《事业单位档案归档文件整理方法探析》
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摘 要：文件整理与档案归档是事业单位档案管理的重要内容,档案归档工作是针对现有资料与文件进行整理存储.档案归档工作质量会对事业单位管理工作造成直接影响.此次研究主要是探讨分析事业单位档案归档文件整理方法,希望能够对相关人员起到参考性价值.
关键词：事业单位;档案归档;文件整理
档案是经过归档处理后的材料文件,档案管理人员需要分类整理和归档资料文件.事业单位档案管理工作中,为了提升档案管理效率与质量,在具体管理工作中,必须应用科学的整理方式分析和存储具备价值的档案,审批和剔除无用档案并进行销毁.事业单位档案归档文件整理过程中,在收到文件资料后,需要通过类型或日期方式整理和归纳现有文件,以此形成整体化文件资料.将资料文件收纳到档案室后,需要采用科学方法整理资料立卷归案并编号上架.为了确保档案归档工作质量,首先应当整理文件资料.档案管理人员所采用的文件整理方法,会对档案文件管理工作质量造成直接影响.采用合理有效的整理方法,可以确保散乱文件的秩序化与条例化管理,凸显出文件的重要内容.
1 事业单位档案归档与文件整理原则
1.1 遵循档案整理规划
事业单位在整理档案归档文件时,必须严格遵循整理规划,按照文件形成规律开展管理工作.事业单位在整理文件时,可以按照相关整理规则开展工作.在归档文件整理规则中,涉及档案归档与文件整理方法,可以根据档案纸张编目整理、同一事件档案材料进行统一排列,避免对原有文件材料的排列顺序造成影响.采用此种规则方式,可以为档案归档与文件整理提供指导性方法,全面提升档案工作效率.其次,档案资料是事业单位开展会议活动与学习活动所产生的依据,所以档案数据可以反映单位的发展历程.管理人员在整理文件时,必须考虑到文件材料的特点与规律.在开展档案归档与文件处理工作时,应当保证整体活动的完整性.例如文件整理必须确保会议或活动的完整性.在整理文件内容时,不能分割正文、附件与批复,确保文件资料的内在关联性.同时在整理文件时,还应当确保决策与会议文件的初稿、讨论稿的完整性,并按照发生过程进行排列.
1.2 档案存储整理的基础原则
事业单位档案文件资料,包括活动产生的文件、上级部门下发的文件、单位出具的批示和批复文件、编印的刊物样本与稿样.不同文件资料均具有关联性,可以展示出事业单位的发展面貌.所以在开展档案归档与文件整理工作时,必须确保不同文件的相互联系,全面反映出文件资料的内容形式.在档案归档与文件整理工作中,避免拆分案卷进行整理.可以通过历史整理检索成果等方式存储卷案,确保档案内容的完整性.如果文件资料出现错误内容时,必须及时纠正.
1.3 坚持保管与利用原则
事业单位在开展档案归档与文件整理工作时,不仅要确保文件资料的完整性和有序性,还必须遵循保管与利用原则,以此提升档案管理的安全性.深入研究和存储具备价值的文件资料,及时剔除和销毁无用资料.在存储与利用过程中,还可以应用计算机技术和信息技术,科学化管理文件档案.例如通过计算机检索文档资料,可以及时了解不同资料的档案信息,保证档案文件的联系性.
2 事业单位档案归档与文件整理现状
由于事业单位档案重要性高,必须建立高效的管理系统,投入大量资金购入设备、然而大部分领导人员只关注业务发展,从而导致档案管理不足问题严重.现有管理人员不能满足岗位要求.此外,事业单位人员缺乏档案管理意识,在引进人才时不注重筛选专业管理人才,从而加大档案管理难度.尽管部分事业单位可以认识到档案管理的重要性,并且采用信息化管理方式.但是电子档案存储在计算机系统中,极易受到电子设备更新以及技术升级影响,从而损坏信息数据.
