《新形势下企业档案管理信息化建设》
本文是信息化建设毕业论文怎么写与档案管理和信息化建设和形势有关专科开题报告范文.
摘 要：随着信息技术的不断发展,企业中各种档案的数量逐渐增加,因此对于档案管理提出了更高的要求.本文对新形势下企业档案管理信息化的意义加以阐述,并且提出了企业档案管理信息化的具体方法,为企业管理工作提供参考.
关键词：企业；档案管理；信息化
如今是信息化的时代,档案管理是企业工作的重要部分.信息化的档案管理能够适应社会的发展,加强档案的信息化建设利于企业快速、准确找出档案,提高企业信息数据的安全性,利于企业的生产和经营,因此,企业档案管理信息化建设对企业有重要意义.
1 企业档案管理信息化的意义
1.1 利于保留档案原件
企业在对档案进行信息化管理时,可以利用扫描仪将所有档案进行数字化的转换,然后将其以文件的方式进行分类、管理及保存,这样能有效避免对原件的伤害,防止档案原件丢失,利于保留档案原件.
1.2 便于档案记录和更改管理
传统档案管理都是管理人员手工操作,工作量繁重,耗费大量的时间和人力,而且工作人员在进行复杂的档案记录过程中很容易发生错误,在变更信息时又要引起一系列的变动,这就浪费了工作人员大量的时间和精力.对企业档案进行信息化管理,管理人员仅通过计算机操作就能完成档案记录和信息更改等工作,这在一定程度上为管理人员节省了大量的时间,提高管理人员的工作效率[1].
1.3 搜索档案更便捷
在传统的档案管理中,要想查找指定信息需要人工逐一查找,工作效率十分低.在档案信息化管理后,可以直接使用计算机对档案的关键字进行搜索,就能立刻找出需要的信息,不仅速度快,而且准确率高,并且可以实现多方面筛选,这种信息化的管理方式减小了管理人员的工作强度,提高了企业在档案管理方面的工作效率.
1.4 提高档案安全性
档案管理信息化相对于传统的纸质档案其安全性和保密性更高,因为信息化档案管理,可以利用计算机将重要文件进行加密和访问权限的设置,这样可以降低企业机密文件泄露的可能性,还可以严格限制查看资料的人员,提高企业档案的安全性.
2 新形势下企业档案管理信息化的方法
2.1 将档案信息化的基础设计加以完善
在企业重新建立档案管理部门或者扩建原有的档案管理部门时,要先将档案信息化管理的基础设计列入规划之中,然后将智能化的数据系统和软件、硬件平台以及安全保护设施添加到具体方案之中,对于档案信息管理的网络安全进行加强,通过软硬件的引进,建成一个集档案收集、档案管理、档案储存、档案使用的智能信息化系统.系统建立之后,统一档案的管理平台,企业应该统一实行管理系统,实现对企业档案的综合管理,企业的各个分属部门可根据自身需要,建立部门专属平台,满足信息化管理系统达到各部门的需求.平台建立后,企业需要拓展档案的使用方式,让以往的纸质文件转化成电子文件的形式.企业可以通过网页制作、网站制作、在网上推广企业产品,让用户随时可以阅读和浏览企业的最新动态,在企业的商务信息管理达到资源共享.
2.2 加强档案资源体系的建立
通过加强企业档案资源体系的建立,来实现企业档案资源的信息化管理,快速实现历史档案的信息化工作.对于历史档案的管理要根据实际需要,重点对于珍贵、易损、利用频繁的档案进行信息化的管理,加快历史档案向数字化转化.关于企业业务档案的监管工作,要制定统一的文件和档案的管理制度,按照统一的技术标准,实现档案管理系统和企业其他系统之间能够实现业务上的信息对接,这样能提高电子文件档案信息的准确性.同时,还要加强企业档案资源体系的建立,丰富档案结构,使其包含各种类型的档案,并且加快企业档案目录数据库的建立,这样能够将各种类型的档案进行整合,使档案资源达到数字化,利用完善的档案资源体系,可以实现企业档案信息线上共享的目的.此外,还要加强多媒体档案资源体系的建立.例如：企业在其发展历程中的声像档案、取得的荣誉档案等进行数字化的管理,从而实现企业档案多媒体信息化的管理.这样就可以将企业珍贵的历史声像档案,建立成图片和音频的多媒体数据库,丰富企业内部使用者对于不同档案资源的取用.
2.3 加强档案信息安全的管理
对于企业档案管理来说,无论是针对档案的证明性还是信息性上来说,加强企业档案的信息安全管理都是十分重要的.具体表现在以下几个方面,第一,在采集信息形成档案过程当中,既要体现出数据收集的全面性,又要体现出其简洁性,同时还要充分考虑到信息的安全性.在收集过程中,对于重要信息进行加密管理,特别是在档案数字化的过程中,应该采用必要的物理隔离方法,确保重要信息不被泄露.对于现有的机密文件,可以采用加密的形式对文件进行保存和传输,这样就能在采集档案信息过程中保证信息的安全.第二,在对重要档案进行保存的时候也要保证其安全性.可以通过建立特殊档案保存地点,档案存放地点要满足干燥、防盗、防火等特点.企业还要指派特殊档案的管理人员对档案专门管理,保证只有相关人员才能查阅档案.另外,特别机密的文件还可使用保险柜特殊保存.第三,在档案被借阅时也要保证档案的信息安全.在档案信息化的基础上严格制定出档案借阅制度,保证档案借阅审核流程的完善性,确保企业档案信息在安全的范围内进行借阅、拷贝和共享.负责档案审核权限的工作人员应熟知档案的內容,并且严格把关,为确保档案安全,只有档案内容必须掌握者才能查阅.同时,建立档案安全防范工作,防止档案数字化过程造成机密文件泄露的情况发生[2].
3 结论
综上所述,加强企业档案信息化建设是实现企业信息更好管理的重要方式,所以企业档案管理部门要充分顺应时展,加强档案管理各部分内容的建设,保证企业档案信息化的质量,提高企业档案管理工作的效率.
参考文献
[1]韩继红.现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈[J].办公室业务,2018（16）：63.
[2]周晓芳.大数据环境下企业档案信息资源建设探究[J].现代国企研究,2018（14）：20.
作者简介
刘静静,女,汉,江苏南通,南通醋酸纤维有限公司.
上文结束语,此文是一篇关于信息化建设方面的大学硕士和本科毕业论文以及档案管理和信息化建设和形势相关信息化建设论文开题报告范文和职称论文写作参考文献资料.
信息化建设引用文献:
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