技能技巧,以发挥自身的承上启下,协调左右和联系内外的职能.再次,办公室是企业的办事机构,文秘工作人员要具备良好的办事能力,能够在管理事务的过程中,进行独立思考和自主探索,并有效的应用自身的知识经验解决日常工作中遇到的困难和挫折.最后,办公室文秘要具备灵活的应变能力,在遭遇突发紧急状况时,能够遇事不慌、临危不乱,在符合原则的范围内,提高思维的灵活性和变通性,客观理性的选择最佳的解决方案以促进问题和矛盾的及时处理[1].
2 提升办公室文秘的人格魅力和工作能力的措施
2.1 建立健全奖惩机制
办公室是处理企业特定事物的场所,对企业的生产经营活动具有重要的作用.在开展办公室工作的过程中,建立健全赏罚分明、行之有效的奖惩机制,能够有效调动文秘人员的工作积极性和工作潜能.通过设置合理的物质奖励和精神建立,提高办公室工作人员的竞争意识与合作意识,消除懈怠心理和敷衍态度,从而有效促进工作质量和效率的提升,提升文秘人员对工作的自我要求标准和追求.与此同时,奖惩制度还具有一定的负激励性和警告性,能够有效规范文秘人员的工作态度,最大限度和防范和纠正渎职行为,促进文秘人员的自我完善,从而为相关工作的顺利开展奠定坚实的基础.值得注意的是,在建立健全奖惩机制的过程中,企业管理人员要依据企业的业务状态和战略发展方向,制定科学合理的奖惩指标,设定具有适应性和匹配性的奖惩举措,从而有效保障奖惩机制的可行性和可操作性.
2.2 激发文秘人员的创新意识
创新意识的激发能够有效提高企业的市场适应能力和市场竞争能力,对企业的发展具有深远的意义.为了保障企业在激烈的市场竞争中始终处于优势地位,相关的管理人员要打破传统僵化的管理理念,消除对文秘工作的误解,鼓励文秘工作人员调动已有的知识经验和企业资源,在特定的办公室环境中,改进原有的工作方式,创新具有社会价值的工作路径,从而显著提高文秘工作的质量和效率.在此过程中,管理人员要积极探索文秘人员的工作模式,与时俱进的剔除落后的方式方法,并采取行之有效的奖惩机制,促进文秘人员的思想创新和工作创新,探索出更为简洁高效的工作模式,从而提高企业的核心竞争力.除此之外,企业的决策层也要起到模范带头作用,在工作管理的过程中打破思维定式,提高决策的前瞻性和预测性,从而将创新理念渗透到办公室的工作之中,创设良好的创新工作氛围,使企业的生产经营活动充满生机和活力.
2.3 强化思想政治道德教育
关注文秘人员的思想动态和心理变化,强化思想政治道德教育对提升文秘工作人员的职业认同感和荣誉感具有重要的价值和作用.在企业的日常工作中,管理人员要注重思想政治道德教育对办公室工作的渗透,定期宣传国家制定颁布的新政策、新动向,强化内部信息的沟通交流,以不断推动文秘工作的更新和优化.其次,要引导办公室文秘人员树立“以人为本”的服务理念,大力弘扬社会主义核心价值观,培养文秘工作者的奉献精神和“工匠”精神,自觉遵守企业的规章制度,以严谨认真的工作态度对待办公室工作.最后,要注重对文秘人员的心理健康疏导,办公室文秘人员不仅要从而企业的整体效益出发企业各个环节的工作进行慎重分析,协调好企业内外部各部门、各机构之间的关系,而其要落实对各项工作内容的分类记录和管理,及时处理企业运营过程中产生的各种突发任务,工作琐碎繁重,就有较大的压力和负担,面对这样的客观情况,管理者要注重畅通与文秘人员的沟通渠道,合理设置休憩时间,并布置相应的解压发泄玩具,以促进文秘工作者的心理健康.
2.4 落实专业技能培训
办公室文秘的工作技能直接影响企业的管理效率和行政效率,因而,企业的管理者要注重对文秘人员队伍建设,增加对专业技能培训的资金支持和政策支持,聘请社会知名专家开展教育讲座活动,或派遣优秀的工作人员到先进企业单位进行交流学习,从而将先进的文秘工作模式和方法带到企业的日常工作之中,促进办公室文秘工作人员职业能力和素养的全面提升.例如,近日,山东中烟举办文秘业务知识培训班暨办公室工作座谈会,通过现场及视频授课相结合的形式,对文秘工作的公文写作与处理、年鉴编纂、信访维稳、外事工作、安全保密等活动进行了讲解和培训,共有300人参与了此次培训活动,该活动的开展有效提高了企业文秘工作者的理论思维能力、参谋服务能力、协调督办能力和开拓创新能力[2].与此同时,企业还要定期开展文秘工作考核工作,并将其与文秘工作人员的薪资待遇和职位上升相挂钩,以进一步夯实文秘人员的工作技能和知识,激发其工作潜能和创造性,从而有效提高办公室的工作效率.
3 结论
综上所述,在提高办公室文秘人格魅力和工作能力的过程中,要强化思想政治道德教育,促进专业技能培训,增强文秘人员的专业业务能力和道德素养.与此同时,还要建立行之有效的奖惩机制,创设良好的创新氛围,以充分调动文秘人员的工作积极性和热情.
参考文献
[1]姚祖京.办公室文秘工作质量及水平提升方式研究[J].办公室业务,2018（06）：106.
[2]王军锋.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].科技经济导刊,2018,26（12）：205+207.
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办公室引用文献:
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