《企业档案管理信息化建设存在的问题与对策》
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摘 要：档案是人类所从事的所有的社会劳动生活的最基本的记录,并且也是现代专业化人才的信息管理的重心,在科技快速发展的新时代的背景下,过去一直运用的人事管理方法已经跟不上这个时代、这个社会的现代化企业的要求了,现在处于我们这个时代所运用的互联网信息化的档案管理是未来信息化发展的必定趋势.当今我们国家的许多的企业单位、事业单位大多数已经慢慢向信息化档案这种新型的管理方法的转型,但是在转型中依旧有着许多的疑问存在着.本文就是把现在的档案信息化建设管理中所出现的问题做出了针对性较强的处理方案.
关键词：企业档案管理;信息化建设;存在的问题;对策
随着互联网信息技术的问世,为人们的日常生活、工作等等的各个方面都带来了翻天覆地的改变与革新,在互联网技术不断进步、不断发展、进化与普及的今天,也不断的推进着所有行业的工作方式的改变与革新,这种改变与革新的出现同时也出现在了企业单位、事业单位档案的管理方面,我们国家的档案管理工作在时代的浪潮中不断的向前方进发,现在已经向互联网信息化的方向发生的转型,而且在这么多年的现实工作中所得到的实践经验也是非常客观的成果.可惜的是,目前的这些所谓的成果与现今的发达国家一比较,还就会发现其实还是有很大的距离的.为了可以再次提升我们国家的档案的管理能力,我们必须要做到不断的改变与革新现在的档案信息化管理办法.
1 什么是档案管理的信息化
档案管理信息化是档案的相关管理部门运用计算机互联网技术对当前的档案信息进行输入、整合、登记的管理方法.现在的档案管理方法和过去陈旧的管理方法之它们之间最不相同的地方就在于这是一种具备了现代精尖科技可以全方位提升工作效率的工作模式,我们可以对计算机写入数据,然后利用计算机自己主动完成对于信息的处理,和一般的人力的管理模式来对比,这样的管理模式利用率更好,而且还在很大的程度上大大的减少了工作实践.所以说现今的档案管理互联网的信息化方式更加适合现今社会飞跃发展的要求.
2 档案管理互联网信息化建立中的问题
1）资金不到位.现今的档案管理互联网信息化的发展时要以计算机、大型的数据库等等现代科技设备为支撑的,没有这些设备提供技术支持,根本没有能力实现档案信息化管理的工作.想要得到相应的设备、技术的支持就必然会要用到大笔的资金支出,因此,企业要一次性投入大笔的资金.可惜的是现在资金不足是我们国家大多数的企业单位、事业单位的现实情况,没有强大的资金作为后援,以至于档案管理信息化方式无法顺利开展.再加上各个企业单位对于档案信息化管理方式的了解大多数还滞留在一些基础的理论层面,没有更进一步的对新的管理方法进行尝试,这些原因都是让档案管理信息化建立的时候总是出現各种问题.
2）关注度不足.各个单位对于现在的档案管理的具体工作关注力度不到位是档案管理信息化建立进程推进迟缓的重要原因.许多的档案相关的管理者没有对这个工作养成清楚的认识,觉得档案管理只不过是把一些资料好好的保存起来,只要保证这些资料不丢失、有缺失就行.因此,档案信息化管理的建立一直没有办法达到预想中的效果.
3）落后的管理模式.因为现在正是档案管理方法从过去陈旧的管理方法向互联网信息化管理方法转换和变革的过程,所以许多从事档案相关的管理者在思想上和方法上都没能彻底的完成转换与变革.就算是现在企业已经把最先进的设备引进进来,也会发生档案管理者无法高效率的运用设备的问题发生.现在很多企业依旧使用过去的管理方式来进行工作,严重的耽误了互联网信息化管理建立工作的速度.
