《Excel在财务和审计的应用》
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摘 要：Excel作为一种重要的办公软件,有着强化的表格数据处理和分析功能,在会计实务中发挥着重要的作用.本文首先介绍Excel具备的功能及其应用优势,然后分别分析Excel在财务管理以及审计工作中的具体应用,最后就提高Excel在财务与审计的应用效果给出几點建议,希望能为财务与审计工作人员提供一定的借鉴与参考.
关键词：Excel; 财务管理; 审计; 应用
一、Excel在财务管理中的具体应用
Excel在财务管理中可应用于应收账款、人员管理、固定资产折旧、全面预算管理、财务分析、成本核算等多个方面,能够利用其多样化的功能手段简化财务管理流程,提高财务管理效率.下面将选择以下三个方面进行说明：
(一)往来款项
往来款项主要包括应收账款、其他应收款、应付账款、其他应付款.以应收账款为例,Excel应用于应收账款主要包括应收账款台账分析、账龄分析等.
1.应收账款台账分析
应收账款台账属于明细账,按照客户类别进行编制,利用Excel对其进行汇总,编制相应的应收账款汇总表,利用Excel中的财务函数对账款时间长短进行分析,以此为依据计提坏账准备.如某高校在应用Excel进行收费管理时,首先将教学部门提供的学生注册基础表与财务部门在财务系统中导出的缴费数据匹配表按照特定的排列顺序及分离标准进行分类汇总,将数据结果导入事先做好的表格模板内,利用MATCH以及INDEX函数将应收学费金额与实收学费金额进行比对,确保学费金额收取无误.
2.应收账款的账龄分析
应收账款的账龄分析首先要应用VLOOKUP的近似匹配功能,在明细表中配置账龄区间,利用TODAY（）函数计算逾期天数,根据特定的账龄参数表,运用VLOOKUP函数的模糊查找功能,判断实际账龄.然后直接用逾期天数在数据*表中创建组,生成账龄区间.
(二)人员管理
Excel应用于人员管理主要包括工资管理表的创建、工资月末统计表的计算以及工资条的制定等方面.首先以创建工资管理表为例,需要对基本工资表、奖金、保险津贴以及个人所得税进行分析统计,应用Excel中的VLOOKUP纵向查找函数以及COUNTIF统计函数选定数据计算区域,其次在表格中导入基本工资、奖金等数据,利用VLOOKUP纵向查找函数查找结果,可通过ROUND函数将结果四舍五入得到最终的实发工资.最后,应用VLOOKUP函数与COUNTIF函数以水平组形式返回,利用OFFSET函数制作工资条,并根据MOD函数精确计算工资条数据.
(三)固定资产折旧
在Excel表中进行固定资产折旧的计算时,根据固定资产折旧方式[2]的不同,通常会用到SNL、DB、DDB以及SYD四种折旧计算函数.SNL直线折旧函数每月折旧额相等,按一定的折旧率进行平均分摊;DB单倍余额递减函数属于加速计提折旧,按照固定折旧率与递减资产面值的乘积得到每期折旧额;DDB双倍余额递减函数,与DB函数区别在于将DB函数中的最后一项第一年月份数换成了余额递减速率;SYD合计年限函数是将固定资产原值与预计净残值作差再乘以年折旧率得到折旧额.利用Excel中的这些函数,能够为企业或单位提供更多折旧计算的选择方式,也能减轻财务工作负担,减少计算失误,从而提高财务工作的效率和质量.如某企业使用直线折旧法来计算固定资产折旧额的步骤如下：在选择SLN函数后,将该固定资产的可增加收入B1等于150万元、增加付现成本B2等于35万元,所得税率B3等于25%分别输入对应的数据表格中,然后在B4就会对应的输入“SLN（B1,B2,B3）”,回车后得出相应的折旧额为28万元,同理,若选择DDB或者SYD函数,通过插入函数选项,填入对应的数据信息,也可自动计算出不同折旧方法下具体的折旧额.
