《制造业企业采购内部控制》
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摘 要：采购作为企业生产经营活动的源头,在企业中担任着非常重要的角色.随着市场竞争的日益加剧,更多的企业想通过降低采购成本以占领市场.因此,一套完善的企业采购内部控制制度会让企业在具体的采购过程中事半功倍.本文结合《企业内部控制应用指引第7号—采购业务》分析中小企业采购流程及主要内部控制的重要性,根据制造业企业目前存在的现状,提出完善采购流程及主要内部控制方法,构建出一个有效、合理的采购内部控制制度.
關键词：采购内部控制;岗位职责;供应商审核
一、制造业企业采购内部控制的重要性
一个制造业企业中,营业成本占营业收入的85%左右,而在营业成本的构成中,材料成本占据75%左右,由此可见,采购处于非常重要的地位.一个合格的采购,每年可能为公司节约几十万甚至上百万的成本.尤其在大多数企业在市场中并无主导作用,只能拼战的时候,合理的成本控制能够为企业的生存赢得先机.有些企业的管理者错误地认为采购部门仅仅履行采购的职责,不会给企业带来任何收益,其实不然.两个相同类型的企业,如果其中一个企业内控制度完善,采购成本控制得当,那么,他的材料成本势必要低些,节约下来的这部分材料成本就是利润.企业的采购是企业生产经营活动的源头,是企业生产和销售得以完成的基础,在保障生产顺畅的同时也保障了产品的质量.为了使企业能以最低的采购成本保障企业生产经营活动所需物品的正常持续供应,规范采购工作,加强企业采购内控流程设计与控制就迫在眉睫.
二、制造业企业采购内部控制存在的问题
(一)内部控制制度不完善,岗位职责不明
我国的制造业企业绝大多数是自负盈亏的民营企业,更有许多是家族企业,领导层对内部控制管理不重视,一直都按照以往传承下来的流程或经验办事,企业根本未形成内部控制管理制度.内部控制管理制度不完善,企业内部各部门之间或同部门各岗位之间没有明确的分工,内控权责未分离,职责不明.如：采购业务中具体分工不明确,物资采购的申报人员又是负责审批的人,或者采购人员又兼负责验收入库等等.一旦有错误发生,各个部门之间相互扯皮,企业制度中也并未明确究竟是谁的责任,最终使企业的利益遭受损失而员工的利益丝毫未损,所以同样的错误也就会重复发生.
(二)缺乏对供应商的有效评估和跟踪管理
采购活动要求采购经常与供应商打交道,供应商的选择直接影响到企业的产品质量,信用及利润.企业缺乏对供应商的有效评估,供应商的选择势必会过于主观或者人情化,导致供应商选择不当,最终采购物资质次价高;同时,对合作中的供应商,对其质量、资金能力等缺乏有效的跟踪管理,也极易导致供应商放松自我管理,以次冲优、材料短缺、采购链断裂等.
(三)采购缺乏预算,采购随意性大
对于日常采购物资,要到车间排产发现某种物资短缺时,才能进行采购,采购没有计划,安排不合理,市场变化趋势预测不准确,对供应商的供货能力及交货期等考虑不周,都会造成物资的短缺或积压,最终导致企业因缺乏物资而生产停滞或过度采购而浪费资源;对于像设备这类大宗物资,采购未经过相关部门的评审,招投标或定价机制不科学,采购极易受利益和人情的影响,出现舞弊或遭受欺诈,从而影响企业的利益.
(四)材料验收和付款审核制度不严
很多企业采购验收不规范,存在企业购回的物资没有专业的人员检测、检测方法不正确甚至没有检测直接入库的现象.没有一套严格的仓库准人制度,检测出有瑕疵的物资不及时和供应商沟通以让其改进,直接勉强入库,导致企业在生产时既费时又影响产品质量.付款审核不严,没有等验收合格再付款或者未按合同规定的时间付款,这些都可能导致企业采购物资、资金损失或信用受损.
三、健全制造业企业采购内部控制的对策
（一）明确采购内控的管理制度和采购人员岗位职责
为了做到不盲目采购、造成物品的积压,从而给企业带来资金压力;也不因为采购的不及时或是不合格而影响交货及产品质量.企业必须加强采购的内部控制,公司要有适合本公司业务运营的采购流程和管理制度,设立采购审批权限,给常用的物料设立安全库存,采购人员严格按流程进行合理采购.为实现精益管理,做到接近零库存而又能保障生产的顺畅和产品的质量,使企业以最小存货投资及损失而达到最大的收益,在采购过程中应遵循以下几点,并相应明确各岗位人员责任.
1.做到货比三家,低价采购.货物采购必须向三家以上供应商询价并提供其报价记录,采购人员在对三家的质量、、交货时间、售后服务、资信等因素进行综合评估,确定一家供应商,同时搜集市场最新行情与之进一步协商议定最终.购买的临时性应急物品或是零星采购小物资及客户指定物资除外.
2.做到按需采购.采购人员定购的物品必须按申购单所列规格、型号、数量进行下单,有特殊要求的申购单中必须列明,否则,由此造成的损失由采购人员负责.在市场中无满足申购部门要求的物品或成本过高的情况下,采购人员不能凭经验或主观臆断自作主张,须及时反馈信息给申购部门,同时由总经理、技术部、销售部和生产部等相关部门成立临时采购小组商议更改相关参数事宜.经临时采购小组验证审核后,再行采购.