4）档案管理者的专业能力差.因为档案管理是一个十分繁琐、复杂的工作,并且在岗位上的没有任何的发展,所以,现代的、年轻的专业化管理人才都不乐意接手这份工作,这样的岗位根本留不下好的人才,只有让一些相对工作能力不太突出,专业能力不太强的人来进行相关的档案的管理工作.这也是为什么会形成没有管理的效率,工作流程不符合相关的规定,更有甚者连最为重要的档案资料都会出现丢失等问题.
3 推广档案管理信息化建立的应对办法
1）建立管理意识向信息化管理方式转换和变革.互联网信息化技术是新时代最为重要的时代代表,因此,先要把一些档案管理者的思想观念转换和变革成现代信息化对档案管理建立的重要性,在思想领会层面革新陈旧的工作理念,才可以更加有力的推广管理工作向新时代、现代化的变革发展要求转换和变革.另外,在进行开始档案管理信息化建立的工作的时候,必须要站在企业单位、事业单位的现实情况的具体角度,探寻出适合自己未来发展的现实性的管理策略,才可以让档案管理迸发出对企业单位、事业单位的未来发展的实际性作用.
2）提升管理建立工作的具体目标.不一样的企业单位、事业单位对于档案管理的具体工作的要求是有所不同的,因此,要在推广档案管理信息化建立的进程中,必须要以自己的要求出发,以现实用处作为基本要求,以必须的财力支撑,来构、建立现实用处很强的管理方式.比如：一些事业单位的档案管理工作来说,建立起网站来开展互联网信息化管理,方便档案管理者在互联网上开展档案信息的查询.
3）提升管理者的综合能力.档案管理者的工作能力的高下直接关系到档案管理工作的成效.由此可以看出,必须要通过增加和强化档案管理者的工作能力,提升综合能力的方式来增加和强化档管理者的工作效率.可以按照培训考核的方式来提升管理者的综合能力.比如：每隔一段时间组织进行培训工作,讲解互联网信息化档案管理的具体方式,与此同时,多组织一些互联网技术的实际践行活动,让档案管理人员可以从现实运作中更好的把学习到的相关知识转换成实际能力.另外,还能够开展一些考核,对所有的相关培训成果完成确定.把考核当中有表现突出的人员可适时奖励,考核不及格的要重新开始学习,学习到他们都可以达成考核目标结束.
4）增加强化基础设备.基础设备包含许多硬件设备,而且还包含许多软件设备.基础设备是保障档案管理工作可以完成信息化管理的基本元素,企业单位、事业单位如果要想有效的提升档案管理工作的成率,就必须必定要支付一些费用的支出,才可以最终完成工作的目的.
5）快速研究新的工作方式.管理工作方式决定了管理工作具体效果的重要原因,现在的互联网信息技术每天都在发生着变化,管理软件的操作模式如今更是简单明了,工作的效率也是取得成倍的提高.所以,我们要尽力把这些新的技术手段、新的方式带入到工作当中,又或者是自主研发新的办公软件,这全部可以让管理方法向信息化的方向发生转换与变革,又可以提升档案管理的成效.
6）完美档案制度.档案的信息化管理最终也会朝着制度化、规划化的方向发展,所以在企业、事业单位的发展过程中,有必要完善档案信息化管理制度此外,应该尽量推动档案的集中化管理,一方面,集中管理便于企业、事业单位的管理,信息搜集、获取也更加简便;另一方面,集中化管理有利于档案安全管理工作的开展,从而让档案得到更好的保护.
4 结束语
档案管理工作对于所有单位的未来发展都有重大的关系,拥有一个相对完美的档案管理工作的方式,可以有力推进企业单位、事业单位的持续发展,由此可见,没有良好的档案管理工作方式将会妨碍单位未来发展的走向.所以,要想增加强化对档案管理工作的关注力度,推进档案管理方式在当今这个科技快速进步的年代里不断突破求新,进而让它更科学的向互联网信息化的方向前进.
参考文献
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档案管理和企业信息化建设引用文献:
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[2] 档案管理和企业信息化建设论文写作技巧范文 关于档案管理和企业信息化建设方面自考毕业论文范文2万字
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