《论档案管理信息化建设中的标准化问题》
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摘 要：档案中囊括了员工的基本信息,事业单位的重要资料等内容,是事业单位转型变革中的基础依据,也是事业单位单位未来发展、人力调配的载体,档案的管理近年来借助科学技术,在管理上实现了质的飞跃,从传统的纸质存储,到现代化的信息建设,档案的管理更具简化、全面化、真实化,但目前档案管理的信息化建设缺乏统一的指标,各地区的档案分布有独立的特点,难以标准的衡量档案的变革效益,应结合现存的一些档案信息化建設突出问题,给予科学的指导,促使档案的建设不足得到填补,建立合理的档案管理机制.
关键词：档案管理；信息化建设；标准化问题
档案管理的信息化建设是新时期信息存储的必然趋势,应总结信息化建设缓慢、滞后的根本诱因,从设备、人力、理念、管理模式上得到整改,依据新时期的科学发展规律,满足各项的档案管理指标要求,完善信息化建设的管理体系,使得管理的标准性更强,档案管理在信息化的过程中,应打破传统的管理形式,重组条件让档案管理契合时代的发展需求,适应档案大量的存储、便于查阅传输、检查真伪、填充信息等,强调档案管理的实用性.
1 档案信息化建设现在面临的标准化问题
1.1 统筹指导缺失,导致系统标准的制定滞后
档案管理的信息化建设处于一个随机化的状态中,不仅文案上的指导较少,信息化建设的人才也不足,电子信息早已融合到人们的生活中,成为办公的基础核心组分,虽然档案管理广泛需要信息化处理系统整理内容,但档案管理一直较为守旧,我国关于档案管理的指导策略很少,档案管理的培训管理处于悬空状态,信息化的建设成为一纸空谈,建设的策略与实际档案管理的情况契合度不高.
1.2 各自为政,系统、数据不兼容
档案管理的信息化建设没有联通性、互动性,虽然部分的大型机构已经开发出适用于档案管理的系统,但缺乏全国性的共享互动,使得很多地区在建设上仍旧无章可循.是采集数据的内容、质量标准各异,良莠不齐,形成基础数据结构的鸿沟,造成信息资源整合上先天困难.
2 解决档案信息化建设中标准化问题的对策
2.1 自上而下地组织对档案信息化的标准制定
档案信息化建设不仅涉及技术,更是涵盖了纷繁复杂的法制、体制、机制问题,档案作为社会性极强的信息形式,连结着复杂的社会关系,协调和解决与之相关的问题,仅依靠社会组织、机构的低层努力,实在勉为其难,因而必须从政府和国家层面入手.社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前,档案信息化建设迫切需要紧密依托政策导向,加强统筹组织,明确工作走向,以求有序、健康、快速发展.与传统的档案工作相比,档案信息化建设更加需要讲求统一的技术体系,更加需要讲求标准化和规范化,因此先天上更加需要统筹规划,以便最终达成高度的信息共享.加强标准化建设,有效规范档案信息化工作已十分紧迫,而此项工作应是政府的职责,因而档案信息化建设的根本出路在于制定实施国家战略.
2.2 档案信息化建设必须贯彻标准化先行的原则
我国档案行政管理部门对档案信息化技术研发工作的总体效果并不理想,究其原因,重具体技术研发、轻标准规范研制是重要的症结所在.各地档案行政管理部门组织实施的科研中,从课题的内容结构看,几乎都是为了解决各单位个性化问题,仅仅针对和解决各个点上的局部需要,日益增多的课题研究反而加剧了档案信息化建设中的各自为政、分散孤立的信息孤岛现象.这表明,档案信息化建设的投入不应仅仅囿于个别和局部,解决具体的微观问题,档案行政管理部门必须面向档案信息化建设的全局,坚持标准先行的原则,把工作重点从解决具体、局部操作问题转向标准的制定、实施上来,有力提升对档案信息化建设工作标准化和规范化的指导力度.随着整个社会信息化水平的提高和档案信息化建设的推进,实现档案信息资源整合已是大势所趋.各级档案部门都应通力合作,协力构建全国统一的网络档案信息资源整合平台,向社会公众提供优质高效的档案信息服务.而在网络环境下,要实现网络档案信息资源的整合,构建统一的网络档案信息资源交换与共享平台,使之能联结各个应用系统,从而为网络档案信息资源的共享创造基础条件.就必须做到所有入网的档案信息都执行统一的数据标准,形成统一的逻辑数据库.因此只有提供关于信息资源系统整合的一系列完整的标准,并在资源的开发、产品化和组织管理的过程中加以遵循,才能实现信息资源的理想整合,所以应围绕标准化来推进信息资源的整合,坚持档案信息化建设的标准化先行原则.
2.3 必须做到目光长远、高屋建瓴的制定适当的标准体系
一方面由于信息处理技术日新月异的飞速发展,而应用研发与实际推广又需要一定时间,因此往往形成技术应用与技术发展的代差,使得广大档案工作者一边羡慕和畅想着新技术的好处,一边抱怨着手中的软硬件设备生涩落后；另一方面,在信息化建设中容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的,软件系统的设计应该是面面俱到的想法,好像不这样,不足以体现现代化和先进性.实际上这种认识是不科学的.IT产业有一个著名的“摩尔定律”,即每18个月芯片的运算速度便增长一倍.盲目跟进的结果,将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面,损失可想而知.解决这一问题首先是在制定标准时对技术的发展作出适当预判；其次是设立标准研究的常设机构,形成标准跟随技术进步而衔接发展的常规体系.只有这样,才能在标准体系制定时做到目光长远、高屋建瓴,使标准体系不形成对新技术应用的瓶颈,既可以使档案工作者切实应用到先进技术设备,又可以指导信息化建设的适当水准,不会造成因盲目建设而造成巨大浪费.
3 结束语
综上所述,要将标准纳入档案人员培训体系,提升档案人员的档案标准化意识以及有关档案信息化建设方面的标准化知识水平和实际应用能力；加强标准的实际推广应用,档案行政管理部门应积极开展贯标试点工作,树立和扶持典型,摸索解决贯彻标准的技术操作问题,通过典型示范加快标准推广并提高标准的应用水平.
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信息化建设引用文献:
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[2] 比较好写的农业信息化建设论文选题 农业信息化建设专业论文题目怎么拟
[3] 档案信息化建设英文参考文献 档案信息化建设核心期刊参考文献哪里找