二、Excel在审计工作中的具体应用
(一)编制审计工作底稿
在开展审计工作时,必然会产生不少审计工作底稿,如坏账计算表、长期挂账检查、财务指标分析、固定资产折旧测算表等,而这些工作底稿的完成都是借助Excel软件工具来实现.审计底稿的编制一般分为以下三个步骤：一是整理审计工作底稿材料,在Excel中设计相应的数据表格结构;二是填好表格基本信息,如标题、表头、分类项目等,将单元格设置成写保护模式,建立表格模板并存档以被审计使用;三是调用表格模板输入相应的审计数据,完成工作底稿.
(二)调整会计报表
在根据所建立的试算工作底稿进一步调整会计报表时,可借助Excel的数据链接功能,直接将试算工作底稿中的项目数据内容链接到财务会计报表相应的项目单元格中,既可以减轻审计人员的工作负担,又可以避免人工操作失误.其次,审计工作底稿的基本模板可以重复使用,因此大多数情况下,审计人员只需直接在Excel中打开试算工作底稿模板文件,在其中填入调整前与调整数据信息,就可以通过Excel的自动计算功能得出相应的调整后数据.通常系统出错的概率较小,因此审计人员只需对比调整前后以及所调整数据的借贷方是否平衡、合计数是否相等以及是否满足报表应有的逻辑关系即可.通过Excel的数据链接功能,能够使企业在完成编制底稿的同时自动生成调整后的财务报表,既提高了审计工作效率,又确保了数据的一致性和准确性.
(三)进行分析性复核
在分析性复核过程中利用Excel软件的强大数据处理功能,能够帮助审计人员减少大量的重复抄写与计算工作,保障数据传递过程中数据的准确性与完整性,提高数据的检索与查询速度,更直观反映审计数据信息.利用Excel进行分析的复核步骤一般为：编制分析性复核审计工作底稿模板,结合被审单位实际情况填写数据,自动生成分析性复核表格.如在审计一些账务处理不够规范,存在大量待处理应收账款的企业或单位时,可在Excel中选择一个存在借、贷、余额三方的标准会计平衡账页工作表模板,按照不同的客户名称,借方输入应收账款发生额,贷方输入已收回账款余额,通过这种方法了解到被审方单位借贷方的余额情况,从而得到相应的欠款金额,帮助被审单位在该数据表的基础上进一步分析欠款分布情况,及时对相应企业采取有效的催款措施,降低坏账风险隐患.
三、提高Excel在财务与审计的应用效果建议
首先,要加强财务人员的Excel能力培养,注重强化Excel工具运用能力,在数据输入阶段,财务人员要加深对数据结构与数据库的基本理解,要熟悉常见的数据类型,要结合数据特点及信息处理需求合理地设计工作表数据结构;在数据处理阶段,要在掌握常规数据处理方法的基础上,学会运用数据筛选、模拟运算表、数据*表以及数据分类汇总等多元化的数据处理工具;在数据输出阶段,不仅要选择合适的数据输入输出方式以及表格形式,还要通过不同的函数公式,实现不同岗位人员特殊的信息需求.其次,要实现Excel与财务系统软件的协同,通过制定规范化、统一化的数据标准,促进信息共享,保障财务数据信息传递过程中的安全性、高效性.要运用系统化的数据处理思想来设置工作簿,注重工作簿的分类和数据链接对象的设计,要综合考虑好数据间的勾稽关系,实现不同财务信息数据的自动提取更新,联通共享.最后,可通过Excel构建财务分析数据库,通过基础的数据字段整理以及Excel强大的数据挖掘分析工具,满足多元化的财务信息分析需求,从而有效地弥补财务管理软件或信息系统的财务分析功能不足的现状,提高企事业单位的财务分析水平和财务管理质量.
四、结束语
综上所述,利用Excel软件开展财务与审计工作,不仅加快了企事业单位的信息化发展进程,提高了人员的工作能力水平和工作质量效率,也强化了管控和监督,保障了分析的全面性、决策的科学性,对促进企事业单位实现长久稳定的发展大有裨益！
参考文献：
[1]刘浩博.Excel的功能及其在财务核算方面的应用研究[J].会计之友（中旬刊）,2010 （10）：74-77.
[2]秦大顶.VLOOKUP函数在财务数据管理中的妙用[J].会计之友,2013 （03）：110-113.
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财务引用文献:
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