《档案管理在发电企业生产经营中的作用》
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摘 要：档案是电力企业甚至是国家重要的文化和物质财产,是不可复制的信息、技术和文化财富.随着近些年来经济发展、技术进步,电力工程建设不断增加,档案管理就显得越来越重要,而档案的载体也从传统的纸质档案逐渐演变成今天的声音档案、图像档案、机读档案盒磁性档案等多样化形式,形式的转变提高了企业的工作效率,也提升了服务质量,而且还能节约资源、降低能耗.但也正是由于这种标准和非标准的书写格式和规格尺寸同时存在,使得档案管理的难度更深一步.本文针对电力企业档案管理进行深入探讨和分析,以前找到适合企业科学合理的方法,提高档案管理的质量和效率.
关键词：电力企业;档案管理;生产经营
社会经济的发展和人们对生活质量要求的提高,使得电力在日常生产和生活中所占比例越来越大,而档案管理和电力行业发展有着密不可分的关系,档案管理的效果也成为电力企业是够能获得竞争主动性的重要因素.档案管理中包含了大量的知识信息和科学资源,对企业的可持续发展有着巨大的推动作用,所以档案中所包含的信息价值的重要性越发明显.电力企业想要通过档案管理的优化服务发电企业生产经营中的决策和研究就要更加重视档案管理建设,保证这些丰富资源的有效利用.
1 电力企业档案管理涉及方面
1）电气企业工作制度的完善.电力企业档案管理中应覆盖全面,要有对企业安全生产工作执行的制度规定、领导名单及其负责领域、生产管理职工和安全检测职工的工作要求和标准.为了增强特殊工种安全保障,档案管理中还要增加针对特殊工种的安全防护规范,要规范工作流程,彻底杜绝有害源威胁安全生产的可能性.为了增强安全防范意识、明确责任归属,档案管理要完善和上级领导机关以及和下属单位签订的安全责任状.
2）安全生产工作记录.安全生产工作记录是为了保证电气企业生产经营有安全保障,并能通过总结不足,创新管理方案.所以档案管理要对内部展开会议的信息详细记录,汇总并整理在安全管理会议上针对哪方面做了研讨和决定,设备供应单位规划的供应时间和发放计划,包括器材的种类和数量,人员变动情况、人员和设备的入保情况等等.如果生产过程找那个出现事故,也要详細记录,事故发生的原因、事故处理方式以及事故发生后的调查结果和处置结果.如果是重大安全事故,还要记录责任单位给出的限期整改通知书的存根以及跟踪检查报告.
3）设施安全情况资料.电力企业用到的设备多且操作复杂,所以记录设备相关信息对安全生产来说也是非常重要的.生产经营涉及的危险商品使用说明书、设备安装说明、建筑单位的经营许可证、技术说明书和产品合格证等重要文件要分类保管.设备定期维护的信息,以及设备发生故障后的维修记录,或者是对设备进行改造和安装的更新记录也要记录在册.为了保证在生产过程中不出现意外,设备使用情况要记录清楚并归类整理,方便查阅.
4）经营合同.经营合同是有最初的文书档案发展而来的,与其他资料不同,经营合同是电力企业和其它单位签订的合同协议共同组成的这个档案,如果一旦发生需要法律维权或者是关于经济发展的事件,经营合同是重要凭证.所以为了方便管理和查阅,通常经营合同是和其它合同分开放置,单独管理的.
5）安全教育培训合同.为了提高电力企业生产的安全性,要进一步提高主要负责人和生产工人的安全意识,安全教育培训必不可少.档案管理部门要将安全生产档案建档业务列入安全生产的必修内容,要如实记录培训实际参加人数,提高工人的参与意识,争取做到安全培训不缺人、不缺课.要定期进行小规模的班组安全教育,要尽量让所有员工掌握所有操作规程新技术,最大程度减少由于忽视造成的安全事故事件,最大程度保障生命和企业的财产安全.
2 档案管理对于电力企业经营管理作用
1）完善电力企业档案管理制度.目前很多电力企业在管理上都存在漏洞和薄弱环节,最突出的问题就是安全生产档案不健全,分类不明晰,使得信息化管理不能再生产中充分发挥其价值.安全生产档案的作用在于可以促使企业管理层重视安全生产,将安全生产列入日常议程,从而使得企业上下都牢记安全生产的重要性,增强“安全第一”的思想意识.通过制度规定让生产工人能牢记安全生产的重要性,积极配合安全管理人员检查,降低事故发生概率,保障员工生命健康,提高企业生产效益.同时也能提升档案管理人员的主动性和责任感,要创造一个利于企业工作有序开展的良好氛围.
2）增强电力企业行业竞争力.随着电力行业的发展和完善,电力企业面临的市场竞争越来越激烈,为了实现企业发展目标,企业要从发展历程中吸取教训,做出适合企业发展的决策.档案管理包含了电力企业发展过程中所有部门,所有生产门类的海量信息,其中包括企业在发展过程中对旧体制改革决策及其带来的效益,利用文字、图片和数据客观、真实反映真实情况.有效管理这些信息能为企业管理层提供准确且可靠信息,能通过数据分析了解市场发展行情以预测市场发展方向,增强企业市场竞争力.
3）提高档案信息利用效率.电力企业在不断发展逐渐认识到档案管理给生产经营带来的优势,清楚档案管理要通过不断更新管理手段、创新管理思想才能不断进步.所以档案管理可以制度的完善可以帮助企业提高档案管理效率,提升工作人员的工作能力,减少管理过程中错误发生概率,提高各类档案资料统计的完整程度和利用程度,为企业生产提供完整且有效的数据支撑.
4）促进企业管理体制改革.档案管理为企业长期发展和安全生产提供基础,所以企业想要依靠完善档案管理制度实现进一步发展就不能故步自封,要主动参与市场竞争,注重外部市场的开拓,寻找并开拓有利市场.档案管理要准确、完整记录企业所处的市场环境、生产能力和经营状况等信息,在经营改革时高层管理者要充分利用这些信息,了解企业发展所需要的内、外部条件,对企业未来发展方向提出合理设想,并通过数据验证计划是否可行.因此,电力企业要重视档案管理,引进档案管理方法,创新档案管理思想,培训档案管理人员,让档案管理随着行业变化和企业发展不断发展创新、进步,并随着体制的变化适时变化管理的方式方法.
5）提供科学决策依据.档案信息是对电力企业发展最真实的记录,其中包含大量数据,企业管理高层想要做出有利于企业未来发展的决策,首先就要有效筛选档案信息,将其中包含极其复杂的信息分类处理,并通过数据分析为决策提供依据.所以说电力企业在做决策时充分发挥档案管理工作作用能提供全面而准确的服务,是企业发展不可缺少的助推力量.
3 结束语
综上所述,对于一个企业来说,档案是重要的信息资料,要提到对档案信息的开发和利用,就要对档案进行合理管理.电力企业的档案信息包括企业工作规章制度、安全生产的工作记录、有关设备的安全状况、经营合同档案和有关安全教育等资料,企业要从收集归档、整理借阅各方面做到信息归类处理、有序排列,让档案信息化管理为企业发展提供有力支撑.
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