《基层水利单位档案管理面临的问题与对策》
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摘 要：水利建设是国家发展大计中的基础性建设工程,在开展水利工程建设的过程中,由于涉及的工程项目复杂、涉及内容繁多,对应的工程相关的档案管理工作就显得极为重要,其对于相应的工程项目的建设的意义非常重大.对此基层水利单位则是主要执行该项工作的基础性机构,尤其是在第一手资料如水利水文资料的收集方面,具有重要的作用.尽管我国在档案管理环节有着非常丰富且成熟的经验,但是在基层水利单位的档案管理中,由于各种因素,导致其面临很多问题,给相应工作开展带来挑战.对此本文首先详细分析了当前面临的主要问题,其次提出相应的改善对策,由此为相关工作的有效改善提供参考.
关键词：基层水利单位;档案管理;问题与对策
1 基层水利单位档案工作面临问题
1.1 质量难以得到有效保障
当前基层水利单位的档案管理工作中,较为严重的问题就是管理质量难以得到有效保障.具体而言,这一问题主要体现在如下三个方面：1）在很多基层水利单位,对于相关档案的管理,没有做好归档和材料整理的相关权责的明确划分,导致在管理中权责混乱,各种推诿情况层出不穷,造成管理上的形式混乱,因而也导致管理质量难以得到保障;2）管理工作人员在开展工作中,没有严格遵循相关的管理制度原则和方法来开展工作,导致管理不够规范,由此容易导致管理内容片面化,缺乏科学合理性;3）档案资料的收集和整理环节和资料移交环节出现了严重的脱节,导致各个环节衔接不够科学合理,由此也导致了当前档案管理质量难以得到有效提升,从而给档案管理工作带来极大的问题和隐患,给水利工程建设带来不利影响.
1.2 水利单位档案工作信息化程度不高
随着我国经济的快速发展,水利工程建设进入新的发展阶段,这一阶段的最为显著的特点就是水利工程同当前迅猛发展的信息技术相结合,从而有效提升水利工程建设成效.信息技术的最大特点就是依托强大的软件资料来实现对复杂数据资料的优化管理,从而降低数据资料管理的人为失误,提升管理效率和质量.尽管这一技术存在诸多优点,但是在我国的基层水利单位的档案管理中并没有很好地利用这一技术成果,依旧采用人工管理的方式进行.人工管理在早期相应的资料较少,要求较低的情况下能够充分发挥其应有效果,但是随着时展,相应的要求的提升,数据资料也呈几何式增长,这样如果还采用人工方式是难以满足管理要求的.从某种程度上而言,现代化办公模式的出现,对以人工管理为主的传统的办公模式在不同程度上产生了影响,这种以人工管理为主的传统办公模式已经不能适应现代化的要求,因而导致当前管理成效不佳的局面.
1.3 未严格保管档案
对于水利档案资料的管理而言,其本身是一件非常繁杂的工作,并且由于其涉及的内容的重要性,在管理过程中需要小心谨慎,确保档案资料安全无误,由此以实现对该类资料管理的根本目的.因此相较于普通资料的管理而言,水利资料的管理必然存在更高的要求.但是在实际的工作开展中,很多一线管理工作人员,缺乏充足的管理经验,同时由于缺乏完善的管理机制,导致在管理过程中存在很多不规范的行为,比如导致比较重要的资料如设计图纸、施工计划等相关资料的缺失或者不正确归档,由此带来极大的负面问题出现.对于水利档案资料的管理工作而言,首先需要明确管理的工作内容,确定管理级别和方法手段,在此基础上以进行有效的管理,但是在管理中这些基本性的工作内容时常处于混乱之中,因此难以组织起科学有效的管理,导致相应的管理工作问题层出不穷,给水利工程建设带来各种隐患.
2 提高基层水利单位档案工作对策
2.1 基层水利单位应当整理工作到位
基层树立单位在档案管理中需要将整理工作做到位,这是提升管理工作效果的管理之举.对于这一措施而言,需要遵循如下几个工作内容：1）在管理工作的前期,要重视对所报批的数据资料,依从图纸和资料的排放顺序进行资料清查和核準;2）对于水文勘察和设计环节,水文勘察和地质资料作为该时期的档案管理工作重点,并将对应的资料根据其重要程度进行分类管理,确定每个档案资料的完整性和逻辑顺序,从而以确保资料整体得当,然后入库保存,定期维护;3）在水利工程施工建设的过程中,要将工程质量评定相关资料以及工程验收相关记录资料规范整理,并确保各个细节的完整性,避免出现遗漏而造成后去工程维护隐患.在实际的水利工程档案资料的管理中,在遵循上述的管理工作工序外,相关管理工作人员需要具备足够的专业技能和职业道德素养,从而以确保对应的管理工作得以科学化执行.
2.2 基层水利单位落实信息化
在基层水利单位档案管理工作中引入信息化技术加以促进管理工作效果提升是一个非常重要的措施.信息化技术的强大优势在于能够实现无人化的高效管理,并能够很好地降低人为管理中所带来的纰漏,从而提升管理工程成效.对此可以在相关档案的收集和整理中,可以依托扫描仪将数据资料内容转换为电子文件,然后依托强大的信息管理平台来对相关的数据资料进行分门别类,从而实现电子档案的归档,当然可以辅助以人工校验,从而提升资料录入的规范科学.数据进入管理平台中,还需要做好存储工作,这就需要构建对应的服务器系统,从而为大量的数据资料提供存储管理空间.除了上述工作外,还有一个非常管理的方面就是要确保整个信息化平台的安全性,比如不接入广域的互联网中抑或构建安全防护平台,从而以确保数据资料的安全存储,避免被泄露而造成重大问题的出现.
2.3 基层水利单位应当确保档案管理和工程同步
基层水利单位应当确保档案管理和工程同步是提升基层水利单位档案管理工作成效的另一个关键性措施.在实际的管理工作中,数据资料的收集和整理不具有时效性,这样导致资料进入档案管理机构中可能存在不完整性,这样在实际管理中的要求就会大大提升,对此要求在管理工作重点开展档案管理和建设管理工作.前者主要是对所收集的相关资料的整理,而后者则是侧重于工程建设层面的信息获取,这二者保持高度的同步,对于提升管理资料的完整性有着重要帮助,尤其是其能够很好地采用主动姿态来获取一手资料,提升数据资料获取的时效性,从而为实现精准的管理过程提供可靠支撑.重点抓好这两个方面的工作对于整个水利资料的管理效果提升有着重要的参考
价值.
3 结语
基层水利单位档案管理工作是一项具有挑战性的工作,主要因为所保存的资料所具备的价值不可估量,因此在保管之中在应对各种问题上的要求要比一般资料管理要求高.因此如何提升管理成效成为基层水利单位档案管理机构所需要解决的问题.对此本文详细探讨了当前基层水利单位档案管理工作面临的主要问题,如：质量难以得到有效保障、水利单位档案工作信息化程度不高、 未严格保管档案等.在此基础上,提出了基层水利单位应当整理工作到位、基层水利单位落实信息化、基层水利单位应当确保档案管理和工程同步等相应的措施,以提供相应的参考.
参考文献
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作者简介
李丽娟（1978-）,女,汉族,湖北省黄冈市人,本科,工程师,从事综合档案室管理工作.
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档案管理和水利引用文献:
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