3 事业单位档案归档与文件整理方法
3.1 档案归档方法
第一,档案分类.事业单位在开展档案归档工作时,必须注重分类档案实体.管理人员可以按照档案信息的形成时间、内容与形式,划分档案信息的层次,建立相应的类别体系.采用分类管理方法可以确保档案资料的分层式管理,注重管理文件资料的存储与排序.针对档案实体分类,则包括以下内容：第一类,国家级档案分类方式.主要是针对档案资料的历史属性、级别属性、地区属性和专业属性进行分类.通过此种方法可以确保国家级档案资料的合理分布.第二类,针对档案室内部档案进行全宗区分.第三类,根据相关标准,对全宗内的档案来源内容和时间进行分类,建立档案卷整理体系.第二,档案整理.按照有序化和具体化的整理方法,高效存储整理档案,便于后期调阅和查询.在档案整理工作中,必须密切关联文书处理工作,注重档案查漏补缺,以此确保档案内容的完整性.例如,整理时出现请示文件,就必须具备批复文件.确保重要文件的征求稿、讨论修改稿、定稿的完整性.第三,档案编目.完成案卷文件整理后,必须对案卷封面编目.该项工作主要是针对归档文件的文件号、题目、责任者、备注进行标注.档号属于档案管理编号总称,涉及全宗号、案卷号、类别名称,保管期限.
3.2 文件整理方法
第一,分卷整理法.有效区分事业单位中具备存储价值的文件资料,严格按照法律规定,按照文件存储期限进行分卷整理.第二,性质区分整理法.分开整理事业单位的行政文件与党务文件,采用独立立卷存储方式.比如某地区人社局接收到行政文件后,应当由档案管理人员进行整理,避免和党务文件存储到一处.第三,年份区分整理法.由于事业单位档案资料比较多,且涉及内容繁杂,整体周期比较长.所以在开展文件整理工作时,可以按照不同年份进行整理.将两份相同的资料文件一起立卷.第四,区分普通文件和加密文件.多数事业单位的档案资料中存在大量加密文件,所以在整理文件时,必须区分普通文件和加密文件.文件性质不同,所采用的管理标准也不同,在整理过程中必须遵循相应标准,以此确保文件内容的机密性,避免由于信息泄露所致损失.第五,特殊载体文件整理.在事业单位文件整理工作中,必须确保特殊文件不受损,针对特殊载体文件进行统一化归档整理.
3.3 信息化档案归档与文件整理方法
事业单位在开展档案归档与文件整理工作时,在应用原有方法的同时,还应当充分发挥出信息技术的作用价值,开展档案资料的信息化管理.在新时代背景下,信息技术发展迅速,各行业领域开始广泛应用计算机技术.事业单位必须按照时展特点,合理利用计算机技术建立档案管理的信息化模式,全面提升档案管理效率.档案管理信息化建设内容主要包括以下方面：
第一,借助计算机技术,确保事业单位可以下载或使用文件资料,同时对文件资料开展信息化管理.第二,档案管理人员需要应用计算机技术,可以将不同来源、不同部门所相撞的档案信息转化为电子档案,同时对电子档案信息进行分类存储和管理,全面提升档案管理效率.第三,推广应用信息化档案管理方式,不断扩充档案存储空间,以此提升资源节约效果.比如某事业单位采用信息化技术管理档案,可以减少存储空间的占有率.档案管理人员可以利用剩余空间进行优化改造,将其作为活动交流场所.既可以提升档案管理效率,还可以提升事业档案的整体工作效率.
4 结束语
综上所述,事业单位在开展档案文件整理工作时,必须遵循标准原则,包括档案保管与利用原则及存储基础原则.在满足档案管理原则的同时,档案管理人员应当深入探索档案管理领域,建立新型档案管理模式,通过档案资料为事业单位提供决策依据和发展依据,全面促进事业单位的发展.
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回顾述说：上述文章是适合事业单位论文写作的大学硕士及关于文件整理和事业单位本科毕业论文，相关文件整理和事业单位开题报告范文和学术职称论文参考文献.
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