《公共图书馆读者活动档案的收集与有效管理》
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摘 要：在公共图书馆的日常管理中,读者活动的开展是其中的一项重要工作,通过开展读者活动能够形成各种类型的档案,这些档案记载了读者活动的变化,记载了服务工作的相关内容等等.因此,这些档案有着一定的档案价值,但是一些图书馆管理人员缺少管理读者活动档案的意识,这影响了读者活动档案收集以及管理工作的开展.本文主要围绕图书馆读者活动档案的收集以及管理进行分析.
关键词：公共图书馆读者活动档案收集
中图分类号：G25文献标识码：A文章编号：1003-9082（2020）09-00-01
公共图书馆要想取得更好的发展,则需要重视读者活动的开展,以影响更多的读者入馆阅读,提高自己的知名度.而在读者活动的开展中,所形成的档案记录了各种活动所产生的信息,从这些档案信息中,我们可以了解图书馆的工作方向,了解到图书馆的服务质量,由此可知,读者活动档案对于图书馆的发展非常的重要.本文主要围绕如何加强读者活动档案的收集与管理进行简要的分析.
一 读者活动档案的主要特征分析
1、数量大
在2013年,我国文化和旅游部就颁布了相应的标准,要求公共图书馆要定期开展一定次数的读者活动.因为读者活动的次数要求较多,而在每次活动中必然会产生一些信息或者数据,所以导致活动档案的数量也相应地增加.
2、区域广
现如今,为了实现信息资源的整合共享,一些图书馆会与其他的单位、机构或者图书馆相合作,双方共同举办读者活动或者其他类型的活动.例如,共同举办各种类型的展览活动,由此可知,读者活动的档案并在局限于某一个城市地区,而是会扩展到更广的区域.
3、种类多
现如今,许多公共图书馆的读者活动的内容越来越丰富,形式也多姿多样.例如,某图书馆就举办了“七彩童年”微电影制作比赛,举办了陶艺制作活动,还举办了书法比赛活动,这些活动中就形成了大量的陶艺、手工艺等作品,并且还会形成各类宣传品或者奖品等实物.而这些奖品或者作品,便是读者活动档案的重要组成部分.
二 读者活动档案所发挥的作用
1、有助于明确读者活动的主题
通过将图书馆读者活动所产生的档案信息收集起来,然后对这些信息进行分析与归纳,就可以使图书馆工作人员掌握读者的需求,了解他们所喜爱的活动主题,并且能够对活动的内容有所了解.例如,档案人员搜索少儿类活动档案,他们就能够得到开展这项活动主题时,家长关注的程度,会了解该主题活动受欢迎的内容,这样就为后期的活动开展提供依据.
2、有助于读者活动计划的制定
读者活动计划涉及许多角度,如活动的时间以及主题、活动的内容、活动的宣传等等.因此,在制定活动计划之时,图书馆工作人员需要对以前的活动档案进行分析,然后借鉴其中一些活动的成功经验.这样就能够保证活动计划更加的科学合理.
3、能够提高读者活动的质量
读者活动档案其实是对某个活动的记录与反映,其记录了公共图书馆内所开展的活动思路以及过程,通过对这些活动进行深入的研究,就能够了解读者活动相关工作的情况,能够使图书馆工作人员对于读者的兴趣有所了解,这样就为后期的读者活动工作开展指明了方向,能够提高读者活动的质量.
三 读者活动档案的收集以及管理措施分析
1、重视对收集工作的宣传与指导
首先,要提升公共图书馆内全体员工的档案管理意识,尽管图书馆工作与档案工作这两者有着一定的相似之处,但是,在管理方式上,还有在工作环节上,这两者其实存在着一定的区别.因此,有些人虽然具备图书管理知识以及经验,但是他们却不一定能够胜任档案管理工作.故此,在今后的工作中,公共图书馆要加强对工作人员的教育与培训,以提升全体职工的档案意识.例如,可以通过职工培训,或者是通过学习例会等方式,来讲述档案管理的专业知识,讲述其与图书管理之间的区别,通过对读者活动档案工作的宣传,使广大职工能够树立档案管理意识.如此,就可以为后期的读者活动档案收集工作做好铺垫.
2、制定档案收集标准
在读者活动档案的收集与管理中,为了使这项工作得到更好的开展,公共图书馆需要改变以往混乱无序的管理模式,要制定档案的可行性收集标准.对于不同的读者活动,要制定不同的收集内容与收集标准.可以以活动群体、规模以及性质等为类别,进行读者活动资料的收集.至于收集的内容,可以从活动预告信息上着手,也可以从活动方案上着手.统一的收集流程有助于工作人员收集工作的开展,统一的收集标准有助于工作人员明确自己的收集方向以及收集内容.
3、与其他单位合作保管活动档案
在檔案的收集与管理中,因为受到各方面因素的影响,导致档案的保管工作受到了较大的影响,如活动经费不足,保管环境较差等等.如果将所有的读者活动档案都划为档案室管理,那么就会使这类档案的保管效果受到一定的影响.故此,公共图书馆需要加强与其他单位的合作,可以号召地方文献单位加入合作之中,通过合作的方式来共同保管读者活动档案.例如,对于图书馆所开展的青少年书法竞赛,可以将其中的一些优秀作品拿出来,然后将其交给文献单位来负责保管.对于未成年陶艺竞赛等作品,可以将这些作品交给专门的少儿单位,由该单位负责保存以及陈列.当然,如果由第三方单位负责保管读者活动档案,则要先确定好双方的职责,要加强双方的沟通与协调,制定保管规则.例如,档案部门负责编制档案卷号,对档案的管理情况进行检查,而合作单位则负责档案的日常维护.通过双方的合作,就能够使读者活动档案得到更好的管理.
结语
综上所述,在公共图书馆的日常管理中,开展读者活动档案收集以及管理工作至关重要.由于读者活动档案数量较大、内容较为丰富,需要图书馆管理人员的重视.在新时期,档案管理人员需要对读者活动档案的收集流程有所了解,要制定相应的工作计划方案,并加强对档案收集工作的宣传,以提高档案收集与管理的效果,进而将读者活动档案的价值最大限度地发挥出来.如此一来,公共图书馆就能够吸引更多的读者,从而取得进一步的发展.
参考文献
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