3.提高自身素质,廉洁自律.采购人员应热爱本职工作,加强学习,以掌握与本企业相关的各种材料、工艺、设备等知识,努力提高采购物品质量,降低采购成本;凡事都以企业利益为先,廉洁自律,不收礼,不受贿,不受人情影响,严格按采购制度和程序办事;工作认真仔细,做到不因自身工作失误给公司造成损失.
4.对于单位价值高或一定时期需求量大的物资要实行招标采购.凡单位价值高或一定时期使用数量多,金额大的物品、设备,由生产、财务、技术等相关部门共同参与成立一个招标小组,拟定出一段时间内（一年或半年）的供货数量、,质量要求及供货协议,通过招标的形式进行采购,这样可以简化采购程序,提高工作效率,保证采购的公正性.对于随市场变化较快的物品,如铜等,应随时掌握市场行情,调整采购.
5.自觉接受审计监督.企业可以成立一个内部审计部门,对企业的经营活动进行监督.对于企业赋予公司审计部门对采购活动的监督和质询工作,采购人员要随时接受,给与配合.如审计部门经调查发现：采购人员在其工作中有发生违反采购制度的行为,并给公司造成损失的,公司将对相关人员依照公司的相关奖惩制度进行处罚,造成严重后果的甚至追究其法律责任.
(二)完善供应商评估和准入的管理
企业应当建立科学的供应商评估和准入制度,确定合格供应商清单,与选定的供应商签订质量保证协议,建立供应商管理信息系统.事前,通过各种方式将供应商的具体资质、规模、业务能力等了然于胸,要做到知已知彼,方能百战不殆.如在某公司发生过这样的案例：2016年因业务员接了一个40.5KV传感器的单子,并且经过市场调查,觉得这种产品的需求挺大的,而这种产品对于我公司来说是个新的产品,要想做必须得先开模具.为了抢占市场,研发部加班加点,设计出了图纸,采购部也经过询价比对,但未进行深入了解就确定了一家相对交货期比较及时的新单位进行开模.本以为一切都可以顺利完成,谁知道因为该供应商业务能力不足,导致开出来的模具经过三次的修改之后仍不能使用,直接报废,造成经济损失3.5万元,同时也丧失了市场,这个损失是无法估量的.对于已经在合作的供应商,应建立一整套考核制度,对供应商提供物资或劳务的质量、、交货及时性、供货条件及其资信、经营状况等进行实时管理和综合评价,根据评价结果对供应商进行合理分类.据此将供应商分A、B、C类管理,并制定一套奖惩制度,对于A类供应商给予激励政策如：缩短付款账期或是加大采购数量等等;对于C类的供应商,或通知改进,或取消合作.做到每年及时更新供应商名录.
(三)企业应当建立一整套采购预算、申请和审批制度
采购预算是上年第四季度根据销售预算和往年的需求量制定,本年再根据实际生产需要,由使用部门或仓库提交“采购预算申请单”,申请单中须注明物料的型号、规格、品名、数量、需求日期（有特殊要求必须列示）.经有关部f J确认签字后再由采购部门编制.采购部门依据购买物资或接受劳务的类型,交货期等决定额数量、时间及供应商,制定采购合同,这里的采购合同应尽量使用本公司的版本,以便日后万一发生纠纷时,我方有在本地诉讼的权利.属预算内采购的经既定权限审批后可进行相应的采购;属预算外采购的,应履行严格的审批程序.
(四)企业应当建立严格的采购检测验收制度和付款制度
企业应针对各种采购物资确定其特定的检验方式,设立专门的验收机构由专业的检验人员对所采购物资的数量、品种、规格、质量等相关内容进行检验,经检测合格的物资,出具检测合格证明,及时入库;检验过程中发现有检测指标异常的,负责验收的人员应当立即向本部门领导汇报,本部门无法解决的,由部门领导向企业更高层的相关管理机构报告,相关机构应当查明原因并及时处理,以免造成对生产的耽搁.涉及技术指标要求特殊物资检测的,还应进行专业测试,如本企业的检测资源不足的,则送或聘请第三方有相关资质的机构进行检测.
另外,为了企业的生产经营活动能有序地进行,也不造成不必要的资金浪费,企业还应建立一套合理的付款制度,帮助企业把好质量关.在所购物资未检测合格前不付款,不碍于同事之间的关系违约提前付款,财务部门在接到经审核无误的付款通知单时要及时付款,以免影响企业信誉.
结语
制造业企业采购只有将内部控制的管理制度健全并有效地实施,以制度管人,做到权责分离,分工明确,有计划地采购,才能为企业开源节流,确保企业的资金都用在刀刃上,使企业的利润最大化.
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[3]王帅.论内部控制在企业采购流程中的应用[J]商,2013（11）：26.
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内部控制和企业采购引用文献:
[1] 内部控制和企业采购毕业论文格式范文 内部控制和企业采购有关本科论文怎么写5000字
[2] 内部控制和企业采购硕士论文开题报告范文 内部控制和企业采购相关论文范文资料2000字
[3] 内部控制和企业采购本科论文怎么写 关于内部控制和企业采购相关专升本毕业论文范文2000字
