《档案管理信息化的科学发展路径和创新》
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摘 要：目前我国档案管理工作虽然在不断进步,但仍然存在细节工作上的不足,因此还需继续完善档案管理模式.现在新兴科技产品的问世及普及为实现档案管理信息化提供了良好基础,对档案管理工作大有裨益.与此同时,国家也颁发了一系列档案管理工作的政策,促进了档案信息化的发展.档案管理部门及相关工作人员应完善档案管理系统,保证档案信息完整严谨,档案管理部门也应根据实际需要管理的信息量补充档案管理人才.
关键词：档案管理;信息化;创新
1 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题
1.1 档案管理的安全意识对其创新性造成了一定的阻碍
不论处于哪个时期,档案管理都具有重要意义,不同的历史时期具有不同的作用.传统的档案管理模式已逐渐被淘汰,现代化的档案管理模式正在完善之中.我们要看到信息化处于飞速发展之中,档案管理事业则不可避免的受到巨大的冲击.但是档案管理体系却存在着较多的问题,不能与我国社会同步发展.可以看到档案管理虽然处于信息化发展阶段,很多问题亟待解决.由此可知实现档案管理信息化的过程是复杂的,在管理创新与传统档案管理之间存在的矛盾,需要采取有效的措施予以解决.传统的档案管理目的是明确的,即为了快速查询档案和保障档案的安全性.但在历史档案管理中实现这一目标的难度较大,这对我国现阶段档案管理提出更高的要求,即必须具有多元性.
1.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化
客观的看待我国现阶段档案管理的问题,显然信息化程度不足的情况一直没有解决,档案使用范围有限,资源没有实现共享,究其原因主要集中在以下三个方面：1）由于管理方式与体系上的制约,不同的档案管理部门之间并未形成统一的标准.而从我国政府部门的情况来看,对于档案管理也没有形成规范化的体系,档案管理处于分散状态,不同部门在管理档案时所执行的政策是不同的,甚至出现矛盾和冲突之处.2）从具体情况来看,政府级别不同或者部门不同,对于档案信息化管理的内容也各不相同,有不协调的情况存在.3）我们所处的时代信息化技术飞速发展,而且处于动态变化之中,这对系统建设提出更高的要求,时效性较强,如果失去时效性将会不利于平台的建设.
1.3 档案管理应对电子政务更高要求的挑战
电子政务建设正处于关键时期,从其内容来看复杂性较高,具有鲜明的时代性.但要认识办公自动化等虽然重要,但并不仅仅局限于此.首先,我国电子政务系统并非独立存在,而是与国际互联网接轨,功能性较强,能够满足社会和公众服务的需求,并且还要履行政府职能.而早期的OA系统应用目标则是建立在政府专用的网络之上,服务也只限于自身业务.而电子政务则以计算机网络为媒介,其目标是为社会和公众服务.电子政务系统是由多个系统共同组成的,档案管理系统是不可缺少的重要环节.由此可知电子政务是档案管理信息系统的构建的基础.与传统档案管理信息系统相比较后确定了档案管理信息化系统建设的内容,必须要处理好以下两个方面的问题：1）安全系统.要增加相的功能,可授权和信任模块是必不可少的.2）建立自动备份系统.为了避免出现信息丢失的情况,包括电子档案在内的所有档案内容都要备份,即使网络和数据库出现故障,信息也不会丢失.
2 加强档案管理信息化建设的路径
2.1 相关部门要加强对档案管理人员的深入教育
随着我国经济的快速发展,档案的种类和数量都大大增加,这就对档案工作等提出了新的挑战,传统的档案管理模式已经不能跟上时代的发展.所以说,档案信息化建设已经是重中之重,这个问题要得到相关负责人的重视,并加大对信息化建设的投入.然后进行规划,并制定出档案信息化进程的长期目标,从而推动档案管理工作的健康发展.
2.2 完善档案信息化管理制度
不论是哪一種管理,都要有完善的管理制度作为支撑.然而,在档案管理信息化建设中,也是必不可少的.只有健全相关的管理制度,明确相关人员的主要职责,并将工作落实到责任人,才能提高工作效率,才能增加档案管理的信息化水平.具体而言,首先领导要对档案管理工作重视,这是档案管理制度落实的基础条件.另外,还要制定一些监督制度,这样才能将制度落实到位,从而提高档案信息化管理.
2.3 充分的利用数字化技术手段
从目前情况来看,我国档案管理信息化还缺少长远的规划.对于这个问题,我们要对档案管理理念进行革新,同时也可以借鉴或者是引入先进的技术,这些技术可以包括互联网技术、大数据技术等,用这些先进的技术对信息资源进行整合,从而进一步的对资源的管理以及利用,实现资源的共享.
2.4 对档案管理信息化服务进行创新
在社会的发展中,要不断的对档案信息化服务进行创新,这样才能使其符合时代的发展.比如说,可以开通网上检索功能,这样就可以实现资源的共享,同时也可以提高资源的利用率.另外,还可以构建相关的电子文档信息中心,这样用户不仅可以将自己的电子文档进行上传,还可以对自己所需要的文档进行下载.在实际的发展中,要对档案信息化服务内容不断的进行更新,这就要求对其工作职能进行创新,主要是从传统的档案保管转变成现在的档案利用,从封闭的档案管理转为开放的档案共享.
2.5 对档案管理信息化机制进行创新
对于目前的市场经济而言,企业档案管理制度要做到与时俱进,根据实际情况进行积极的改变和创新,这样才能使企业得到更好的发展.具体而言,企业可以建立奖惩机制以及责任制,将工作细化到每一个部门或者是每一个员工的身上,这样就能保证员工的责任感.通过奖惩制度的制定可以,可以营造出良好的企业氛围,同时也可以激发员工的使命感和责任感.另外,企业还要加强档案管理信息工作的安全,强化计算机网络的管理工作,将重点内容进行优先管理,以免出现信息的泄露,损害企业的根本利益.
2.6 可以实现文件的信息共享
目前,我们已经进入到了大数据的时代,为了方便相关人员的工作,我们需要加大对档案信息的共享.在对文件信息共享的时候,我们可以利用先进单独档案管理软件对其进行管理,这样也是保证信息资源共享的基础性条件.然而,在档案信息共享的时候,我们要以档案信息安全为前提.大数据的到来,不仅给我们的工作以及生活带来了更多的便利,同时也带来了一定的威胁,网络安全就是最为常见的一种.所以说,相关部门要确保档案信息不被犯罪分子窃取,就要进一步加强对安全方面的建设.
3 结束语
企业档案的管理信息化建设不是阶段性的发展,而是要根据社会信息的不断变化进行持续更新的长久性工作.企业的档案工作管理者应该树立良好的创新观念和服务意识,积极地克服信息化转型中的困难,实时地了解社会、时代变迁的过程及其发展的需求,使得档案的信息化管理工作能够达到理论结合实践、时代结合创新的发展势态,使信息资源能够服务于企业,服务于社会.
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档案管理和科学引用文献:
[1] 档案管理和科学论文写作资料范文 档案管理和科学相关论文范例2500字
[2] 档案管理和科学论文范文检索 档案管理和科学类论文如何写10000字
[3] 档案管理和科学本科论文怎么写 档案管理和科学电大毕业论文范文5000字
