《新形势下加强基层医院会计档案管理》
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摘 要：医院的会计档案中记录着医院内部各项经济活动的收支状况,对医院的财务管理工作具有一定的推动作用.在新形势下,我国信息化的水平逐渐提高,相关的法律法规也趋于完善,这就对医院内部的会计档案管理工作提出了更高的要求.基于此,本文首先对基层医院会计档案管理要点进行分析,然后提出一些具体的管理策略,希望为相关人士提供有价值的参考.
关键词：基层医院；会计档案；管理要点；管理措施
会计档案管理在基层医院的会计工作中占有重要的地位,其主要的作用就是依照相应的法律条例,对医院发展、经营过程中的各种财务数据资料进行收集与整理,为医院的决策层、管理层提供有价值的参考意见,从而制定出与医院发展需求相符的战略与管理方法,有效的提高医院内部的经济效益,使其在激烈的市场竞争中占有一些之地.由此可见,对新形势下加强基层医院会计档案管理工作进行探讨具有重要的现实意义.
1 新形势下基层医院会计档案管理要点
会计档案管理工作具有较强的技术型与应用性,在管理的过程中设计到很多的内容,因此在管理的过程中,工作人员需要明白会计档案管理的工作要点,其中具体可以从以下几方面来加强基层医院会计的档案管理工作.
1.1 软硬件管理
会计档案的软硬件管理包括档案存放柜、档案管理软件等,在对会计档案的硬件进行管理时,要确保存放档案的柜子干燥、整洁、宽敞等,而对会计档案管理软件进行管理时,则需要对磁盘、驱动程序、服务器等进行分类保管,并且安排运维人员对其进行定期的检查与维修.
1.2 会计档案的整理
会计档案的整理工作主要是由基层医院的财务管理部门来负责,在会计档案的整理工作时,财务管理部门首先要对会计资料进行收集、整理,之后要将这些会计资料装订成册,并且制成电子档案上交给医院的档案管理部门[1].其次,医院的档案管理部门以相应的工作准则为基础,按照规定的工作流程对会计档案分类保管,在分类保管的过程中需要对卷宗进行排序与编号,从而为相关工作人员的查阅提供便利.
1.3 会计档案的归档
会计档案的归档工作主要是装订会计账簿、会计凭证、会计报表等文字资料.在对这些资料进行归档工作时,需要注意以下工作要点.首先在对会计账簿进行归档工作时,应该将会计凭证的编号、日期等相关资料记录到账簿内,并且要保证记录的字迹清晰、准确、抄录及时.而在对会计凭证进行归档时,在会计记账凭证装订的过程中需要按照日期顺序进行依次的装订,而在对会计报表进行归档时,则要求基层医院的档案管理部门按照月度、季度、年度来进行上报[2].
1.4 会计档案的保管
会计档案的保管是基层医院档案管理的重要环节,在会计档案保管的过程中,如果是在当年形成的会计档案资料,应该由会计机构保管一年,在保管期满之后,会计机构再将档案资料移交给基层医院内部的档案管理机构进行保管,如果医院内部没有对会计档案管理机构进行设立,需要从会计机构中挑选以往出纳的人员进行保管.
1.5 会计档案的销毁环节
在会计档案达到一定的保管期限后,会计机构以及医院内部的档案机构需要提出销毁意见,明确销毁的会计档案的名称、编号、册数、销毁时间等,并且在销毁时,需要相关负责人对意见进行签署[3].会计档案的销毁工作需要会计机构、档案机构中同时派出监督人员对销毁的全过程进行监督,之后在会计保管清册与销毁清册中对单独抽出立卷的会计档案进行明确.
2 新形势下提高基层医院会计档案管理水平的具体措施
2.1 提高档案管理人员综合素质
在互联网的背景下,我国基层医院对档案管理人员的综合素质以及专业技能提出了更高的要求,现阶段我国会计档案管理人员不仅需要掌握档案收集、整理、归档的方法,同时还要掌握一定的计算机操作能力,为了培养满足医院会计档案管理需求的复合型人才,基层医院可以采取以下措施.首先医院可以高薪聘请一些专业院校毕业的人才,这些人才通常具有丰富的理论知识为基础,在网络技术飞速发展的今天,医院可以利用58同城、智联等网络招聘软件对人才进行挑选,使其满足岗位需求[4].其次,医院内部可以定期的对档案管理人员进行培训,培训内容主要以档案管理的基本知识、操作技能、信息技术、网络技术等为主,并在培训结束后,企业也要建立相应的考核机制对培训结果进行检验,使档案管理人员树立正确的工作态度,积极的参加到培训当中,从而将基层医院会计档案管理水平进一步提高.
2.2 健全档案管理制度
档案管理制度的完善可以保障会计档案管理工作顺利开展,医院会计档案管理工作流程中涉及到庞大的数据内容,所以医院在进行会计档案管理时,需要具有合规性,以国家的法律法规为基础,结合医院内部的实际情况,对会计档案管理制度进行完善.首先在档案的收集整理环节,需要对档案的分类标准、归档单位、保管期限等进行规定,从而为基层医院内部的档案管理工作提供依据.其次,在健全档案管理制度时,需要对档案管理条例进行划分,将具体的档案管理职责落实到每一个人员和部门,从而有效的避免岗位交叉、岗位缺失等现象的发生.例如,管理层在会计档案管理工作中主要负责的工作内容为选拔会计档案的负责人,财务主管部门主要负责选拔会计档案的工作人员,来进行记账凭证、装订成册、档案归档、档案移交等工作[5].最后,企业需要依据相应的法律法规对会计档案的调取与借用加强管理,在借阅、调取会计档案时,具体可以采取以下工作流程.首先借阅人员需要提交查阅申请,之后会计档案管理部门、财务主管部门需要对查阅申请进行核查并予以批准,最后,借阅人员持同意借阅与调取的申请表来*相关的借阅手续.
2.3 积极推进档案管理的信息化技术
在信息化背景下,计算机等网络技术已经逐渐渗透到各个领域,为了有效的提高档案会计管理的效率,基层医院就需要对电子档案进行建设,实现会计档案管理工作的电算化,从而有效的节省档案卷宗的存储空间.在会计档案管理信息化的进程中,可以将会计账簿、记账凭证等资料输入到数据库当中,借用数据库对档案资料进行保存.由于网络技术具有一定的不稳定性,极易受到病毒、的入侵,电子数据很容易被篡改,因此会计档案管理部门需要采用杀毒软件、防火墙技术、身份认证等技术,从而实现电子档案的安全管理.
3 结束语
综上所述,新形势下基层医院会计档案管理工作具有一定的復杂性,因此相关部门应改引起重视,首先要对新形势下基层医院会计档案管理的要点进行分析,然后采取提高档案管理人员综合素质、健全档案管理制度、积极推进档案管理的信息化技术等措施来加强基层医院会计档案管理,进而为基层医院的健康发展奠定良好的基础.
参考文献
[1]范莹.关于新形势下加强基层医院会计档案管理的思考[J].中国卫生产业,2016（22）：1-3.
[2]王文玲.论基层医疗机构财务会计档案的现状及对策[J].卷宗,2016（9）：137.
[3]于晓燕.医院会计档案管理存在的问题及解决对策[J].科技资讯,2018（1）：243-244.
[4]严荣军.浅谈互联网信息化环境下的医院会计档案管理[J].长江丛刊,2018（26）：123.
[5]刘纪华.完善医院会计档案管理提升信息管理工作效率[J].办公室业务,2017（24）：91.
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