《高校后勤部门内部控制建设探析》
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摘 要：高校的后勤部门一般承担学校餐饮、物业、校园绿化保洁、交通运输服务、接待、幼儿教育、医疗卫生服务等,以及学校维修改造项目的实施,负责与本职工作相关的物资采购任务.涉及的业务比较广泛,使用和控制的资金量巨大.因此,加强高校后勤内部控制建设,防范财务风险是非常有必要的.
关键词：高校后勤;管理人员;内控
一、目前,高校后勤管理部门在内控方面还存在一些问题,主要表现在以下几个方面：
(一)后勤管理人员内控建设意识淡薄或存有抵触情绪
许多后勤管理人员对内控建设要么没有什么概念,要么认为内控制度建设是学校财务部门或审计部门的事情,与自己单位关系不大,所以从思想上不重视;另外许多人认为加强内控制度建设影响了工作效率,原来一个部门或一个人定了的事情现在要层层审批,认为没有必要,譬如合同管理,原来甚至后勤部门的下属单位就可以对外签署合同,但现在随着内控制度的实施,合同签署、监管要由学校层面制约,所有合同均需到学校去审批和盖章,在程序上的确比原来复杂了;当然也不排除通过内控建设,断了某些人的财路,这部分人便百般抵触,对内控制度建设不予配合.
（二）内控建设的各项规章制度不完善,部分制度缺乏可操作性.
内控建设首先是要求建立完善各项相关的管理制度,但是许多高校后勤部门的内控制度并不完善;有的即使建立了制度,但部分制度也只是把学校的文件照抄照搬,并没有结合自己单位工作实际建立具体的实施细则,造成在实际工作中无章可循或者制定的制度无法执行.譬如一般情况下高校对超过一定数额的物资采购均需要学校层面组织实施招标购买,而对低于此数额的采购,则要求校内采购单位自行制定相应的制度用于规范小额采购行为,可实际上后勤部门并没有制定相应的制度或者制定的制度不具有可操作性,这就与内控建设的要求不符.
(三)存在部分内控制度执行不到位的情况
高校内控制度的建设要求各单位严格执行各项规章制度,这样才能彰显内控建设的生命力.但是在实际工作中,有些制度执行却流于形式,部分工作只是以文件落实文件、以会议落实会议.比如后勤的内部预算编制工作,按照学校对预算编制内控的要求,后勤各项支出必须统筹考虑,结合本单位的实际,认真按照定额,科学填报年度财务预算的各类信息,但实际上许多单位不去认真做好实地调研和分析,只是笼统地按上年的数目填上就算交差了,违背了内控建设中对预算编制的要求.
（四）内控建设缺乏有效的内外监督
后勤单位部分领导对所管理的业务不能很好地履行监管责任,在实际工作中缺乏调研,对较大的支出不认真审核,有的碍于面子本着家丑不外扬的思想,对发现的问题不深究、不解决,使内控制度的执行流于形式.学校层面的管理部门由于业务量巨大,无法进行全面的监督,即使检查出问题,也往往采取大事化小、小事化了,起不到威慑作用,致使内控制度得不到全面和有效的实施.
二 加强高校后勤内控制度建设的建议
(一)后勤单位领导和干部要充分提高内控建设的认识
加强内部控制建设是上级部门对高校内部管理的一项重要举措,后勤单位领导和干部要要充分认识到目前高校内控建设是十分必要的,一是可有效提升内部管理水平,如后勤单位所涉及的预算管理、资产管理、财务管理等方面,通过加强内控建设,可促进管理的规范化和科学化.二是有效防范财务风险,如规范合同管理,虽然可能在程序上繁琐一些,但通过学校职能部门的专业人员的审核把关,可有效确保执行上级部门和学校的各项规章制度不走样,确保资产不受损失,防范可能存在的财务风险.三是预防职务犯罪,许多经济违法犯罪案件说明,内部规章制度缺失或是执行不到位造成违法犯罪的主要原因.因此要真正树立起内部控制制度建设的责任主体意识,重视内部控制制度建设,积极采取有效措施,认真完成内控建设工作.
(二)加强内控建设组织领导
内控制度建设是一项复杂的系统工程,这就要求后勤管理部门领导高度重视,单位领导的重视是内控建设的重要保障.因此,高校后勤单位领导要切实加强组织领导,周密安排,确保内控建设的顺利实施.在实际工作中要在内部设置专门的领导具体负责这项工作,同时在下属单位同样设立负责人,在单位内部明确工作分工,各负其责,形成齐抓共管的工作局面.
(三)结合后勤工作实际完善各项内控制度
高校为了有效推动内控建设工作,一般来讲要召集有关单位负责人宣传有关政策和业务培训,后勤单位有关人员要加强学习,吃透弄懂文件精神,根据学校要求,重点关注后勤部门重要经济活动,逐项建立健全切实可行的管理制度和实施细则,确保制定的各项制度具有鲜明的单位个性,必要的要以图表的形式附以工作流程.在单位的岗位设置、权责分配、业务流程的方面形成相互制约、相互监督的机制,将制衡机制嵌入到管理工作中去,比如食堂物资采购和验收不能同时由一人完成.
(四)切实做好内控制度的督促执行
后勤单位领导要负起责任,对涉及内控制度建设的审批要认真对待、慎重处理.如上述提到的预算编制问题,后勤单位的有关领导要认真按照相关规定,对上报数据的可靠性进行监督,结合年度工作计划对工作安排和资金额度的合理性进行审核;对较大项目的目的、方案的可行性、计划的科学性以及金额的合理性等方面都要认真进行评审,确保预算编制的科学性和合理性.定期按学校要求开展内控建设的内部评价,决不能简单地走形式,如有必要可聘请有经验的专家对单位的内控建设进行评估,找出薄弱环节或有问题的地方一一进行整改.
（五）认真接受学校审计、财务、纪委等职能部门的监督检查
一般来讲,学校审计、财务、纪委等职能部门,定期或不定期对后勤单位有关内控制度的执行情况要进行检查,如以财务部门收付款业务为切入点检查合同执行情况,后勤部门要对职能部门指出的问题要认真对待,分析原因,追究相关人员的責任,对造成经济损失的要进行处罚,深刻吸取教训,达到以检查促改进的目的.
高校后勤部门只有高度重视内控建设,通过不断加强学习、完善制度、强化执行和监督,才能有效防范财务风险,提高后勤管理水平,促进高校后勤事业健康良性发展,为高校事业发展提供坚强有力的后勤保障.
作者简介：
胡宝志（1967.10-）,男,汉,籍贯：河北故城县,学历：硕士,职称：高级会计师,研究方向：财务管理.
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